Совмещение по правилам: как оформить совместителей в 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП

В условиях инфляции и постоянного роста цен многие граждане выбрали совместительство – занятость одновременно у двух и более работодателей. Оформление таких сотрудников нередко вызывает у бухгалтера множество вопросов. 

Регулирование совместительства

Трудовой кодекс (ТК РФ) позволяет сотрудникам в свободное время выполнять другую работу, заключив еще один трудовой договор. Это может быть:

• занятость у основного работодателя. Внутреннее совместительство, когда один и тот же специалист работает на нескольких должностях;
• занятость у другого работодателя. Внешнее совместительство, когда сотрудник работает по другому графику, отличному от режима основной работы.

Оформлению совместителей и регулированию их трудовых обязанностей посвящена глава 44 ТК РФ и статья 276 ТК РФ, а также некоторые другие законодательные акты. Согласно их положениям:

• количество работодателей для одного специалиста не ограничивается;
• с каждым «дополнительным» работодателем заключается отдельный трудовой договор, где должна быть отметка о совместительстве;
• для некоторых категорий работников действуют ограничения на их труд в качестве совместителей. Например, для руководителей, которые могут трудоустраиваться в качестве совместителей к другому нанимателю только при наличии разрешения собственника «основного» предприятия.

Запись о новом месте работы и совместительстве из 1С:ЗУП в трудовую книжку переносят по желанию сотрудника. Если отметку делают в бухгалтерии по основному месту работы, специалист должен предоставить документ, подтверждающий работу по совместительству. Это может быть копия приказа о приеме на работу, справка с дополнительного места работы и т. д.

Как оформить совместителей в 1С: требования учетной политики

Работать с совместителями можно в 1С:ЗУП и в «1С:Бухгалтерия». Подробнее о том, как выбрать 1С для учета зарплаты и кадров мы рассказали здесь. На первом этапе оформления и учета совместителей в 1С:ЗУП зайдите в «Настройки» программы, выберите «Кадровый учет» и установите галочку возле опции «Используется работа по неполной ставке».

Для внешнего сотрудника-совместителя в справочнике учетной базы 1С «Физические лица» создайте новый документ. Далее на вкладке «История работы» выберите «Новое место работы», чтобы на экране появилось окно для записи нового сотрудника. При этом повторно вносить его основные данные не требуется: они автоматически будут перенесены из основной записи о штатном специалисте. После того как запись сделана, ее необходимо сохранить и перейти к оформлению новой учетной записи по кнопке «Принять на работу».

В новом документе «Прием на работу» заполните поля «Подразделение» и «Должность». Укажите точное наименование должности совместителя. В поле «Вид занятости» выберите «Внешнее совместительство». В справочнике «Графики работы сотрудников» нужно создать график на частичную ставку для совместительства. Затем в поле «График работы» выберите и укажите только что созданный вариант графика работы.

Обратите внимание: если на работу принимается внутренний совместитель, т. е. «свой» сотрудник, который будет выполнять дополнительные профессиональные обязанности, создавать в справочнике «Физические лица» отдельную запись на установленное приказом совмещение должностей в 1С не нужно. В данном случае следует только «создать» и заполнить данные на нового сотрудника, которые будут привязаны к тому же физическому лицу, как и ранее заполненная карточка с записью о трудоустройстве на основное место работы.

Формирование новой записи автоматизировано. Введите первые буквы ФИО, нажмите Enter и программа покажет на экране сообщение, что в базе найден человек с похожими данными. Если это совместитель, нужно согласиться, кликнув на кнопку «Да, это тот, кто мне нужен», после чего данные автоматически подтянутся с основной карточки. Нажмите «Записать и закрыть», чтобы сохраните запись.

Далее необходимо оформить документ «Прием на работу». Вид занятости здесь заполнится автоматически – будет выбрано и указано «Внутреннее совместительство». Прочие данные — подразделение, должность, уровень ставок, рабочий график — нужно заполнить вручную.

