Как сократить недостачи: оптимизация товарного учета в 3 шага

Оптимизация товарного учета состоит из трех неразрывных этапов:

• организация бизнес-процессов;
• автоматизация;
• контроль.

Но сначала разберемся, что такое недостачи, и по каким причинам они возникают.

Виды недостач

Недостачи – это фактическое отсутствие товаров, которые числятся в товарном учете. Недостачи возникают в следующих ситуациях:

• Недостача в пределах норм естественной убыли. Некоторые виды материально-производственных запасов и товаров теряют вес в течение срока хранения. Налоговый кодекс разрешает учитывать такие недостачи в составе расходов, принимаемых для целей налогообложения (подп. 7 п. 2 ст. 254 НК РФ). Нормы устанавливаются отраслевыми министерствами.
• Недопоставка товаров. Выявляется, когда количество товаров, указанных в товарной накладной (УПД), не соответствует фактическому. Это относится как к получению, так и к отпуску товаров.
• Некомплектность товара. Похожа на недопоставку. Возникает, когда при приемке, хранении или инвентаризации сложного изделия выясняется, что одна или несколько частей отсутствуют.
• Кражи. Недостачу можно отнести к краже, когда правоохранительные органы приняли заявление и провели расследование. Если по итогам расследования виновник найден, то стоимость украденного имущества возмещает он. Если виновник кражи не установлен, то стоимость украденного товара включается в состав расходов, принимаемых для целей налогообложения (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Отдельная группа — кражи из торговых залов самообслуживания.
• Отпуск товаров без регистрации в учете, утеря документов, подтверждающих отгрузку товара. При автоматизированном учете запись об отгрузке сохраняется в программе. Однако отсутствие товарной накладной или УПД, подписанных с обеих сторон, может служить основанием для оспаривания недобросовестным клиентом факта получения товара. Электронный документооборот поможет избежать утери документов.
• Ошибки в учете. Например, документ о приеме товара ошибочно учтен дважды или неправильно введена цена товара.
• Форс-мажор. К этой категории относятся пожары, стихийные бедствия, военные действия, забастовки и другие обстоятельства, которые делают невозможным использование или продажу товаров.

Причины возникновения недостач

Причины недостач делятся на группы:

• непреднамеренные ошибки сотрудников (человеческий фактор);
• недостаточная организация процесса приемки и отпуска товаров и их учета;
• умышленные действия сотрудников (кражи, мошенничество).

Что касается умышленных недобросовестных действий, обратим внимание на концепцию «бриллиант мошенничества», которую предложили Дэвид Вульф и Дана Хермансон. По их мнению, человек, который планирует совершить или совершает мошеннические действия, рассуждает так:

• Мотив (давление). Я хочу или у меня есть необходимость совершить мошеннические действия.
• Возможность. В системе есть слабое место, и этим может воспользоваться подходящий человек. Мошенничество возможно.
• Логическое обоснование. Я убедил себя, что такое мошенническое поведение оправдывает риски.
• Способность. У меня есть необходимые качества и способности для его осуществления. Я распознал эту конкретную возможность мошенничества и могу воплотить ее в жизнь.

Задача бизнеса: построить товарный учет таким образом, чтобы у сотрудников отсутствовали возможности для совершения непреднамеренных ошибок и преднамеренных недобросовестных действий.

Автоматизация товарного учета

При приеме товаров их необходимо пересчитать. Если позиций меньше, чем указано в накладной, приемщик составляет акт расхождения по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей. Чаще всего используется форма ТОРГ-2. Однако иногда товар при приемке пересчитать невозможно, тогда условия прописываются в договоре поставки. Дополнительно предприниматели используют видеонаблюдение, чтобы избежать спорных ситуаций.

Прием и пересчет товаров можно автоматизировать. Товарные накладные удобно добавлять в учетную систему с помощью специальных решений, например, используя сервис FASTA, или выгружать из системы ЭДО.

