Контрагент задерживает оплату: как вернуть деньги и сохранить деловые отношения

Известная поговорка утверждает, что точность – вежливость королей. Однако в современном бизнесе далеко не все игроки могут похвастаться этим качеством, особенно когда речь идет о расчете за полученные товары или услуги. О том, как вернуть деньги и сохранить хорошие отношения с контрагентами, рассказали в этой статье.

Официальная точка зрения на проблемы с оплатой

Задержка оплаты и зависшая дебиторская задолженность – головная боль тысяч предприятий. При этом деловой партнер, который еще вчера радовал пунктуальностью в расчетах, внезапно оказывается злостным неплательщиком и не может рассчитаться даже по небольшому долгу. К сожалению, нередко причина кроется не в непорядочности бизнесмена, а в неблагоприятных внешних обстоятельствах:

• предприятие-контрагент заплатило крупный штраф;
• у него резко возросла налоговая нагрузка;
• на календаре отчетный период, и нужно срочно рассчитаться с бюджетом;
• компания-должник сама пострадала от действий сомнительных «партнеров» или покупателей-неплательщиков;
• предприятие расплачивается с крупным кредитом или инвестировало средства в приобретение активов, в результате чего «осталось на нуле».

Строгие юристы, которым приходится разбирать подобные бизнес-конфликты, призывают не затягивать с решением непростого финансового вопроса:

• начинать рекомендуют с телефонных созвонов и личных встреч для урегулирования проблемы, связанной с долгами контрагента;
• если вопрос не решается в течение нескольких недель, и долг не поступает хотя бы по частям, стоит связаться с юридическим отделом или бухгалтерией должника и уверенно напомнить о возможности обращения в судебные органы;
• если этот разговор не возымел нужного действия, можно приступать к подготовке документов для передачи в суд.

Те эксперты из мира экономики, кто настроен более лояльно, призывают решать проблему взыскания долгов изматывающими звонками. Каждый день или 2-3 раза в неделю нужно набирать номер должника – руководства или лица, принимающего решения, и настойчиво напоминать о задолженности. Если вопрос остается открытым, можно сказать о возможности судебного урегулирования и сослаться на пункты договора, где прописаны санкции к нарушителям условий.

На самом деле и тот, и другой вариант – лучший способ испортить деловые отношения с контрагентом без гарантии получения своих денег за поставленные товары или выполненные услуги. Поэтому лучше не спешить и отказаться от навязанных шаблонных решений, а действовать с учетом конкретной ситуации.

Ситуация №1: клиент не платит и отмалчивается

Если срок уплаты прошел, а клиент не выходит на связь, достаточно просто позвонить и напомнить о зависшем обязательстве. Нередки случаи, когда партнеры действительно забыли о платеже, а бухгалтерия, например, еще не провела документы на поставку, потому не напомнила о расчете. Это самый простой случай, который не стоит принимать во внимание.

Если после вашего первого или десятого звонка-напоминания прошло время, деньги так и не поступили, а клиент не выходит на связь, нужно найти способ обсудить проблему с руководителем, главбухом или менеджером – другим должностным лицом. Возможно, они сумеют прояснить ситуацию или возьмут на себя смелость проконтролировать этот вопрос.

Важно: не бойтесь звонить, напоминать и настаивать, но делать это в корректной форме. Это ваши деньги, которые закрывают долг за поставку и нужны компании для развития. И пусть вас считают навязчивым – главное, чтобы дебиторская задолженность была закрыта как можно скорее.

Ситуация №2: у клиента нет денег, но это неточно

Еще одна распространенная ситуация: вы позвонили руководству компании-должника, и босс посетовал, точнее, наигранно признался, что испытывает временные финансовые затруднения. При этом он не уходит от обязательств и даже готов назвать сроки погашения долга. Но вы понимаете, что он вас обманывает.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Возьмите ситуацию на карандаш и проверьте, чтобы расчет поступил в указанный день. И не бойтесь еще раз позвонить должнику, если время прошло, а долг остался. Лучше пойти на разумный компромисс, а не грозить судебным взысканием. Тем более многие компании дорожат репутацией и не хотят прослыть злостными неплательщиками, а уж тем более стать участниками слушаний в суде на стороне ответчика.

Важно: не бойтесь предлагать решения, которые устроят обе стороны. Выплата долга частями, приоритетная поставка в ближайшее время (разумеется, только после погашения долга) и, возможно, небольшая скидка. Пусть клиент будет уверен, что вы настроены миролюбиво, и тогда он не захочет стать инициатором ссоры. Тем более что он — главный виновник сложившейся ситуации.

