Больничный в 1С:ЗУП — новые правила расчета

Начисление больничных за период вынужденного отсутствия на рабочем месте по болезни — настоящая головоломка даже для опытного бухгалтера. Тем более что алгоритм расчетов постоянно меняется, требуя от специалистов отдела учета держать руку на пульсе законодательных реформ.

В 2024 году были введены новые правила, касающиеся оформления электронных больничных листов. В связи с этим структура их подачи и обработки претерпела некоторые изменения. Цель корректировок – сделать оформление документа проще и для работника, и для работодателя. Чтобы упростить себе работу, оформите больничный лист в программе 1С. Например, больничный в 1С:ЗУП можно зарегистрировать документом «Больничный лист», что обеспечивает прозрачность и высокую точность расчетов.

В соответствии с приказом от 12 января 2024 года №9 с 3 мая 2024 года начали действовать единые стандарты обмена электронной информацией между работодателями и Социальном фондом РФ для быстрого начисления и выплаты разных видов социальных пособий.

В перечень входят выплаты:

• при временной утрате трудоспособности;
• при общей утрате трудоспособности;
• по беременности и родам;
• при временной утрате трудоспособности вследствие несчастного случая или профессионального заболевания.

Исключения по обмену информацией действуют в отношении лиц, чьи личные данные подпадают под понятие государственной тайны или под действие особых мер государственной защиты. Для них предусмотрено оформление больничных листов в бумажном виде, а действие правил по использованию личной информации и обработке персональных данных (положения Федерального закона от 29 декабря 2006 года No 255-ФЗ) на них не распространяется.

Какие изменения произошли в подаче, обработке и начислении больничного

Согласно правилам расчета больничного в 2024 году:

• сотрудник не обязан лично вручать работодателю больничный лист. Информация о начислении автоматически поступает в систему, и бухгалтерия получает соответствующее уведомление прямо в 1С:ЗУП;
• одновременно вся необходимая информация загружается в базу учета, что позволяет сразу произвести все начисления и исключить ошибки в ходе расчетов;
• статус обработки больничного можно отслеживать в режиме реального времени. Это позволяет своевременно осуществлять необходимые корректировки и менять схему учета согласно действующим законодательным требованиям.

Что касается начисления и распределения компенсации, сейчас действует следующий механизм:

1. За первые три дня отсутствия на рабочем месте после заболевания или получения травмы все расходы несет работодатель.
2. С четвертого дня и до момента выхода на работу затраты на выплату больничного несет Социальный фонд.

Важно: в некоторых случаях расходы ложатся на Фонд в полном объеме, начиная с первого дня отсутствия. Это лечение в санатории, протезирование, уход за больным ребенком, нахождение на карантине и некоторые другие случаи. Кроме того, получение денежных средств за счет СФР предусмотрено в случае, если сотрудник уволился и заболел в течение 30 дней с этой даты, не успев трудоустроиться на новое место работы. Размер выплаты составляет 60% среднего оклада во время болезни независимо от продолжительности страхового стажа.

При оформлении больничного листа в 1С принимают во внимание двухлетний расчетный период, предшествующий году, в течение которого у сотрудника наступила временная нетрудоспособность. Для начисления больничного в 2024 году бухгалтеру следует использовать данные за 2022 и 2023 годы. Если в течение указанного времени работник находился в декрете или в отпуске по уходу за ребенком, по его желанию можно использовать для начисления больничного другие годы. Это очень удобно, поскольку расчетная сумма больничного пособия за «полные» годы работы будет выше.

Расчет больничных в 1С:ЗУП

В программе 1С:ЗУП («1С:Зарплата и управление персоналом») собраны отчеты и кадровые документы, необходимые для начисления и расчета заработной платы, больничных, отпускных и других платежей.

• Автоматизация расчетов

Для начисления больничного используются сведения, указанные в электронном бланке. Информацию не нужно вносить вручную: достаточно запросить данные из СФР.

• Прозрачность расчетов

Благодаря переносу данных в 1С:ЗУП работник сможет самостоятельно отслеживать статус больничного листа и сумму выплат через личный кабинет на Госуслугах. Это снижает нагрузку на бухгалтерию и избавляет персонал от необходимости подолгу добиваться положенных выплат.