При заведении товарной номенклатуры в 1С вводится штрихкод. Сотрудники могут пользоваться как сканерами, так и терминалами сбора данных (ТСД). ТСД отличается от сканера тем, что имеет не только считывающее устройство, но еще экран и клавиатуру для сбора и считывания данных.

Чтобы упростить себе работу, пользователь может установить мобильное приложение DataMobile для Android, совместимое с решениями 1С. Если подключить дополнительный программный модуль, приложение можно использовать для учета маркированных товаров. Сотрудник не пересчитывает товар вручную, он просто сканирует штрихкоды. Приложение позволяет:

• принимать товары, загружая накладную автоматически с программы ЭДО и сканируя штрихкоды. По окончании процесса программа формирует список расхождений. При повторном ошибочном сканировании штрихкода программа сообщит о дублировании;
• отгружать товары без ошибок. Заказ загружается в приложение. Сборщик собирает заказ по штрихкодам;
• проводить инвентаризацию автоматизированно. Для ее проведения с использованием ТСД в 1С существует отдельная функция.

​Приложение работает не только со штрихкодами, но и RFID-метками. Такие метки являются радиочастотными, их легче считывать. Причем объект считывания не обязательно должен находиться в прямой видимости. Однако использование RFID-меток обходится бизнесу дороже. Подробнее о том, какую программу 1С выбрать для работы на складе, мы рассказали в статье.

Программное обеспечение не работает само по себе, его нужно поддерживать и контролировать. Обязательный элемент обеспечения безопасности – регулярное создание резервных копий и их сохранение на отдельном носителе. Рекомендуем использовать облачную 1С. Данные, размещенные в облаке, защищены от потери и несанкционированного доступа благодаря резервному копированию, шифрованию и современным методам защиты.

Организация бизнес-процессов

Для организации эффективной работы склада следует учесть нюансы:

• Бизнес-процессы должны быть выстроены и пошагово описаны в рабочих инструкциях.
• Каждый сотрудник должен четко знать свои полномочия и действовать в их рамках. Рекомендуем выстроить процесс таким образом, чтобы полномочия сотрудников были разделены. Если один специалист отвечает одновременно за прием и отпуск товаров, то, технически, совершить кражу ему легче. Если в цепочке задействовано несколько сотрудников, то им необходимо договориться, а это уже сложнее.
• Склад должен быть разделен на зоны. У сотрудников  не может быть доступа в те помещения, которые им не нужны для выполнения их задач. 
• Склад и товарный зал оснащаются техническими средствами контроля: видеонаблюдение, тревожная сигнализация, оповещение о несанкционированном доступе и пр.
• Товары размещаются таким образом, чтобы их было легко найти. В противном случае пропажу сложно обнаружить. Товары, которые продаются быстрее других, необходимо расположить в самых доступных местах.

Для организации эффективной работы с товаром важно соблюдать следующие этапы:

• приемка товаров,
• хранение товаров,
• передача товаров подразделениям для собственных нужд,
• отпуск товаров клиентам,
• перемещение товаров между местами хранения,
• списание неликвидных запасов.

Проблемы внедрения усовершенствованных рабочих процессов

Разработка инструкций и автоматизация процессов работы на складе не гарантируют уменьшение недостач. Работодатель может столкнуться с неприятием нововведений со стороны сотрудников, как рядовых, так и тех, которые занимают заметные посты в иерархии организации. В этом случае усовершенствованные рабочие процессы следует внедрять постепенно.

Чтобы повысить лояльность сотрудников, можно ввести поощрение для персонала за выполнение рабочих процедур, например, доплачивать к окладу ежемесячный или ежеквартальный бонус. Параллельно нужно разработать комплекс контрольных мероприятий. По итогам проверок, в том числе внезапных, следует выявлять виновных лиц и вводить санкции.

