Как вести бухучет командировочных расходов: суточные, авансовые отчеты, проводки и документы

Что закон считает командировкой

Ст. 166 ТК РФ определяет командировку как поездку сотрудника в другую местность по распоряжению руководства на заранее установленный срок для исполнения служебных обязанностей. К командировочным расходам нельзя отнести траты, если:

• их совершил работник, заключивший с организацией договор ГПХ (п. 3 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки», утверждено постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 г. № 501).
• в деловую поездку отправился ИП без сотрудников;
• отсутствует письменный приказ о направлении работника для исполнения трудовых обязанностей в другой город;
• сотрудник в поездке не выполнял производственное задание (например, цель поездки сотрудника — поздравить должностное лицо из областной администрации с повышением);
• работа сотрудников по определению связана с разъездами. Например, поездки в другую местность совершают водители и экспедиторы.

Закон обязывает работодателей возмещать траты, которые понесли командированные сотрудники. В то же время командировочные расходы уменьшают налогооблагаемую базу: по налогу на прибыль у организаций и по единому налогу для ИП на УСН «Доходы минус расходы».

Если закон не признает поездку командировкой, то работодатель не обязан компенсировать сотруднику траты. А если возмещение выплачено добровольно, то компания не сможет учесть его в расходах и тем самым снизить налоговую базу.

Командировочные расходы

Согласно ст. 168 ТК РФ, работодатели возмещают командированным следующие траты:

• на проезд;
• на съем жилья;
• на питание и прочие неотложные расходы (суточные);
• иные траты, которые работник совершает в поездке с разрешения компании.

Расходы на проезд

Организация компенсирует сотруднику проезд к пункту назначения и обратно (п. 10 Положения о командировках, постановление Правительства РФ от 16.04.2025 г. № 501). Если компания направляет работника сразу в несколько населенных пунктов, она оплачивает ему проезд между городами. Когда аэропорт или станция расположены за пределами населенного пункта, работодатель возмещает командированному проезд до места посадки и обратно.

Расходы на полет на самолете

В этом случае работодатель возмещает сотруднику стоимость авиабилета и сервисный сбор. Класс обслуживания, которым может воспользоваться работник, компания определяет внутренним нормативным актом. Например, в особом «Положении о командировках», коллективном договоре, правилах внутреннего трудового распорядка.

Так, в Положении о командировках организация вправе указать перечень должностей, которые могут летать в деловые поездки бизнес-классом или ездить в железнодорожных вагонах повышенной комфортности. Расходы на перелет сотрудники подтверждают авиабилетами в бумажном или электронном виде. Документ, который подтверждает сам факт пользования услугой — это посадочный талон или справка авиакомпании.

Поезд и автобус

Если работник отправляется до места назначения поездом, работодатель компенсирует ему стоимость билета и постельных принадлежностей. Документ, подтверждающий издержки, — билет на бумажном или цифровом носителе. Если за постельное белье сотрудник заплатил отдельно, потребуется соответствующая квитанция.

Служебный или личный автомобиль

При поездке в командировку на служебной машине для учета расходов нужны путевой лист и служебная записка сотрудника. В служебной записке командированный указывает начальную и конечную точку поездки, точное время отправления и прибытия, а также количество дней, проведенных в командировке.

Документы, подтверждающие издержки сотрудника: чеки на оплату ГСМ, счета и квитанции автосервисов, чеки парковок.

В случае поездки в командировку на собственной машине организация и сотрудник дополнительно подписывают соглашение об использовании личного автомобиля в рабочих целях. По этому документу компания может возместить сотруднику амортизацию авто, траты на ремонт и техобслуживание, прочие сопутствующие расходы.

Расходы по найму жилья

Траты командированного на съем номера в гостинице или квартиры у «частника» работодатель компенсирует в обязательном порядке. Возможный класс обслуживания компания определяет внутренним нормативным актом.

Важно: в расходах, уменьшающих налоговую базу, организация не учитывает дополнительные траты командированного при проживании в гостинице. Например, питание в ресторане или номере отеля, расходы на посещение мест отдыха и проведение оздоровительных процедур (п. 12 ст. 264 НК РФ). 

Если командированный снимал номер в гостинице, то закрывающим документом для отчета будет квитанция, чек или иной платежный документ. В случае аренды квартиры сотрудник предоставляет бухгалтеру договор с арендодателем, а также документ об оплате: кассовый чек, чек самозанятого или расписку о получении наличных.

Если арендодатель не выдал командированному документы, то расходы на съем жилья подтверждаются служебной запиской. Порядок и размер возмещения трат в таком случае необходимо прописать во внутреннем нормативном акте.