Ситуация №3: у клиента нет денег

Причина возникновения финансовой ямы не имеет значения. Главное, что «дебиторка» остается висеть на счетах вашей компании на неопределенный срок. Здесь нужно как можно раньше идти на контакт с должником:

• договоритесь о личной встрече. Такие вопросы не решают по телефону или в переписке;
• корректно уточните причину задержки. Возможно, проблема очень серьезна;
• предложите клиенту самостоятельно назвать срок, когда он сможет рассчитаться;
• если это невозможно, предлагайте решение сами: рассрочка на несколько месяцев без процентов, небольшие регулярные поставки на условиях немедленного расчета, пока основной крупный долг будет в подвешенном состоянии и т. д. Возможно, решением станет переуступка требований – механизм, когда с вами будет рассчитываться не ваш партнер, а его должник, задержавший оплату.

Важно: найдите возможность обсудить проблему лично с руководителем. Это должен быть честный разговор двух деловых людей, которые ценят свою репутацию и желают сохранить ее, не вступая в нежелательный конфликт и судебные тяжбы. Предлагайте решения и выбирайте те, что устраивают обе стороны, хотя они и могут обернуться некоторыми потерями для вашей компании.

Ситуация №4: клиенту не нравится товар или услуга. Он не может сообщить об этом, но отказывается платить

Ситуация непростая, но она тоже требует скорейшего разрешения. И чем дольше стороны будут отмалчиваться, тем сложнее будет решить вопрос с долгом и остаться партнерами. Поэтому стоит поступить так:

• выйти на связь с должником и уточнить, в чем причина задержки оплаты;
• если клиент недоволен, выслушать его и изучить все аспекты проблемы – низкое качество, просрочка, недостаточный объем поставки;
• предложить разумный компромисс – замену товара, скидку на следующую партию, какой-то другой бонус, который смягчит градус напряжения;
• после урегулирования проблемы уточнить, когда будет выполнена оплата за «проблемную» сделку.

Обратите внимание: в случае недовольства контрагента важно сохранить баланс между хорошими отношениями и выгодой для компании. Откажетесь исправить допущенную ошибку – можете потерять и долг, и заказчика. Если же проявить чрезмерную лояльность, клиент будет манипулировать вами и раз за разом выбивать выгодные для него условия вам в ущерб. Поэтому ищите компромисс, который закроет проблему здесь и сейчас, сохранит ваши деловые отношения и позволит обойтись без финансовых споров в суде.

Превентивная защита от дебиторской задолженности

Проблему неплатежей клиентов лучше предотвратить заранее, чем потом разбираться с ее последствиями. Поэтому начинайте сотрудничество с новым контрагентом с его детальной проверки. Тем более что сегодня основная информация о статусе и платежеспособности находится в открытом доступе.

• Посмотрите дату регистрации компании-партнера. Важно, чтобы она совпадала с данными, указанными в переданных вам документах для заключения договора. Компания, которая зарегистрирована несколько дней назад, требует особой осторожности – возможно, это фиктивная фирма.
• Проверьте основные показатели. Долги по налогам, крупные кредиты, многочисленные судебные иски по экономическим вопросам – явные признаки финансовых проблем в компании.
• Ознакомьтесь с отзывами других организаций, которые уже работали с потенциальным партнером. Если в них говорится, что контрагент постоянно задерживал оплату или, например, успел стать ответчиком в суде по вопросу возврата долга, возможно, стоит отказаться от сотрудничества с этой компанией.
• Если статус и финансовое положение клиента вызывают у вас сомнения, рекомендуем начать сотрудничество с ним не с крупных проектов, а с небольших сделок. Даже они помогут оценить благонадежность партнера. Чтобы было удобнее работать с контрагентами, используйте учетные системы. Если партнер рассчитывается сразу и строго соблюдает условия договора, можно постепенно наращивать обороты. Если же первая поставка превратилась в зависший долг, увеличивать масштабы сотрудничества не стоит.

Итоги: как вернуть деньги и сохранить деловые отношения с контрагентом

Зависшая дебиторская задолженность – это ощутимый ущерб для компании и неприятное ощущение обмана. Однако не спешите сразу идти в суд: от временных перебоев с финансами сегодня никто не застрахован. Правильнее будет выйти на честный разговор и вместе искать пути решения проблемы, чтобы потом вспоминать о ней как о досадном недоразумении.