1C: Управление торговлей

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Контрольные мероприятия

Стандартная контрольная процедура – это инвентаризация. Она проводится в обязательном порядке:

• при составлении годовой бухгалтерской отчетности;
• при передаче (возврате) активов бизнеса в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при их отчуждении;
• при смене материально ответственного работника;
• при смене руководителя коллектива, при выбытии из коллектива больше половины сотрудников, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива при коллективной материальной ответственности;
• при установлении факта утраты или порчи активов;
• в случае форс-мажорного события;
• при реорганизации компании, кроме реорганизации в форме преобразования;
• при ликвидации организации (п. 15 ФСБУ 28/2023).

Однако это не означает, что инвентаризацию в иных случаях проводить нельзя. Ее можно проводить и чаще, а также внедрить в практику частичную инвентаризацию по определенным критериям, например, по товарным группам. Высокую эффективность показывают проверки внутреннего контроля по соблюдению рабочих инструкций.

Кроме того, следует регулярно анализировать причины возникновения недостач, выявлять причины их возникновения и корректировать рабочие процессы с учетом новых обстоятельств, чтобы избежать повторения потерь в будущем.

Видеонаблюдение

Отдельно поговорим о видеонаблюдении. После установки камер нужно проверить:

• нет ли слепых зон на участке;
• качество изображения;
• сохранение записей на жестком диске или в облаке.

Ошибки в процессе установки камер могут иметь негативные последствия.

Пример 1. Из кассы, доступ к которой имеют три сотрудника, пропали деньги. По инструкции деньги в кассу поступают автоматически, пересчитываются под камерой, а затем отправляются в сейф. При анализе происшествия выяснилось, что процесс пересчета денег в обзор видеокамеры не попадает. Виновного найти не удалось.

Пример 2. Кассир магазина работает первый день. К нему, по его словам, подошли двое и, угрожая пистолетом, потребовали отдать деньги из кассы. Сотрудник забыл о тревожной кнопке и сообщил о краже только после того, как грабители покинули магазин.

При анализе ситуации выяснилось, что видеокамера на кассе зафиксировала только руки человека, взявшего деньги. Видеокамера на выходе не работала. Полиция отказалась принимать заявление о краже, так как кассир не смог сообщить никаких примет грабителей. Факт угрозы сотруднику оружием не установлен и не опровергнут. Виновный не найден.

Вывод: применение технических средств требует отдельного регулярного контроля.

Кражи из торговых залов самообслуживания

Отдельная причина недостач – кражи из торгового зала самообслуживания. Такие кражи совершаются регулярно, и полностью их предотвратить нельзя. Возникает вопрос, можно ли списать стоимость украденных товаров в расходы, принимаемые для целей налогообложения, если отсутствуют документы о расследовании хищения органами МВД.

​В решении ВАС от 04.12.2013 № ВАС-13048/13 и в определении Конституционного суда от 24.09.2012 № 1543-О сделаны выводы, что запрет на учет таких расходов в составе принимаемых для целей налогообложения в Налоговом кодексе отсутствует. То есть это возможно, но налогоплательщик должен обосновать их экономическую целесообразность и подтвердить документально.

В письме от 05.02.2024 № СД-2-3/1529 ФНС подтвердила, что придерживается такой же точки зрения. Однако ответ на вопрос, какие именно документы могут подтвердить кражи из торгового зала, отсутствует. Если налогоплательщик хочет отстоять свое право на учет таких расходов, то он должен осознавать, что его решение несет в себе серьезный налоговый риск. В этом случае следует разработать собственный пакет документов и быть готовым отстаивать свою точку зрения в суде.

В то же время налогоплательщик должен тщательно документировать процесс списания товарных остатков по любым причинам, в частности, разделять списание позиций из-за недостач и товаров, пришедших в негодность по истечении срока хранения.

Списание недостач несет в себе не только финансовый, но и налоговый риск. Налоговая инспекция может попытаться переквалифицировать недостачи в безвозмездную передачу товаров, начислить с суммы недостач налог на прибыль и НДС. Поэтому сокращение недостач — важный фактор успешности бизнеса и необходимо относится к этой проблеме максимально ответственно.