Как списать долги: обновленная инструкция по сверке с контрагентами

Безнадежные долги

К безнадежным, которые невозможно взыскать, относятся долги:

• с истекшим сроком исковой давности;
• нереальные к взысканию из-за ликвидации контрагента — юридического лица;
• по которым судебный пристав вынес постановление о невозможности взыскания;
• гражданина, признанного банкротом (п. 2 ст. 266 НК РФ).

Безнадежная задолженность делится на дебиторскую и кредиторскую. При списании дебиторской задолженности увеличивается расход, а при списании кредиторской растет доход.

Исчисление сроков исковой давности

Чтобы ответить на вопрос, как списать долги, нужно понять, какой срок исковой давности у долга. Срок давности составляет три года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Срок, исчисляемый годами, заканчивается в последний день соответствующего года (п. 1 ст. 192 ГК РФ). Для задолженности, которая возникла в 2023 году, срок исковой давности заканчивается 31.12.2026 года. Такие расходы и доходы в налоговом учете относятся к внереализационным.

Налоговый кодекс устанавливает правила исчисления сроков для принятия внереализационных расходов к учету. Срок исковой давности отсчитывается:

• по неоплаченным отгрузкам товаров или выполненным работам, оказанным услугам — от даты расчетов в соответствии с договором;
• по документам, поступившим от поставщиков, — от даты предъявления документов поставщиком;
• от даты признания долга при подписании акта сверки;
• от даты вступления в силу решения суда (п. 7 ст. 272 НК РФ).

Примеры: как списать долги

• Услуги оказаны клиенту 31.12.2023 года. По договору они оплачиваются в течение 15 календарных дней, до 15.01.2024 года. Трехлетний срок исковой давности в налоговом учете истечет 15.01.2027 года.
• Поставщик закончил работу 31.10.2022 года, но закрывающие документы предоставил только 31.01.2023 года. Организация не оплатила работы. Она списывает задолженность в доходы после 31.01.2026 года. В этом случае важно наличие подтверждения, что документы получены именно в 2023 году. При их отсутствии лучше списать безнадежную задолженность в 2025 году.
• Работа с поставщиком завершена в 2022 году, за организацией числится долг. Срок давности для предъявления претензий истек. Но поставщик в январе 2026 года подписывает акт сверки и признает долг. Срок давности отсчитывается заново с января 2026 года.
• При вступлении в силу решения суда в пользу налогоплательщика организация отражает выигранную сумму в составе внереализационных доходов независимо от того, получены деньги по судебному решению или нет.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Акт инвентаризации расчетов

Решения 1С упрощают списание безнадежных долгов. Бухгалтер создает акт инвентаризации расчетов. Акт расположен в разделах «Продажи» и «Покупки» главного меню программы.

Акт инвентаризации заполняется автоматически. Установив галочку «Детализировать по срокам», бухгалтер видит количество дней просроченной задолженности. Для контрагентов, чья задолженность превышает год, программа устанавливает отметку о превышении 365 дней.

Программа не выявляет автоматически список безнадежных долгов. Бухгалтер находит их вручную.

Выявление безнадежных долгов

Бухгалтер проверяет реализацию. Даже при отсутствии подключенного сервиса «Контрагенты» программа подсвечивает розовым цветом организации, регистрационные данные которых расходятся с данными ЕГРЮЛ. О том, как получить данные из ЕГРЮЛ, рассказали в этой статье. Розовый цвет не означает, что организация ликвидирована. Возможно, компания поменяла юридический адрес и КПП. Или при создании контрагента бухгалтер допустил ошибку.

Бухгалтер находит точную информацию в справочнике контрагентов. Например, по контрагенту «Кооператив производственный «База» программа сообщает об отсутствии контрагента в базе ФНС. Такой долг является безнадежным и подлежит списанию. ИНН таких организаций подсвечивается в списке контрагентов красным цветом.

В отношении второй организации, выделенной розовым цветом в разделе «Реализация», программа показывает, что ее КПП не соответствует данным в базе ФНС. Бухгалтер уточняет данные контрагента, после чего подсветка исчезает. В справочнике контрагентов организации с ошибочным КПП выделяются серым цветом.

По дате реализации устанавливаются отгрузки, долг по которым превышает три года. Прежде чем записать долг в список безнадежных, бухгалтер проверяет наличие и дату подписанного акта сверки. В нашем примере:

• ООО «Джин» не оплачивает поставку больше трех лет. Акт сверки отсутствует, бухгалтер включает долг ООО «Джин» в перечень безнадежных.
• ООО «Строймонтаж» не оплачивает долг больше 3 лет. Но в 2025 году подписан акт сверки, в котором ООО «Строймонтаж» признало долг. У ООО «Ромашка» появилось право требования по 2028 год. Этот долг нельзя признать безнадежным.

