Командировочные подрядчику: когда возникает НДФЛ и нужно ли платить взносы

Какие расходы считаются командировочными

Определение командировки приводится в статье 166 Трудового Кодекса РФ. Служебная командировка — это поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом у работника отсутствует возможность каждый день возвращаться домой. Отправляя сотрудника в командировку, организация оплачивает:

• проезд;
• проживание;
• суточные. 

Договор может предусматривать возмещение командировочных расходов сотрудников подрядчика. В этом случае заказчик оформляет документы, связанные с командировкой. При их отсутствии обязанность по возмещению расходов не возникает (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.02.2025 по делу Ф03-5800/2014). О том, как оформить командировку, рассказали в статье.

Расходы подрядчика на поездку в другую местность

Стороннему специалисту заказчик возмещает расходы по проживанию и проезду до места выполнения работ и обратно. 

Договор может предусматривать возмещение командировочных расходов сотрудников подрядчика. В этом случае заказчик оформляет документы, связанные с командировкой. При их отсутствии обязанность по возмещению расходов не возникает (Постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 05.02.2025 по делу Ф03-5800/2014).

Особенности заключения договора

При заключении договора, включающего условие о возмещении расходов подрядчика, стороны указывают, входят ли они в сумму договора. Договор предусматривает:

• виды компенсируемых расходов;
• порядок компенсации: по фактическим расходам или в твердой сумме;
• список документов, по предоставлению которых производится компенсация.

Договор может включать максимальную сумму возмещения, ограничения по количеству сотрудников, проезд и проживание которых компенсирует заказчик.

Выбор порядка возмещения расходов

Подрядчик, который едет к месту выполнения работы на поезде или летит на самолете, подтверждает расходы, предоставляя в бухгалтерию билет. Сложности с подтверждением расхода отсутствуют, поскольку уплаченная сумма указана в билете.

Проблемы возникают, когда подрядчик едет на машине. Нельзя залить бензин строго на поездку до места назначения и обратно. Расход бензина определяется исходя из показаний спидометра, нормы расхода топлива и цены бензина. Количество документов для подтверждения расхода возрастает, и без расчета суммы возмещения обойтись нельзя. В этом случае можно просчитать примерную сумму расхода на проезд и установить твердую сумму, подлежащую возмещению.

Возмещение командировочных подрядчику в госконтрактах

Госконтракт может содержать условие о компенсации командировочных расходов подрядчику в фактической сумме, но цену в договоре увеличить нельзя. Поэтому компенсация входит в цену договора. 

Возмещение расходов при заключении договора ГПХ с физическим лицом

Организация, заключившая договор ГПХ с физическим лицом, уплачивает с его вознаграждения страховые взносы и НДФЛ. Компенсация расходов освобождена от страховых взносов, потому что не является платой за труд (п. 16 ст. 422 НК РФ).

НДФЛ с компенсации удерживается в общем порядке. Но подрядчик имеет право написать заявление заказчику с просьбой предоставить профессиональный налоговый вычет (п. 2 ст. 221 НК РФ). Заказчик предоставляет вычет только при наличии документов, подтверждающих расходы. Ограничения по сумме профессионального вычета отсутствуют. 

Обеим сторонам выгодно прописать условие компенсации расходов отдельно от суммы договора. При отсутствии такого условия заказчик платит страховые взносы со всей суммы договора. Если договором предусмотрено, что заказчик приобретает билеты и оплачивает гостиницу подрядчику, то возмещение расходов отсутствует. Полная сумма договора облагается страховыми взносами и НДФЛ.

Рассмотрим, как оформить командировочные подрядчику в «1С:Бухгалтерия». 

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Пример

Договор, заключенный между заказчиком ООО «Ромашка» и исполнителем Ивановым И. И., предусматривает оплату услуг в размере 40 000 руб. и компенсацию расходов на проезд до места назначения и обратно. Иванов потратил на проезд 10 000 руб.

В разделе «Зарплата и кадры» введите персональные данные Иванова. 

На вкладке «Договоры ГПХ» укажите сведения о договоре.

Выполните начисление оплаты и возмещения. Это можно сделать двумя способами.

Способ №1

В разделе «Зарплата и кадры» в блоке «Справочники и настройки» выберите пункт «Настройки зарплаты». Перейдите по ссылке «Начисления».

Создайте новый вид начислений. Например, «Компенсация». Нужно указать, что этот вид дохода не облагается ни НДФЛ, ни страховыми взносами. 

Создайте и проведите документ «Начисление зарплаты». Удержание НДФЛ и расчет страховых взносов рассчитаны с суммы 40 000 руб. 

Расчет корректно отражается в отчете по страховым взносам. 

Сумма компенсации 10 000 руб. отражается по дебету счета 26 в составе расходов на оплату труда и по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», а основная часть оплаты в размере 40 000 руб. отражается по кредиту счета 76.10 «Прочие расчеты с физическими лицами».

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Налоговая инспекция при проверке расчета по страховым взносам запросит документы, подтверждающие правильность отражения сумм по строке 040 на основании п. 8.6 статьи 88 НК РФ. В ответ на требование организация отправляет документы и расчет компенсации.

