Ищем лучший планировщик задач: плюсы и минусы самых популярных программ

Управлять временем, классифицировать задачи по приоритетам и координировать команду сложно, но необходимо. Эффективно выстраивать работу и быть продуктивными помогают планировщики.

Собрали 5 лучших планировщиков, которые помогут структурировать задачи и отследить процесс их выполнения. В статье рассказали про преимущества и недостатки каждого сервиса, а также обратили внимание на ограничения для пользователей из России.

Топ-5 планировщиков задач

1. Weeek

Российская платформа для ведения задач в команде любого масштаба. Внутри инструмента и рабочего пространства сразу пять сервисов: для управления пользователями и сотрудниками, для планирования проектов и управления задачами по ним, для управления продажами и отношениями с клиентами, для оценки эффективности работы.

Задачи в Weeek отображаются в пяти режимах — неделя, месяц, список, канбан-доска и диаграмма Ганта. Переключение происходит в рамках одного проекта, то есть с одними и теми же задачами можно работать в разных масштабах и разрезах. Также в карточках задач настраиваются уведомления, приоритеты, дополнительные пользовательские поля.

Преимущества

• Четкая структура. В каждом рабочем пространстве удобно вести нужное число проектов, ставить задачи и указывать подзадачи в виде чек-листа. Вся коммуникация по задачам сохраняется в карточках благодаря упоминаниям и комментариям.
• Автоматический перенос невыполненных задач на следующий день. Ни одно важное дело не потеряется в рабочем пространстве, особенно если в планировщике задач настроены напоминания.
• Быстрый импорт из Trello, Notion, Asana. Все задачи, документы, файлы сохранятся при «переезде» в Weeek.
• Гибкая настройка карточек задач при помощи тегов, приоритетов, уведомлений. Особая функция — кастомные поля, через которые пользователи могут задавать собственные значения, например, расширять набор тегов и маркеров приоритетов, ставить сотрудников, утверждающих результаты работы, или подтягивать контакт из CRM.
• Настройка прав доступа и ролей для каждого сотрудника. Есть возможность открывать доступ персонально и по группам, создавать приватные задачи, а также задать роль «Гость» для внешних подрядчиков, заказчиков и партнеров.
• Интеграция с календарями Яндекса, Google, Apple. Можно планировать дела в разных системах и отслеживать их в одном месте.
• Удобный контроль затраченного времени. В сервисе «Аналитика» сохраняются отчеты по сотрудникам и проектам, а функция «Загруженность» позволяет отслеживать распределение задач и предотвращать выгорание коллег.
• Поддержка методологий Agile и Scrum. В режиме отображения «Доски» удобно создавать спринты, расставлять задачи по нужному количеству колонок и наблюдать прогресс на каждом этапе.
• Собственная CRM-система. В ней можно встраивать контакты клиентов и компаний в карточки задач, вести сделки и следить за их статусами, собирать аналитику и выгружать данные в нужных форматах.
• Сервис «База знаний». Доступны документы с разнообразным форматированием, древовидной структурой и внутренней перелинковкой статей через @. Документы можно делать приватными и открывать для внешнего ознакомления. Например, для информирования партнеров или для обучения новых сотрудников.
• Встроенные помощники для продуктивной работы. Помодоро-таймер, медитации, горячие клавиши доступны на всех тарифах.
• Наличие десктопной и мобильной версий.
• Доступность для любых российских компаний. Weeek входит в реестр отечественного ПО.

Недостатки

• Отсутствие оффлайн-версии.
• Большое количество встроенных сервисов и опций, в которых нужно разобраться. Для новых пользователей подготовлены туториалы и шаблоны карточек задач с инструкциями.
• Максимум возможностей в самых продвинутых тарифах. Бесплатным тарифом «Старт» могут пользоваться до 5 человек, которым будут доступны до 7 проектов с 5 досками в каждом. В тарифе «Плюс» этих ограничений уже нет, но в пространстве одновременно могут работать до 10 пользователей.

Weeek станет незаменимым помощником как для небольшого бизнеса, так и крупной корпорации. В нем есть понятное распределение задач по проектам и портфелям, возможность создавать личные рабочие пространства для каждого сотрудника, разнообразие сервисов и функций. Все это позволит руководству грамотно организовать и контролировать процессы, а работникам — в любой момент четко понимать зоны ответственности и объем дел. 

2. Any.do

Платформа для планирования и ведения дел. Она предоставляет пользователям виртуальную доску с возможностью создавать задачи и систематизировать их по дням недели или по необходимым спискам.

Преимущества 

• Наглядность. Виртуальная доска и распределение задач по дням помогают отслеживать процессы выполнения работы.
• Обширный функционал. Any.do позволяет пользователям создавать задачи, устанавливать напоминания и дедлайны, назначать исполнителей и т. д.
• Синхронизация с календарем. Распределять и отслеживать задачи на длительный период помогает встроенный Google Календарь. 
• Возможность настроить повторяющиеся задачи. Сервис будет обновлять срок задачи и напоминать о ней.
• Автоматическое распределение задач при помощи функции Момент / Moment. Она сортирует задачи по приоритетам выполнения: «Сегодня», «Позднее», «Сделанный» и «Удалить».
• Наличие фильтров для поиска информации на доске.
• Простота использования. Сервис имеет удобный и понятный интерфейс.
• Есть бесплатный тариф, но его возможности ограничены.
• Наличие десктопной и мобильной версий.

Недостатки 

• Много функций, которые доступны только по подписке. Например, отправка уведомлений и напоминаний в WhatsApp.
• Сложно организовать работу с крупными проектами и большим количеством сотрудников из-за множества карточек.
• Синхронизация с Google Календарем возможна только в десктопной версии, в мобильное приложение автоматически интегрируется нативный календарь.
• Не получится оплатить тариф «Премиум» российской банковской картой.

