Как заполнить 6-НДФЛ в 2026 году — инструкция

Кто сдает 6-НДФЛ

Расчет 6-НДФЛ сдают работодатели, которые производят выплаты физическим лицам по трудовым договорам и по договорам ГПХ. Организация, в которой нет сотрудников, не обязана сдавать расчет, но в этом случае она получит автоматически сформированное уведомление о неисполнении обязанности по представлению налоговой декларации.

Регламент ФНС не предусматривает ответ на уведомление. Организация отвечает через личный кабинет налогоплательщика — юридического лица, в котором сообщает, что обязанность по представлению 6-НДФЛ у нее отсутствует. 

ФНС России неоднократно разъясняла, что организация имеет право сдать нулевой расчет 6-НДФЛ. Рекомендуем воспользоваться этим правом: проще отправить нулевой расчет, чем тратить время на ответ налоговой инспекции. Уведомления рассылаются только организациям. 

Налоговый период для отчета по НДФЛ — год. Если зарплата выплачивалась только в первом квартале, налоговый агент продолжает отправлять ежеквартальные расчеты 6-НДФЛ и обязан представить годовой расчет.

Сроки сдачи расчетов 6-НДФЛ за 2026 год

Налоговые агенты в 2026 году сдают расчет 6-НДФЛ:

• за первый квартал 2026 года — с 1 по 27 апреля 2026 года;
• за полугодие 2026 года — с 1 по 27 июля 2026 года;
• за девять месяцев 2026 года — с 2 по 26 октября 2026 года;
• за 2026 год — с 1 января по 25 февраля 2027 года.

Форма сдачи расчета 6-НДФЛ

Налоговые агенты, которые подают расчет не более чем на 10 лиц, могут представить его в бумажном виде. Остальные обязаны сдавать расчет в электронной форме.

Куда подавать расчеты 6-НДФЛ

Организация, имеющая обособленные подразделения, подает отчетность в инспекцию по месту нахождения головного офиса и каждого подразделения.

Индивидуальный предприниматель подает отчетность по месту своей регистрации независимо от места ведения деятельности. Единственное исключение из правила — расчеты 6-НДФЛ за сотрудников, работающих в рамках патентной системы налогообложения (ПСН). ИП, применяющий ПСН, подает расчет 6-НДФЛ в инспекцию, в которой оформлял патент (пока действует патент). 

Пример

ИП Иванов М. М. зарегистрирован в Калуге, применяет патентную систему налогообложения и ведет деятельность в Москве. Патент действует с 1 января 2026 по 31 декабря 2026 г. В 2027 году он не оформляет патент. Тогда Иванов подает расчеты за 1, 2, 3 кварталы в московскую инспекцию. Годовой расчет он отправляет в калужскую инспекцию, так как с 01.01.2027 года автоматически снимается с учета в московской инспекции.

Если же Иванов оформляет патент в московской инспекции на 2027 год, то годовой расчет 6-НДФЛ он подает в московскую инспекцию, так как стоит в ней на учете на момент подачи годового расчета.

Учет зарплаты в программе «1С:Бухгалтерия»

Отчет 6-НДФЛ не самый простой. Сложности возникают из-за ошибок в проведении оплат. Процесс полностью автоматизирован. Рассмотрим особенности проводок по оплате труда.

В программе «1С:Бухгалтерия» есть блок «Зарплата и кадры», который включает разделы:

• кадры;
• зарплата;
• пособия;
• НДФЛ.

При введении данных сотрудника бухгалтер обязательно проставляет вид выплаты: наличными или через банк. Под выплатами вводятся вычеты по НДФЛ.

Выплата рассчитывается автоматически после нажатия кнопки «Выплатить» в разделе «Начисление зарплаты».

Автоматический расчет выглядит следующим образом.

Программа создает документы, но не формирует проводки. Расчет 6-НДФЛ заполняется на основе выплат. Бухгалтер делает проводку по расчетному счету или кассе в зависимости от того, какой вид выплаты проставлен в разделе «Трудовой договор». Если бухгалтер допустил ошибку при внесении данных сотрудника, то оплату провести не получится.

В приведенном ниже примере бухгалтер выплатил зарплату сотруднику Иванову через банк, но не может провести платеж, потому что программа обязательно требует платежную ведомость, а ведомость на Иванова отсутствует. Программа видит только ведомости на выплату сотруднику Петрову. Причина ошибки в том, что у Иванова проставлен вид выплаты наличными, и программа сформировала ведомость на выплату через кассу.