Способ №2

В разделе «Зарплата и кадры» проведите начисления только с суммы 40 000 руб.

Компенсацию в размере 10 000 руб. оформите актом и проведите его как оплату поставщику. Иванова И. И. зарегистрируйте еще раз, теперь в справочнике контрагентов. Включите компенсацию в состав прочих затрат.

В расчете по страховым взносам отражается только сумма, облагаемая страховыми взносами.

Вы можете использовать оба способа, чтобы учесть командировочные подрядчику.

Командировочные подрядчику: нюансы налогообложения при возмещении расходов ИП

Индивидуальный предприниматель платит налоги самостоятельно. Возмещение расходов подрядчику-ИП имеет ряд нюансов. Для налогообложения важно, как именно происходит оплата.

Вариант №1

Заказчик покупает билеты и самостоятельно оплачивает проживание. В этой схеме возмещение расходов отсутствует. Заказчик оплачивает часть расходов за подрядчика, принимает их к бухгалтерскому и налоговому учету, делает вычет НДС. Для ИП стоимость билетов и проживания, оплаченных заказчиком, — доход, полученный в натуральной форме. ИП уплачивает налог с дохода в зависимости от системы налогообложения.

Пример

ИП Петров А. И. заключил договор с ООО «Альфа» на сумму 70 000 руб. Кроме того, ООО «Альфа» оплатило Петрову проезд до места выполнения работ по договору в размере 20 000 руб. ООО «Альфа» включает в расходы, учитываемые для целей налогообложения 70 000 + 20 000 = 90 000 руб.

ИП Петров А. И. включает в доходы 70 000 руб. за выполненную работу и 20 000 руб. как доход, полученный в натуральной форме. Всего: 90 000 руб.

Вариант №2

ИП самостоятельно оплачивает билеты, проживание и перевыставляет оплаченные суммы заказчику. В этом случае заказчик не может принять к учету расходы в целях налогообложения и вычесть НДС. Расходы понес не заказчик, а подрядчик для целей осуществления своей деятельности (Письмо Минфина России от 26.01.2023 № 03-01-11/5919).

Пример

ИП Петров А. И. заключил договор с ООО «Альфа» на сумму 70 000 руб. Кроме того, Петров оплатил проезд до места выполнения работ в размере 20 000 руб. ООО «Альфа» по договору компенсирует ИП Петрову А. И. эти расходы.

В этом случае ООО «Альфа» включает в состав расходов, принимаемых для налогообложения, 70 000 руб. ИП Петров А. И. включает в доход 70 000 руб. за выполненную работу.

НДС при возмещении расходов на проезд командированных сотрудников подрядчика

При заключении договора с организацией возникает вопрос, облагается ли НДС сумма командировочных расходов, и может ли заказчик принять к вычету НДС со счета-фактуры, выставленного подрядчиком. Этот вопрос относится к категории спорных.

Первая точка зрения

Компенсация командировочных расходов не является выручкой, так как никакие права собственности к подрядчику не переходят. Организация применяет такую позицию, когда в договоре не прописана твердая сумма компенсации. Позиция спорная. Возможно, организации придется обращаться в суд, чтобы отстоять свои права. 

Вторая точка зрения

Компенсация расходов подрядчика предусмотрена договором, влияет на сумму договора, поэтому является выручкой и облагается НДС. Подрядчик начисляет НДС на сумму компенсации. Заказчик принимает НДС к вычету. Чтобы избежать спора, рекомендуем указать в договоре, что возмещение командировочных расходов подрядчика включается в цену договора.

Третья точка зрения

Компенсация расходов подрядчика является выручкой, облагается НДС, но у заказчика отсутствует право принять НДС к вычету. Расходы понесены подрядчиком для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. 

Споры по вычету НДС могут возникнуть и в случае, если компенсация не входит в цену договора. Вычет НДС возможен, если заказчик применяет общую ставку. Заказчик, который является плательщиком УСН и использует ставку НДС 5% или 7%, никогда не принимает НДС к вычету.

Налоговый орган рассматривает ситуацию с учетом нюансов. 

Документальное подтверждение командировочных расходов

Для подтверждения суммы расходов подрядчик представляет заказчику акт возмещения расходов и прилагает к нему копии авансовых отчетов сотрудников с приложением расходных документов. Объем может оказаться значительным, подготовка и проверка пакета документов — трудозатратным мероприятием. Обмен документами можно настроить через «1С:Документооборот». О преимуществах программы рассказали в статье.

Однако ЭДО не автоматизирует полностью работу по сбору и обработке подтверждающих документов. Проверять расходы придется вручную. Иногда стороны отказываются от включения условия о компенсации в договор из-за сложности обработки подтверждающих документов.

Итоги

Возмещение командировочных расходов подрядчику имеет много нюансов, которые заказчик и подрядчик должны учесть. В договор с подрядчиком — физическим лицом — обеим сторонам выгодно внести условие, что компенсация расходов подрядчика на проезд к месту выполнения работ и проживания не входит в цену договора.

Если обеими сторонами договора являются ИП и юридические лица, для минимизации риска налогового спора лучше указать компенсацию командировочных расходов отдельно. При наличии большого количества командировок условие о компенсации фактических командировочных расходов лучше не включать.