Важно: в налоговом учете расходы без документального подтверждения не отражаются, налоговую базу они не уменьшают. Если сумма компенсации съема жилья без подтверждающих документов превышает лимит суточных, то на сумму превышения работодатель начисляет НДФЛ. Пример исчисления подоходного налога мы приведем ниже.

Суточные

Организация обязана выдать командированному так называемые суточные для дополнительных расходов, связанных с нахождением вдали от дома. Эти деньги тратятся на питание и прочие повседневные нужды.

Размер суточных устанавливает компания внутренним нормативным актом. Для рядовых сотрудников размер суточных может быть ниже, для руководящего состава — выше. Для поездки в регионы может выделяться один объем суточных, для поездки в крупные города — другой.

Суточные выдаются за каждый день поездки, в том числе за выходные и праздники. Первым днем считается день отъезда сотрудника согласно билету или путевому листу. Последний день — это день приезда командированного в свой город.

Учет суточных ведется на основании приказа о командировке и локального акта, где установлен их размер.

Подтверждать расход суточных документами не нужно.

Прочие командировочные расходы

Согласно ст. 168 ТК РФ, компания вправе разрешить командированным сотрудникам совершать другие траты с их последующей компенсацией. Примеры дополнительных расходов:

• поездки на такси;
• питание в самолете, провоз багажа;
• страхование;
• оплата связи.

Возможные допрасходы в командировках работодатель перечисляет во внутреннем нормативном акте. Для компенсации трат сотрудники предъявляют подтверждающие документы.

В налоговом учете дополнительные командировочные расходы отражаются полностью, они уменьшают налоговую базу. Непременное условие: траты должны иметь разумное экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Следует учесть: налоговая инспекция может усомниться в оправданности дополнительных расходов. Как следствие, государство заподозрит компанию в занижении налоговой базы, и инспектор доначислит налог. Например, подозрение может вызвать факт компенсации рядовому сотруднику поездок в такси бизнес-класса.

Для обоснования расходов работнику рекомендуется составить письменный отчет или служебную записку. Например, услуги такси можно обосновать отсутствием общественного транспорта, срочностью или перевозкой ценных вещей.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Выдача аванса командированному

Накануне поездки организация выдает сотруднику деньги на оплату предстоящих расходов. Аванс перечисляется на расчетную карту работника, выдается наличными, либо сотрудник получает корпоративную карту.

В 1С выдачу командировочного аванса наличными бухгалтер оформляет через меню «Банк и касса». Расходный кассовый ордер специалист создает в разделе «Кассовые документы». Вид операции: «Выдача подотчетному лицу». В документе бухгалтер указывает сумму аванса и сотрудника, которому будут выданы деньги на расходы.

Авансовый отчет

После возвращения из поездки командированный работник обязан отчитаться о расходах. Срок для составления отчета — 3 дня после возвращения. В авансовом отчете сотрудник перечисляет документы, которые подтверждают его траты. Все расходы должны соответствовать срокам и целям поездки. Закрывающие документы работник прикладывает к отчету.

Авансовый отчет заполняется по унифицированной форме № АО-1. Предприятие имеет право разработать собственный шаблон этого документа.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

В 1С авансовый отчет бухгалтер создает в меню «Банк и касса», в специальном одноименном разделе. При выставлении начальной и конечной дат командировки программа самостоятельно рассчитывает размер суточных. Закрывающие документы бухгалтер добавляет в табличную часть. Программа автоматически вычитает из выданного аванса суточные и подтвержденные расходы, вычисляет остаток или перерасход подотчетных сумм.

На основании авансового отчета компания отражает командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете. Датой признания расходов считается день утверждения отчета.

Если сотрудник израсходовал больше денег, чем получил под отчет, работодатель компенсирует ему издержки дополнительной выплатой. Если работник потратил аванс не полностью, то оставшуюся сумму он возвращает работодателю. 

Как вести бухучет командировочных расходов: налоговый учет

Налог на прибыль

Расходы на командировки сотрудников уменьшают базу по налогу на прибыль. Непременное условие: организация должна обосновать расходы экономической необходимостью и подтвердить документально (ст. 252 НК РФ). Иначе проверяющие заподозрят организацию в занижении налогооблагаемой базы.

Для уменьшения налога на прибыль командировочные издержки учитываются в полном объеме. Например, можно отразить дорогой перелет бизнес-классом, если возможность таких расходов предусмотрена внутренними документами компании.

Налоговый кодекс исключает из числа командировочных расходов оплату питания в барах и ресторанах, посещение мест отдыха и оздоровительных учреждений. Для этого сотрудникам выдают суточные. В своем Положении о командировках организация может предусмотреть возмещение подобных трат. Но отразить их в учете с целью уменьшения налога на прибыль, как правило, не получается.