При попытке провести акт с внесенными в него суммами безнадежных долгов, бухгалтер может увидеть ошибку.

В этом случае нужно нажать на отметку «Свыше 365 дней» и в открывшемся окне указать сумму, по которой истек срок исковой давности. Проведение акта сверки не формирует автоматических проводок, бухгалтер делает их вручную.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Помимо проверки информации в программе, бухгалтер запрашивает в юридическом отделе сведения об исполнительном производстве. При наличии постановлений о невозможности исполнить судебное решение в отношении юридического лица, долг можно отнести к разряду безнадежных и списать. Если налогоплательщик надеется получить деньги позже, то оставляет долг в составе сомнительных и в дальнейшем возобновляет исполнительное производство.

Акты сверки

При ведении бухгалтерского учета необходимо регулярно проводить сверки с контрагентами, чтобы проверить свои данные. Программа 1С помогает формировать акты автоматически и отправлять их контрагенту:

• в виде ссылки;
• по электронной почте:
• по ЭДО.

Программа содержит подробные инструкции, как подготовить каждый формат акта. 

Сверку расчетов можно проводить ежеквартально или раз в год. Не стоит злоупотреблять возможностью электронной отправки акта контрагенту и делать это после каждой отгрузки или раз в неделю.

Долги, не относящиеся к безнадежным

Необходимо различать ликвидацию организации и прекращение предпринимательской деятельности физическим лицом. Ликвидация организации — основание для списания долга. Физическое лицо продолжает отвечать по долгам, которые возникли в ходе осуществления предпринимательской деятельности, независимо от наличия или отсутствия статуса ИП.

Нахождение контрагента в процессе банкротства не дает права списать долг как безнадежный. Если долг включен в реестр требований кредиторов, то он относится к разряду сомнительных и списывается после исключения должника из ЕГРЮЛ.

Долг, не включенный в реестр требований, списывается по общим основаниям по истечении срока исковой давности.

Документы, подтверждающие правомерность списания безнадежного долга

Для подтверждения долга в первую очередь нужны первичные учетные документы:

• акты;
• УПД;
• товарные накладные;
• платежные поручения. 

Содержание договора имеет важное значение, потому что именно в нем прописываются условия платежа. Перечислим другие документы, подтверждающие наличие задолженности:

• регистры бухгалтерского учета;
• акты сверки;
• акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности;
• приказ директора;
• выписка из ЕГРЮЛ о ликвидации контрагента.

Важно: эти документы не являются безусловным подтверждением долга при отсутствии первичных документов.

Срок списания безнадежной задолженности

Налоговые органы придерживаются строгого правила: безнадежный долг списывается в расходы в том году, когда появились основания для списания. Нельзя сделать это на год или два позже. Налоговики откажут в признании расхода для целей налогообложения.

Суды считают иначе. Несвоевременное списание долга не приводит к потерям бюджета. Налогоплательщик, который не списал безнадежный долг в период возникновения такого права, может исправить ошибку в текущем периоде (Определение ВС РФ от 19.01.2018 № 305-КГ17-14988). 

Списание кредиторской задолженности приводит к возникновению прибыли. Налоговый инспектор, обнаружив своевременно не списанную задолженность, включит ее в доход и доначислит налоги. Суды в этом случае поддерживают налоговиков (Постановление АС Московского округа от 26.01.2026 по делу N А40-214875/2024).

Как правильно списать долги и исправить ошибки

При списании безнадежных долгов некоторые операции нужно выполнять вручную. Бухгалтер может по ошибке не списать долг своевременно. В этом случае у него два пути:

• внести корректировку в результат предыдущего года и подать уточненную декларацию;
• списать задолженность в текущем периоде и быть готовым к спору с налоговым органом. 

При выборе способа исправления ошибки следует учесть следующее:

• при подаче налогоплательщиком уточненной декларации за период, по которому прошла выездная проверка, инспекция имеет право назначить ее повторно;
• если по итогам периода, в котором допущена ошибка, получен убыток, то уточненная декларация не подается, ошибка исправляется в текущем периоде (письмо Минфина России от 29.07.2022 N 03-07-11/73602).

Итоги

Выявление и списание безнадежных долгов — многоэтапный процесс, сопровождающийся проверкой и оформлением документов, работой с регистрами учета, внешними источниками информации. Ошибки могут привести к сомнениям в достоверности бухгалтерской отчетности, налоговым доначислениям, пеням и штрафам. Какую ответственность несут компании и ИП за налоговые нарушения, можно прочитать в статье. Использование инструментов 1С ускоряет выявление и списание безнадежных долгов и уменьшает риск допустить ошибки.