Учет на маркетплейсах: топ-5 ошибок и как их избежать

Продажи на маркетплейсах работают по своим законам. Здесь есть комиссии и удержания площадки, агентские договоры, возвраты и списания по маркировке, а еще особая отчетность и кассовые чеки. Все это сильно отличается от привычной розницы или интернет-магазина.

Если в учете допустить ошибку, последствия не заставят долго ждать: декларации заполняются неверно, налоги начисляются некорректно, а управленческая отчетность перестает показывать реальную картину бизнеса. Чтобы этого не происходило, разобрали пять самых частых ошибок в учете на маркетплейсах и поделились советами, которые помогут их избежать.

Ошибка №1. Неправильный выбор системы налогообложения

Одна из самых частых ошибок у продавцов на маркетплейсах – изначально неверный выбор налогового режима. Из-за этого селлеры либо переплачивают по налогам, либо нарушают правила, даже не подозревая об этом.

Законодательство четко разделяет, кто и на каких условиях может продавать товары на маркетплейсах:

• Самозанятые (НПД) могут продавать только товары собственного производства. Перепродавать чужую продукцию им нельзя.
• Индивидуальные предприниматели могут работать на НПД, УСН («Доходы» или «Доходы минус расходы») или ОСНО. Если ИП выбрал НПД, то действуют те же ограничения, что и у самозанятых: продавать разрешено только свои товары. Если же ИП на УСН или ОСНО, то он может реализовывать как собственную продукцию, так и приобретенные для перепродажи товары.
• ООО работают на УСН («Доходы» или «Доходы минус расходы») или ОСНО. Ограничений по перепродаже нет.

С патентной системой (ПСН) ситуация сложнее. В большинстве случаев использовать ее для работы через маркетплейсы нельзя. Однако есть исключение: если патент получен по видам деятельности в производственной сфере, предприниматель реализует именно собственную продукцию, и продажа является частью вида деятельности предпринимателя, то работать на ПСН разрешено (письмо ФНС от 13.08.2024 № СД-4-3/9211@).

Неправильный налоговый режим приводит не только к лишним расходам. Это еще и риски блокировки счета и штрафов, необходимость срочно менять систему, а значит, без путаницы в учете и искажения отчетности не обойтись.

Как избежать ошибки

1. Проанализируйте формат работы на маркетплейсе. Вы будете продавать товары собственного производства или перепродавать продукцию поставщиков? Это поможет понять, какой режим вам подходит.
2. Посчитайте налоги заранее. Сделайте примерный расчет налоговой нагрузки при разных системах с учетом планируемого оборота и расходов. Так вы увидите, где нагрузка окажется оптимальной.
3. Не бойтесь обращаться к специалистам. Даже короткая консультация бухгалтера или налогового эксперта убережет от ошибок.

Ошибка №2. Неверный учет на маркетплейсах доходов и расходов

Доход нередко воспринимают как просто деньги, зачисленные на расчетный счет. На первый взгляд так и есть: если деньги пришли, значит, была продажа. Но при работе через маркетплейсы такой подход искажает картину.

Онлайн-площадки действуют как агенты: принимают оплату от покупателей, удерживают комиссию и перечисляют продавцу остаток. Но для бухучета важен не сам факт перевода денег, а данные из отчета маркетплейса. Именно в этом отчете фиксируются продажи, возвраты и комиссии.

Если ориентироваться только на перечисленные продавцу деньги, возникают ошибки:

• завышение или занижение выручки;
• некорректные вычеты НДС;
• неверный расчет налога;
• искаженная управленческая отчетность (например, прибыль «на бумаге» не совпадает с фактом).

Как избежать ошибки

1. Используйте отчеты маркетплейса как главный источник данных. Сверяйте с ними выручку, возвраты и комиссии.
2. Признавайте доход по дате отчета, а не по дате поступления денег. Например, если товар продан 30 июля, но деньги пришли 3 августа, выручку все равно нужно отразить в июле.
3. Автоматизируйте процесс. Настройте выгрузку отчетов маркетплейса с помощью сервиса «1С:Управления электронной торговлей». Решение помогает снизить риск ошибок, которые возникают при ручном вводе данных.
4. Регулярно сверяйте отчеты и сумму на расчетном счете. Так можно вовремя заметить расхождения и понять, где ошибка.