Если все действия по оформлению совместительства 1С:ЗУП или в «1С:Бухгалтерия» выполнены верно, на одно физическое лицо в системе 1С появятся две идентичные записи. Но в них будет указан разный вид занятости. При этом в основном справочнике «Физические лица» будет лишь одна запись об одном физлице, привязанная к сотруднику-совместителю.

Как оформить совмещение в 1С:ЗУП

От работы по совместительству следует отличать труд по совмещению. Так называется форма трудовых отношений, где один и тот же специалист принимает на себя дополнительные обязанности и выполняет их в течение рабочего дня, а не в свободное время. Такая работа оформляется дополнительным соглашением к основному трудовому договору, где прописываются вторая должность, особенности совмещения и условия его оплаты.

1C: Управление нашей фирмой

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Совмещение должностей требует несложной настройки учетной программы. Перейдите в раздел «Настройки», выберите «Расчет зарплаты», затем пункт «Настройка состава начислений и удержаний». Откройте «Прочие начисления» и отметьте галочкой «Совмещение, временное исполнение обязанностей».

Чтобы оформить труд штатного специалиста в рамках совмещения, нужно составить на его имя документ «Совмещение должностей». Для этого из меню «Кадры» зайдите в «Все кадровые документы», кликните на «Создать» и выберите «Совмещение должностей».

В зависимости от формы совмещения в учетной системе 1С можно выбрать один из следующих вариантов:

• исполнение обязанностей одного из сотрудников;
• расширение зоны обслуживания в рамках своей или дополнительной профессии;
• совмещение должностей (профессий).

В первом случае необходимо выбрать отсутствующего на рабочем месте специалиста, обязанности которого временно возложили на совместителя. Перенести данные можно из документа, подтверждающего временное отсутствие. Например, из электронного больничного листа или из записи об отпуске.

Доплата в таком случае рассчитывается одним из следующих способов:

• % от ФОТ сотрудника, который замещает отсутствующее лицо;
• % от ФОТ специалиста, отсутствующего на работе;
• разница ФОТ.

Если вы выбрали расширение зон обслуживания, новые трудовые обязанности выполняются в рамках той же должности, по которой сотрудник уже работает в компании. Единственный доступный вариант доначисления заработной платы здесь – процент от ФОТ совмещающего сотрудника.

При выборе опции «Совмещение должностей (профессий)» в карточке нужно указать точное наименование должности, которую будет совмещать сотрудник с основной деятельностью. Здесь предусмотрено несколько вариантов начисления доплаты так же, как и для опции «Исполнение обязанностей сотрудника». Единственное: вместо ставки отсутствующего специалиста применяют тариф замещающей должности.

Доплата за совмещение начинает действовать с определенной даты. Поэтому в новой записи следует указать день, в который было оформлено соглашение к основному трудовому договору. Период окончания совмещения может быть известен: в этом случае нужно выбрать конкретный день. Если же длительность совмещения не ограничена, конечную дату не проставляют, доплата начисляется вплоть до момента ее отмены, когда соглашение о совмещении перестает действовать.

Чтобы приостановить начисление доплаты, создайте документ «Отмена совмещения». Для этого из меню «Кадры» нужно перейти в «Изменение оплаты сотрудников». Здесь нажмите «Создать» и укажите «Отмена совмещения». Альтернативный вариант: из меню «Кадры» перейти в пункт «Все кадровые документы», кликнуть «Создать» и открыть документ «Отмена совмещения». Такой же документ можно сформировать, если в карточке совместителя указана конечная дата действия соглашения, но дополнительные обязанности специалиста решено аннулировать до наступления указанного срока.

Заключение

Правильное оформление совместительства и совмещения – возможность обеспечить корректное начисление заработной платы, больничного и отпуска, а также способ избежать штрафов за нарушение положений ТК. Поэтому обязательно возьмите этот вопрос на особый контроль, тем более что в системе 1С не требуется сложная перенастройка, а создание новых учетных записей осуществляется в несколько кликов.