10 вопросов, которые стоит задать себе перед переходом на 1С в облаке

Переход на 1С в облаке – это стратегическое решение для любой компании. Сегодня облачные сервисы позволяют работать с программами из любого места, экономить на покупке и обслуживании серверов, а также автоматически получать обновления и резервные копии данных. Но, несмотря на очевидные преимущества, такой переход требует внимательной подготовки.

Важно не просто арендовать 1С в облаке, а заранее понять, насколько ваша компания готова к новым условиям работы. Составили подробный чек-лист: 10 вопросов, которые стоит задать себе перед переходом на облачную 1С. Они помогут оценить готовность компании к облаку, выбрать правильный тариф и понять, какие действия необходимо выполнить до начала миграции.

Совместима ли текущая версия 1С с облачным размещением?

Перед переходом в облако важно убедиться, что используемая версия 1С поддерживается выбранным провайдером. Некоторые старые редакции или сильно измененные конфигурации могут работать нестабильно или не запускаться.

Проверьте, какие версии и конфигурации облако поддерживает, а также какие доработки у вас есть: дополнительные отчеты, интеграции с другими системами, нестандартные модули. Это поможет заранее понять, какие изменения или обновления потребуются, чтобы база работала корректно после переноса.

Готов ли ваш интернет к 1С в облаке?

Облачная 1С работает через интернет, поэтому важно, чтобы соединение было стабильным и достаточно быстрым. При слабом сигнале или частых отключениях 1С в облаке может работать медленнее, что мешает команде.

Перед переходом уточните у провайдера, какую скорость сети он рекомендует для вашей компании. Обычно минимальная скорость – около 512 Кбит/сек на пользователя, оптимальная – 1 Мбит/сек и выше. Если в компании несколько пользователей, нужно учитывать суммарную нагрузку на сеть.

Как будет работать подключенное оборудование?

При переходе на облачную 1С важно заранее понять, как будут взаимодействовать все ваши устройства с системой. Это не только компьютеры и ноутбуки, но и кассы, терминалы для оплаты, принтеры, сканеры и другое оборудование. При неправильной настройке отдельные функции могут давать сбои или не работать совсем.

Узнайте у провайдера, как подключаются устройства, какие драйверы и настройки нужны, и поддерживается ли ваше оборудование. Например, кассовый аппарат должен синхронизироваться с базой, а терминалы для оплаты – корректно передавать данные о продажах.

Сможете ли вы вносить изменения в 1С?

Прежде чем переходить на облачную 1С, важно понять, насколько ваша система должна быть гибкой. Не все облачные тарифы дают возможность работать с конфигуратором – инструментом для настройки и изменения функционала программы.

Если у вас есть нестандартные отчеты или интеграции с другими сервисами, нужно уточнить у провайдера, возможно ли их реализовать в облаке. Также важно знать, как проходит процесс внесения изменений: кто отвечает за проверку и утверждение доработок, какие сроки и ограничения существуют. Иначе после перехода вы окажетесь «заперты» в стандартной конфигурации.

Какие дополнительные сервисы 1С вам понадобятся?

Облачная 1С часто предлагает готовые инструменты и сервисы, которые помогают автоматизировать работу и упростить процессы. Это могут быть модули для ведения бухгалтерии, документооборота, управления торговлей или складом, которые подключаются без сложной настройки и программирования.

Важно выяснить, какие сервисы доступны вам, как их подключать и использовать, а также можно ли их протестировать перед оплатой. Это поможет понять, какие инструменты действительно будут полезны вашей компании и как они повлияют на работу сотрудников.

Как будет обеспечена безопасность данных?

Защита информации – один из главных факторов при переходе на облачную 1С. Здесь важно заранее узнать, какие меры защиты принимает провайдер, чтобы ваши данные были в безопасности и не потерялись в случае сбоя.

Проверьте, где хранятся ваши данные. Например, это может быть сертифицированный дата-центр Tier III с резервным питанием, круглосуточным контролем и высоким уровнем отказоустойчивости.

Также обратите внимание на передачу данных. Он должна идти по защищенным каналам, а вход осуществляться через персональные логины и двухфакторную аутентификацию. Это снижает риск несанкционированного доступа к вашим базам.

Уточните, как проводится резервное копирование: как часто создаются копии, где они хранятся и как быстро можно восстановить данные при сбое. Лучше, если бекапы сохраняются в отдельном дата-центре.

Кроме этого, важно знать, кто из сотрудников провайдера имеет доступ к информации и ведется ли аудит действий администраторов. Надежный поставщик всегда прозрачно описывает меры безопасности и готов ответить на эти вопросы.

Кто будет отвечать за обновления и техническую поддержку?

После перехода на облачную 1С важно понимать, как будет организована техническая поддержка. Обычно за обновления системы, исправление ошибок и стабильность работы отвечает сам провайдер. Но формат поддержки может отличаться в зависимости от выбранного тарифа: где-то она ограничена техническим обслуживанием, а где-то включает консультации и помощь в решении рабочих вопросов. 

Определите, как часто выходят обновления, устанавливаются ли они автоматически и нужно ли что-то делать вашей команде. Также важно узнать, как работает служба поддержки: в какое время она доступна и сколько обычно занимает реакция на запрос. Четкие условия помогут избежать простоев и дадут уверенность, что система всегда будет актуальной и работоспособной.

Что делать, если придется сменить провайдера?

Даже при выборе надежного поставщика стоит заранее продумать, как вы будете действовать, если решите перейти к другому провайдеру. Это важный момент: смена площадки без плана может занять больше времени и потребовать дополнительных усилий для восстановления привычной работы.

Сначала уточните, как в документах прописан порядок расторжения договора: за сколько дней нужно предупредить и в каком формате передаются ваши базы. Надежная компания обязана предоставить полную копию данных в удобном виде и не создавать искусственных препятствий для переезда.

Как быть с уже купленными лицензиями и программами?

Если у компании уже есть лицензии на 1С или дополнительные модули, заранее уточните, как их использовать после перехода в облако. Некоторые провайдеры позволяют перенести существующие лицензии и активировать их на своих серверах, другие предлагают только собственные подписки.

Важно узнать, можно ли сохранить действующие ключи 1С, чтобы не тратить деньги на повторную покупку. Иногда достаточно передать данные о лицензиях провайдеру, чтобы подключить их в новой среде.

Если у вас есть дополнительные решения, например, интеграции с банками, сервисами ЭДО или модули для торговли, спросите, как они будут работать в облаке и не потребуется ли их обновление. Продумайте и срок действия лицензий: при переходе удобно заранее продлить их, чтобы избежать перерывов в работе.

Окупится ли переход на облачную 1С в вашем случае?

Перед финальным решением важно посчитать, во сколько реально обойдется переход на облачную 1С и будет ли это выгодно именно вашей компании. Сравните все расходы: аренду сервера у провайдера, возможные доработки, поддержку пользователей, а также стоимость интернет-канала с нужной скоростью. Не забудьте заложить траты на обучение сотрудников и перенос данных.

Сравните эти цифры с текущими расходами на локальную 1С: покупку и обновление оборудования, электричество, работу системного администратора, резервное копирование и обслуживание. Во многих случаях облако экономичнее, потому что вы платите только за нужные ресурсы и не держите собственную инфраструктуру.

Итог

Облачные сервисы 1С дают компании мобильность, экономию и надежность, но только при грамотной подготовке. Задайте себе эти 10 вопросов перед тем, как выбрать 1С в облаке: проверьте оборудование, интернет, лицензии, продумайте план «выхода». Тогда переход на облачную 1С станет стратегическим решением, которое укрепит бизнес.