Ошибка №3. Проблемы с ККТ

Часто продавцы недооценивают важность корректного пробития чеков, и это оборачивается большими штрафами. Самыми частыми ошибками являются двойные чеки, отсутствие чека у покупателя или неверные реквизиты. 

1C: Управление торговлей

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

С 1 сентября 2025 года ФНС обновила требования к фискальным документам: появились новые теги, например, часовой пояс, признак интернет-расчета, сведения о безналичных платежах и др. Если касса и ПО не обновлены, чеки будут считаться неправильными, а штраф неизбежен.

Здесь особенно важно понимать, как устроены продажи на маркетплейсах. В зависимости от модели работы обязанности по пробитию чеков распределяются по-разному:

• если площадка – это агент, действующий от своего имени, то формировать чеки обязан маркетплейс;
• если маркетплейс является посредником между продавцом и покупателем, то в этом случае деньги напрямую поступают селлеру, и именно он должен пробивать чеки.

Как избежать ошибки

1. Проверьте договор: кто пробивает чек – маркетплейс или вы.
2. Обновите ККТ и ПО, если не сделали этого до 1 сентября 2025. Проверьте прошивки, драйверы, провайдеров ОФД, поддерживаются ли новые теги.
3. Фиксируйте чеки. Если чек пробил маркетплейс, отметьте «пробито агентом» и сохраняйте электронные копии.

Ошибка №4. Отсутствие товарного учета

Многие селлеры считают, что налогового учета доходов и расходов достаточно. Особенно если они работают как самозанятые или ИП на УСН «Доходы», где товарный учет не обязателен. Но на практике без него появляются серьезные риски.

Например, вы не сможете точно контролировать, сколько товара реально продано, сколько осталось на складе и сколько потерялось или зависло в возвратах. Кроме этого, при переходе на другую систему налогообложения и необходимости уплаты НДС вам придется выставлять счета-фактуры и вести полный товарный учет. Без заранее подготовленных данных это превращается в проблему.

Как избежать ошибки

1. Ведите свой товарный учет на маркетплейсах, даже если продукция находится на складе онлайн-площадки. Создавайте внутренние карточки номенклатуры, фиксируйте остатки и движения.
2. Учитывайте реальную себестоимость товара: закупка + доставка на склад + комиссии + возвраты. Это даст правильную картину маржи.
3. Проводите регулярные сверки остатков: минимум раз в месяц, а в пиковые периоды еще чаще.

Ошибка №5. Игнорирование маркировки, отчетности по ВЭД и новых правил

Многие продавцы до сих пор относятся к маркировке и обязательным документам как к формальности. В итоге товары блокируют, карточки удаляют, а иногда и вовсе не принимают на склад. В худших случаях можно получить штрафы или обвинение в продаже контрафакта.

Поэтому важно помнить:

• все товары, которые подлежат маркировке, должны быть отражены в системе «Честный ЗНАК». Ошибки сразу фиксируются маркетплейсом.
• для части товаров нужны сертификаты или декларации. Изучить перечень этих товаров можно в Постановлении Правительства РФ № 2425. 
• при импорте или экспорте обязательно сдавать статистику в Федеральную таможенную службу (ФТС). За нарушения полагаются штрафы.

Как избежать ошибки

1. Разберитесь, какие категории ваших товаров подпадают под обязательную маркировку и сертификацию.
2. При необходимости настройте передачу данных в «Честный ЗНАК» и следите, чтобы система не выдавала ошибок.
3. Вовремя подавайте статистику в ФТС.
4. Следите за изменениями законодательства и новыми требованиями маркетплейсов.

Учет на маркетплейсах: итоги

Чтобы избежать ошибок и не допустить финансовых и налоговых проблем, важно действовать сразу и системно. Небольшие упущения в учете продавцов на маркетплейсах быстро приводят к штрафам, искаженной отчетности и потерям доходов. Поэтому:

• автоматизируйте загрузку и обработку отчетов маркетплейса;
• научитесь правильно учитывать доходы и расходы;
• проверьте, кто выставляет чеки покупателям;
• организуйте товарный учет и регулярно сверяйте остатки с маркетплейсом;
• отслеживайте изменения в законодательстве по работе с маркетплейсами.

Следуя этим шагам, вы приведете учет на маркетплейсах в порядок, снизите риски ошибок и сможете точно контролировать финансовые показатели своего бизнеса на онлайн-площадках.