Чтобы исправить ошибку, бухгалтер выполняет операции:

• в карточке сотрудника в разделе «трудовой договор» исправляет вид выплаты и ставит выплату на счет в банке:
• удаляет ошибочную платежную ведомость.

Важно: при исправлении ошибок, связанных с начислением и выплатой НДФЛ, нужно не просто помечать ошибочные объекты на удаление, но и удалять их.

При наличии платежной ведомости программа не пересчитает выплату. Система не позволяет сделать проводку по выплате зарплаты без начислений и сформированной платежной ведомости. Если бухгалтер по ошибке заплатил сотруднику больше или меньше, скорректировать сумму не получится. В проводке автоматически отражается сумма, которая стоит в ведомости. В этом случае придется пересчитывать начисления под фактическую выплату.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Как заполнить 6-НДФЛ в 2026 году

Отчет 6-НДФЛ формируется автоматически в разделе Отчеты — Регламентированные отчеты. Программа предлагает проверить контрольные соотношения и выгрузку. Каждую цифру отчета можно расшифровать, нажав на соответствующую цифру, и посмотреть, из чего она складывается. Как заполнить строки отчета, рассказали в статье. 

Частые ошибки при формировании отчета 6-НДФЛ

Если отчет не заполняется автоматически, бухгалтер ищет ошибку. Частые ошибки:

• неправильно введен код налогового органа;
• ведомость на оплату не содержит НДФЛ;
• не проведена оплата сотруднику.

Регистрация в налоговом органе отсутствует или задвоилась

На вкладке «Организации» проверьте правильность заполнения данных о регистрации в налоговом органе. Если запись отсутствует или задвоилась, отчет не сформируется. Каждое начисление НДФЛ привязывается к ИФНС, в которую сдается отчет. 

Если программа не сможет найти ИФНС, в которую работодатель сдает отчетность по НДФЛ, отчет не сформируется.

НДФЛ отсутствует в платежной ведомости

В электронной платежной ведомости есть графы «К выплате» и «НДФЛ». Если НДФЛ в ней равен нулю, то ведомость сформирована неправильно. Пример ошибочной ведомости приведен на скриншоте ниже.

В таком случае нужно провести начисление зарплаты за соответствующий период повторно, предварительно удалив платежные документы за этот и последующие периоды. При повторении ошибки следует обратиться к специалистам 1С за помощью. 

Поскольку исправление ошибки требует удаления и перепроведения группы документов, рекомендуем проверять наличие и правильность расчета НДФЛ при каждой выплате.

Выплата зарплаты не проведена

Расчет 6-НДФЛ формируется только при отражении выплаты на второй странице электронной платежной ведомости.

Вторая страница заполняется автоматически на основании проводок по счетам 50 «Касса» и 51 «Расчетный счет».

Проверка правильности заполнения отчета 6-НДФЛ

Сформированный отчет необходимо проверить. Рекомендуем использовать несколько вариантов проверки.

Сопоставление данных расчетов 6-НДФЛ и страховых взносов

В расчете по страховым взносам налогоплательщик отражает начисленные суммы в пользу сотрудников, а в 6-НДФЛ — выплаченные. Суммы отличаются, но их можно сопоставить.

Пример

Согласно отчету 6-НДФЛ сотрудники в 1 квартале получили 384 000 руб. За этот же период работодатель начислил 480 000 руб.

Разницу в 96 000 руб. можно найти в ведомости в банк по итогам расчета зарплаты за март, причитающейся к выплате в апреле, и в ведомости выплаты декабрьской зарплаты в январе 2026 года.

Отчеты для проверки правильности расчета

В разделе Отчетность — Операции — Справки-расчеты — Все расчеты находится набор отчетов по НДФЛ. Бухгалтер может выбрать подходящий для него отчет.

Например, отчет «Анализ НДФЛ» по датам получения доходов дает возможность сопоставить фактические выплаты по банку с отраженными в отчете 6-НДФЛ. 

Итоги

Расчет 6-НДФЛ рекомендуем формировать автоматически, поскольку в этом случае риски совершить ошибку снижаются. Решения 1С предусматривают автоматическое заполнение отчетности, разнообразные методы проверки.

Заполнение отчета зависит от корректного проведения операций по расчету и выплате заработной платы. Сначала автоматизированный расчет зарплаты кажется сложным, но со временем бухгалтер понимает его преимущества. Аренда 1С в облаке — удобное решение для подготовки отчетности. Если вам нужна помощь, как заполнить 6-НДФЛ или у вас есть другие вопросы по работе в 1С, вы можете задать их нашим экспертам и получить подробную бесплатную консультацию в рамках выбранного тарифа.