Any.do – это простой и понятный планировщик, который поможет отследить как личную продуктивность, так и процесс реализации проектов. Но удержать под контролем большое количество задач в этом сервисе будет сложно.

3. Todoist

Планировщик, помогающий отслеживать выполнение рабочих и личных задач. Для организации проектов в сервисе присутствуют канбан-доски, а задачи сортируются по дням и неделям.

Преимущества 

1С: ERP Управление предприятием

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

• Наглядность. Виртуальная доска и сортировка задач по дням помогают отслеживать процесс выполнения работы.
• Обширный функционал. В Todoist пользователи могут разбивать задачи по проектам и подпроектам, оставлять комментарии, ставить дедлайны и т. д.
• Синхронизация с Google Календарем. 
• Интеграция дополнительных инструментов. В сервис можно добавить инструменты, которые использует команда (Dropbox, Google Диск, Apple Maps и др.).
• Автоматическое распределение задач по проектам при помощи тегов и комментариев.
• Для дополнительной мотивации в сервисе есть трекер продуктивности и наглядная статистика. 
• Возможность выбрать шаблон для быстрого оформления списка дел.
• Есть бесплатный тариф, но его возможности ограничены.
• Наличие десктопной и мобильной версий.    

Недостатки 

• Много функций, которые доступны только в платной версии. Например, отправка напоминаний и добавление задач по электронной почте. 
• Некачественная синхронизация с Google Календарем. Не все задачи отображаются в приложении.
• Не самое простое управление сервисом. Для понимания работы придется прочитать руководство пользователя.
• Для систематизации работы над крупными проектами придется создавать новые проекты и подпроекты (их количество ограничено). 
• Бесплатно можно вести только 5 проектов.
• Не получится оплатить платные тарифы российской банковской картой.

В целом Todoist – надежный и удобный инструмент для отслеживания процесса работы и формирования привычек. Сервис удобен в использовании как для командной работы, так и для личных задач.

1С: ERP Управление предприятием

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

4. ЛидерТаск

Российский планировщик, который помогает систематизировать рабочие и личные дела. Сервис визуально разделен на 3 основные области, что обеспечивает легкость в отслеживании задач.

Преимущества 

• Наглядность. Позволяет видеть все задачи в соответствии с выбранным на календаре днем.
• Обширный функционал. Можно устанавливать дедлайны, назначать исполнителей, включать уведомления и многое другое.
• Есть система меток для распределения задач по важности.
• Наличие фильтров для быстрого поиска информации на рабочей доске.
• При командной работе можно отслеживать эффективность сотрудников и вести диалог в корпоративном чате.  
• Простота использования. Сервис имеет удобный и понятный интерфейс.
• Есть бесплатный тариф, но его возможности ограничены.
• Наличие десктопной и мобильной версий.

Недостатки 

• Много функций, которые доступны только в платной версии. Например, возможность настроить повторяющиеся задачи.
• Работа в команде возможна только по подписке «Бизнес».
• Отличается функционал на разных платформах, что мешает корректному отслеживанию процесса работы.
• Бесплатно можно вести только 10 проектов, создать 2 канбан-доски и поставить 100 задач.

ЛидерТаск – это простой и понятный планировщик для личных и рабочих задач. Если вы работаете один над небольшими проектами, то бесплатной версии сервиса может быть достаточно. Для реализации командной деятельности или систематизации множества задач придется приобретать платные тарифы.

5. SingularityApp

Еще один российский сервис, который объединил в себе менеджер задач, планировщик событий, а также трекер привычек. Кроме этого, SingularityApp содержит широкий функционал для тайм-менеджмента.

Преимущества 

• Наглядность. Сервис показывает задачи в соответствии с выбранным днем на календаре или проектом.
• Обширный функционал. SingularityApp позволяет создавать проекты и задачи, ставить теги, прикреплять чек-листы и многое другое.
• Возможность распределять задачи по приоритетности. 
• Есть настройка повторяющихся задач. Сервис будет обновлять срок задачи и напоминать о ней в зависимости от периода повторения.
• Интеграция с веб-календарями в режиме просмотра.
• Наличие инструментов для эффективной работы. Например, есть таймер Pomodoro.
• Есть базовый бесплатный тариф, но его возможности ограничены.
• Наличие десктопной и мобильной версий.

Недостатки 

• Много функций, которые доступны только в платной версии. Например, синхронизация между разными устройствами, подключение Google Календаря и т. д. 
• Работа в команде возможна только после подключения платного тарифа.
• Наличие функций, с которыми сложно разобраться новому пользователю. Для понимания работы придется посмотреть несколько обучающих видео.
• Бесплатно можно вести только 10 проектов.

SingularityApp – удобный инструмент для личного планирования: создания привычек, отслеживания задач и тайм-менеджмента. Но если вам необходимо привлечение команды, бесплатной версии сервиса будет недостаточно.

Краткий итог 

Все перечисленные (и неперечисленные) сервисы для планирования имеют свои преимущества и недостатки. Идеального планировщика не существует. Тестируйте разные приложения и не забывайте, что у удобного сервиса: 

1. понятный для вас интерфейс,
2. уведомления и напоминания приходят автоматически,
3. есть десктопная и мобильная версии,
4. задачи понятно отображаются (список, канбан-доска, календарь и т. д.),
5. функционал соответствует требованиям.

Планировщики играют ключевую роль в структурировании и выполнении рабочих задач. Однако, помимо планировщиков, важно использовать решения для автоматизации процессов и рутинных операций. Сочетание грамотного планирования и программ 1С создает оптимальные условия для успешной и продуктивной работы.