• Учет всех правил начисления

Автоматизация позволяет учитывать при расчете все факторы, влияющие на итоговую сумму больничного. Это стаж работы, средний заработок за два последних календарных года, прочие важные моменты.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

• Оптимизация работы учетного отдела

Автоматизация и обмен данными с государственными фондами снижают нагрузку на сотрудников бухгалтерии. Количество рутинных и трудозатратных процессов снижается, и специалисты могут потратить больше времени на решение важных задач: оптимизацию учета, изучение новых требований законодательства и т. д.

Конфигурация 1С:ЗУП совместима с другими продуктами 1С и может без ограничений использоваться на предприятиях, где численность персонала составляет несколько десятков человек.

Как сформировать больничный в 1С:ЗУП

Расчет больничного в 1С:ЗУП осуществляется с учетом ряда обязательных требований. После закрытия нового листа нетрудоспособности в медицинском учреждении работодатель в течение 72 часов должен предоставить всю необходимую информацию в Социальный фонд. Это важно для быстрого и правильного начисления выплаты по временной нетрудоспособности и расчета с сотрудником.

Перед отправкой информации в Фонд электронный больничный лист должен быть зарегистрирован в учетной системе компании-работодателя. Сделать это можно следующим образом:

• Документ формируется автоматически. Нажмите кнопку «Получить из ФСС», чтобы загрузить данные. Программа самостоятельно выполнит сверку за период и запустит процесс создания нового бланка.
• Если сотрудник передал больничный в бумажном виде, введите данные вручную. Подробную инструкцию, как заполнить больничный лист в 1С:ЗУП вы найдете здесь.
• На основе имеющихся данных в учетную базу будут перенесены причина и продолжительность больничного. Проверьте, что информация указана верно, чтобы избежать расхождений со сведениями ФСС.
• Если в базе уже есть сведения о стаже работника за последние 2 года, включая данные от предыдущих работодателей, расчет стажа будет выполнен в автоматическом режиме. Иначе рассчитайте его с даты начала работы в компании без учета стажа на других местах работы.

На вкладке «Главное» поставьте все нужные отметки. Например, если этот больничный лист является продолжением ранее оформленного документа. Укажите доходы с предыдущего места трудоустройства, если выполняется доначисление до размера среднего заработка. Добавьте причину ухода на больничный, условия для начисления и известные случаи нарушения режима.

Данные для подраздела «Средний заработок» подтягиваются автоматически: используется информация, введенная в учетную базу. На вкладке «Оплата» период устанавливается системой, но его можно изменить по своему усмотрению.

В поле «Процент оплаты» указана та часть заработной платы, которая выплачивается с учетом стажа работника и причин временной нетрудоспособности. В разделе «Начисления» можно увидеть предварительную расчетную сумму пособия. Обязательно проверьте все автоматически заполненные поля документа, чтобы при необходимости исправить их с учетом законодательных требований.

Важно: для окончательной сверки распечатайте документ и еще раз уточните правильность указанных сведений. Если все в порядке, отправьте электронный бланк через СЭДО в Социальный фонд, создав «Исходящее сообщение о случае страхования в ФСС РФ».

После отправки данных о новом больничном листе сотрудники отдела учета могут распечатать все первичные и подтверждающие документы для внутреннего учета или предоставления по требованию контролирующих органов. Если спустя некоторое время обнаружена ошибка, выполните корректировку начисления и подайте в СФР исправленную версию бланка.

Какие ошибки часто допускают при начислении больничного

Наиболее распространенные ошибки при введении данных по больничному листу:

• неправильные даты начала и окончания периода начисления пособия. В результате сумма больничного рассчитывается некорректно;
• отсутствуют данные о трудовом стаже. Это также искажает итоговую сумму к выплате;
• неполные данные о доходе за период начисления. Сумма пособия может быть занижена;
• начисление по устаревшим требованиям, если программу вовремя не обновили согласно изменениям в законодательстве.

Все перечисленные моменты требуют дополнительной проверки перед отправкой сведений в СФР.

Больничный в 1С:ЗУП — итоги

Оформление больничного листа в 1С:ЗУП осуществляется на основании данных Фонда социального страхования. В обязанности бухгалтера входит заполнение отдельных реквизитов и сверка данных. При обнаружении ошибок следует как можно скорее внести корректировки, выполнить доначисление или удержание и подать исправленный документ в СФР.