Пример. Директор ООО «Праздник» летал в 5-дневную командировку из Москвы в Ярославль бизнес-классом. В рабочей поездке он жил в 4-звездочном отеле и однажды посетил ресторан.

Расходами компании на командировку сотрудника будут признаны стоимость билетов на самолет (2 штуки по 15 000 руб.) и стоимость проживания в гостинице (35 000 руб. за 5 дней). Стоимость ужина в ресторане (4000 руб.) в состав командировочных расходов не входит.

УСН «Доходы минус расходы»

Для ИП на УСН с объектом налогообложения «Доходы минус расходы» правила признания трат на командировки сотрудников в целом аналогичны тем, что применяют организации на ОСНО.

НДФЛ

Командировочные расходы подоходным налогом не облагаются (п. 1 ст. 217 НК РФ). Исключение составляют суточные, если их размер превышает необлагаемый лимит. Размер суточных, которые не подлежат обложению НДФЛ (в день):

• 700 руб. при командировках внутри России;
• 2500 руб. при поездках за рубеж;
• 8480 руб. при командировках в ЛНР, ДНР, Запорожскую и Херсонскую области.

На сумму превышения лимита суточных начисляется НДФЛ.

Также НДФЛ удерживается с компенсации найма жилья, если командированный не предоставил закрывающие документы. Необлагаемый лимит в этом случае такой же, как у суточных.

Пример расчета НДФЛ. Допустим, организация отправила сотрудника в командировку в Ярославль на 5 дней. Размер суточных, установленный в локальном нормативном акте компании — 800 руб. в день. В Ярославле командированный арендовал у частного лица квартиру за 1500 руб. в сутки. Собственник квартиры платежных документов ему не выдал. Компания компенсировала сотруднику траты на съем жилья на основании служебной записки.

Считаем сумму превышения лимита суточных: (800 – 700) * 5 = 500 (руб.)

Сумма превышения лимита расходов при найме жилья, не подтвержденных документами: (1500 – 700) * 5 = 4000 (руб.)

Общая сумма превышения необлагаемого лимита — 4500 руб. С этой суммы работодатель удерживает НДФЛ. Работник из нашего примера платит подоходный налог по ставке 13%. Итого, сумма подоходного налога: 4500 * 13% = 585 (руб.).

На руки командированный получит необлагаемую сумму суточных и «квартирных» в полном объеме, а также сумму превышения лимита, которая осталась после уплаты НДФЛ: (700 * 5) + (700 * 5) + (4500 – 585) = 10 915 (руб.)

НДС

Если компания отражает командировочные расходы в налоговом учете, она имеет право заявить к вычету содержащийся в расходах входной НДС. Сумму налога поставщики указывают отдельной строкой в билетах, чеках, квитанциях или выделяют в счетах-фактурах. Заявить НДС к вычету можно после утверждения бухгалтером авансового отчета.

Бухгалтерские проводки командировочных расходов

Выдача аванса:

Учет командировочных расходов:

Счет затрат выбирают в зависимости от цели поездки, указанной в приказе. Как вести бухучет командировочных расходов, организация определяет в учетной политике:

• 26 — командировка управленческого персонала компании (руководителей, бухгалтерии, отдела кадров);
• 23, 25, 29 — поездка в связи с производственной необходимостью;
• 44 — командировки сотрудников торговых компаний (отражаются как расходы на продажу);
• 91 — поездка, не связанная с производственной деятельностью организации (прочие расходы);
• 08 — командировка связана с покупкой основных средств производства;
• 10 — цель поездки — покупка материалов; 
• 41 — поездка связана с приобретением товаров для перепродажи.

Учет командировочных расходов для плательщиков НДС:

Удержание НДФЛ на суточные сверх лимита: Дб 70 Кт 68.

Возмещение работнику перерасхода: Дт 71 Кт 50 (51).

Возврат неиспользованной части аванса: Дт 50 (51) Кт 71.

Удержание с зарплаты работника неиспользованной части аванса: Дт 70 Кт 71.

Как вести бухучет командировочных расходов: автоматизация с помощью решений 1С

Оформить выдачу аванса и создать авансовый отчет специалист может в «1С:Бухгалтерия». В ходе заполнения отчета программа самостоятельно подставит сумму аванса, при указании дат командировки рассчитает размер суточных. После проведения необходимых настроек система самостоятельно выполнит бухгалтерские проводки.  

Выводы

• Организация обязана возместить командированному сотруднику расходы, перечисленные в Трудовом кодексе и внутренних нормативных актах.
• После возвращения из поездки работник составляет авансовый отчет, на основании которого компания отразит командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете.
• Издержки на командировки сотрудников снижают базу по налогу на прибыль и единому налогу для ИП на УСН «Доходы минус расходы».
• Автоматизировать бухучет командировочных расходов можно при помощи решений 1С.