Когда проект не реализуется в установленный срок, компания теряет деньги. Это может быть связано с упущенными возможностями, дополнительными расходами или недовольством клиентов. Если вовремя не вернуть работу в строй, проект может стать убыточным.
В этой статье мы разобрали 3 основные причины задержек проектов и предложили практические советы, которые помогут решить возникшие проблемы и минимизировать потери компании.
Причина №1. Недостаточное планирование и неверная оценка сроков
Еще до старта работы компания может переоценить свои ресурсы. Из-за этого реализация проекта начинает «страдать» уже на ранних этапах. Команде приходится работать в ускоренном режиме и постоянно догонять график. Такая спешка приводит к ошибкам, постоянному изменению задач и потере прибыли.
1С: ERP Управление предприятием
При недостаточном планировании:
- задачи расписываются поверхностно – обозначаются лишь ключевые действия команды;
- не учитываются риски и непредвиденные факторы;
- команда не понимает, сколько времени необходимо на решение каждой задачи;
- проект выглядит слишком амбициозным для имеющихся ресурсов.
Решение проблемы
1. Детально планируйте каждый этап проекта
Основная цель проекта должна быть разбита на задачи, а они – на небольшие шаги с четким определением сроков. Это позволит определить этап, на котором проект «проседает» и своевременно отреагировать на возникающие трудности.
2. Используйте диаграмму Ганта
Диаграмма Ганта – это простой и удобный инструмент для визуализации всех этапов проекта и сроков их выполнения. Она помогает видеть, как задачи зависят друг от друга. Подробнее о том, что такое диаграмма Ганта и как ее построить, рассказывали в этой статье.
3. Регулярно пересматривайте сроки
Из-за форс-мажоров время на выполнение задачи может увеличиваться. Поэтому необходимо проводить встречи с командой для пересмотра сроков и корректировки плана. Это поможет избежать цепной реакции задержек.
4. Корректно оценивайте ресурсы
До начала проекта важно четко понимать, какие ресурсы есть у компании: сотрудники, оборудование, время. Недостаток работников или инструментов может стать причиной задержек. Если проект требует дополнительных ресурсов, лучше позаботиться об их привлечении заранее.
5. Учитывайте риски
На этапе планирования стоит выделить время на оценку рисков: какие могут возникнуть трудности, что делать, если поставщики подведут, кто заменит ключевого сотрудника на время его отпуска и т. д. Наличие плана «Б» на случай непредвиденных обстоятельств поможет быстрее отреагировать на проблемы.
Главное: чем детальнее план и чем точнее оценка сроков, тем меньше вероятность, что проект будет задержан.
Причина №2. Отсутствие контроля
Если не контролировать проект, то легко вовремя не заметить проблему. Например, отдел маркетинга не выполняет свою часть работы, а отдел продаж не может стартовать без рекламной кампании. Если никто не отслеживает сроки и прогресс, такие задержки могут накапливаться и в итоге привести к серьезным срывам.
Признаки недостаточного контроля:
- менеджеры не получают регулярной информации о текущем статусе задач;
- нет четкой системы отчетности по выполнению работы;
- сотрудники и руководство замечают проблемы слишком поздно;
- члены команды не знают, кто за что отвечает и какие сроки у задач.
Решение проблемы
1. Разработайте систему регулярных отчетов
Установите правила по предоставлению отчетов. Это поможет увидеть, на каком этапе находится проект, и вовремя выявить задержки. Важно, чтобы отчеты были короткими и четкими: что сделано, что осталось и какие есть сложности.
2. Используйте инструменты для управления проектами
Для более эффективного контроля лучше использовать специальные программы. Это могут быть планировщики задач (лучшие собраны в этой статье) или сервисы, объединяющие в себе управление командой, закупками, продажами и т. д. (например, «1C:Управление нашей фирмой»). Такие инструменты позволяют создать удобную систему мониторинга задач.
3. Регулярно организовывайте встречи с коллективом
Важно проводить короткие, но регулярные встречи с командой (например, раз в неделю). Они нужны, чтобы обсуждать текущий прогресс и выявлять возможные проблемы. Лучше, если эти встречи будут структурированы: каждый участник команды коротко рассказывает о том, что сделано, что будет делать дальше, и сообщает о возникших трудностях.
4. Назначайте ответственных
Чтобы сроки соблюдались, важно назначать ответственных. Они будут контролировать процесс реализации проекта. Если ответственность размазана по всей команде, никто не чувствует, что задержка – это его проблема, и проект может застопориться.
5. Определяйте промежуточные цели
Важно не только ставить финальные дедлайны, но и разбивать проект на несколько промежуточных этапов. Они необходимы для контроля. Если какие-то промежуточные цели не достигнуты, у вас будет время на правки до финального дедлайна.
Главное: постоянный контроль и мониторинг выполнения задач помогают избегать внезапных задержек и дают возможность вовремя скорректировать действия.
Причина №3. Перегрузка команды и недостаточная коммуникация
Это две взаимосвязанные проблемы, которые часто приводят к срывам сроков. Когда сотрудники перегружены, они не успевают выполнить работу вовремя, что напрямую влияет на весь процесс реализации проекта. Это приводит к увеличению расходов, снижению качества работы и в итоге к потере денег. Плохая коммуникация между членами команды только усугубляет ситуацию, создавая путаницу и недоразумения.
Из-за некачественно выстроенной работы:
- команда не успевает завершить задачи в срок;
- сотрудники не могут своевременно обмениваться информацией, из-за чего возникают ошибки в процессе выполнения задач;
- ответственность часто размыта;
- теряется фокус работников на задачах из-за перегруза.
Решение проблемы
1. Правильно распределяйте нагрузку на команду
Проектный менеджмент требует того, чтобы каждый сотрудник был загружен работой в рамках своих возможностей. Для этого важно оценить объем работы заранее и правильно распределить задачи между всеми участниками проекта.
2. Четко распределяйте роли и обязанности
Чтобы избежать путаницы и недоразумений, необходимо четко определить, кто за что отвечает в проекте. Каждый член команды должен понимать, какие задачи он выполняет и до какого срока. Важно, чтобы эти роли были письменно зафиксированы.
3. Используйте инструменты для управления проектами
Напомним, это могут быть планировщики задач или многофункциональные сервисы для управления компанией.
4. Проводите регулярные встречи и собирайте отчеты
Встречи с коллективом помогают вовремя выявить проблемы. Важно, чтобы отчеты и совещания были короткими и максимально информативными для всех членов команды.
5. Используйте единый канал для коммуникации
Чтобы избежать ошибок из-за неэффективной коммуникации, стоит выбрать единую платформу для общения всей команды. Это может быть корпоративный чат, электронная почта или регулярные рабочие совещания. Основное требование к такому инструменту: весь коллектив может легко и быстро обмениваться любой информацией.
Главное: правильное распределение задач и эффективная коммуникация позволяют корректно оценивать процесс реализации проекта и при необходимости вносить изменения.
Проект теряет деньги: итоги
Чтобы минимизировать потери и вернуть проект в строй, важно не только понимать причины задержек, но и уметь оперативно реагировать на них. Недостаточное планирование, слабый контроль и перегрузка команды – это лишь часть проблем, с которыми сталкиваются компании. Но все эти препятствия можно преодолеть с помощью грамотного управления задачами и ресурсами. Важно помнить: каждый день задержки – это не только потерянное время, но и деньги, которые можно было бы инвестировать в развитие.
