Неиспользованные отгулы: платить или нет при увольнении? Разбираемся с законом

Изменения законодательства в 2025 году затрагивают различные трудовые нормы. Подробнее о нововведениях читайте в статье: ​​​«Как автоматизировать расчет зарплаты с учетом новых требований законодательства»​. Сегодня мы подробно рассмотрим, какие правила вступили в силу с 1 марта 2025 года в отношении компенсации за неиспользованные отгулы при увольнении. ​

Компенсация при увольнении: изменения в Трудовом кодексе с марта 2025 года

Внесенные в законодательство страны изменения основаны на постановлении Конституционного суда РФ от 12 июня 2023 года (№ 56-П), в котором указано, что неиспользованные отгулы должны обязательно компенсироваться. Это требование касается случаев, когда сотрудник не воспользовался отгулами до увольнения. Такое постановление стало стимулом для более строгого контроля за учетом рабочего времени со стороны работодателей.

Судебная практика показала, что ранее работодатель не был обязан оплачивать такие неиспользованные отгулы, если сотрудник выбирал день отдыха вместо двойной оплаты за работу в выходной и не использовал его до увольнения. Однако Конституционный суд постановил, что это нарушает права работников, ставит их в менее выгодное положение по сравнению с теми, кто получил двойную оплату за работу в праздничный день. Изменения в статье 153 Трудового кодекса РФ (в рамках Федерального закона № 339-ФЗ от 30.09.2024 г.) позволили пересмотреть подход к труду в выходные и праздничные дни.

Ранее существовали две схемы: либо сотрудник получал двойную оплату за работу в выходной день, либо выбирал день отдыха, за который ему выплачивали стандартную зарплату. Проблема возникла в том, что если сотрудник выбирал отдых, но не воспользовался им до увольнения, то отгул «сгорал», и последствия за неуплату таких неиспользованных дней не предусматривались.

В 2025 году ситуация изменилась: теперь, если сотрудник не воспользовался отгулом до увольнения, работодатель обязан компенсировать разницу между суммой, которую сотрудник получил за день отдыха по стандартной ставке, и суммой, которую он мог бы получить, если бы выбрал двойную оплату за работу в выходной день.

Как правильно учитывать и компенсировать неиспользованные отгулы при увольнении

С учетом новых изменений в законодательстве ситуация с компенсацией неиспользованных отгулов при увольнении стала более понятной. Сотрудник может использовать свой отгул за работу в выходной день в течение года. Если он так и не воспользовался отгулом, его можно добавить к основному отпуску, чтобы увеличить продолжительность отдыха.

При этом отпускные рассчитываются с учетом всех дней отдыха, включая те, которые были выбраны вместо дополнительной оплаты за работу в выходной день. Но если в процессе трудовой деятельности сотрудник не выбрал все дни отдыха, то такие дни больше не сгорают: их необходимо компенсировать при увольнении.

Пример: предположим, работник отработал 23 февраля, выбрал отгул и получил 4000 руб. вместо дополнительной оплаты (8000 руб.). Если сотрудник не воспользовался этим отгулом, работодатель должен компенсировать ему разницу в 4000 руб. при увольнении.

Новые правила – шаг в сторону защиты прав сторон. Но для работодателей это, конечно, не просто новые обязанности, а целый пласт, требующий внимания и корректировок.

Кадровые вопросы: как работать с накопленными отгулами до марта 2025 года

Важно помнить, что новые изменения не имеют обратной силы. Логично, что отгулы, накопленные до 1 марта 2025 года, могут быть компенсированы в соответствии с нормами, действующими до вступления в силу изменений. Работодатель может предложить таким сотрудникам взять накопленные дни отдыха или добавить дополнительные дни к отпуску по старым правилам. Но есть и другой путь — компенсировать отгулы при увольнении, как предусмотрено новыми положениями Трудового кодекса.

В 153-ФЗ ТК РФ ничего не сказано о таких днях отдыха, поэтому трактование у работодателя, трудового инспектора, судьи может быть разным, пока не сложится четкая правоприменительная практика.

Новые правила компенсации при увольнении: что нужно сделать и знать работодателю

• Рекомендуем обновить локальные нормативные акты, чтобы в документах компании точно отражались все изменения в законодательстве. Это нужно не только для того, чтобы идти в ногу со временем, но и чтобы избежать недоразумений или судебного разбирательства в будущем.
• Важно организовать строгий учет предоставленных и неиспользованных отгулов. На первый взгляд может показаться, что это просто бумажная рутина. Но если внимательно следить за накопленными днями, то можно избежать путаницы и создать гармоничную систему, где каждый сотрудник будет уверен, что его права соблюдаются. Такие меры помогают планировать график работы и выплат сотрудникам.
• Необходимо учитывать, что компенсация — не просто деньги, которые работодатель может отдать «по желанию». Это разница между тем, сколько было оплачено за работу в выходной день (одинарная оплата) и тем, сколько было бы выплачено по закону (двойная оплата за работу в выходной или праздничный день).
• Необходимо учесть, что использовать отгул согласно ст. 153 ТК РФ сотрудник может в течение года. Но это не лишает работника права на выплаты за неиспользованные дни отдыха при увольнении, даже если сотрудник не выбрал повышенную оплату за работу в выходной день сразу.
• Следует провести разъяснительную беседу с работниками. Сотрудники должны понимать, что  компенсация — это не замена за «все упущенные дни отдыха», а лишь выплата за дни, которые не были использованы. Компенсация выплачивается только в момент увольнения. В течение трудовой деятельности такие выплаты получить нельзя, если сотрудник не выбрал двойную оплату сразу вместо отгула.

Важно помнить: компенсация за отгулы — это не выходное пособие, она учитывается при расчете НДФЛ. Подробнее о том как оптимизировать налоги и сократить нагрузку в 2025 году, мы рассказали в статье.​

Работодатель должен не только соблюдать права работников, но и адаптировать свою внутреннюю документацию, своевременно информировать сотрудников, чтобы новые нормы не вызвали вопросов и, что важно, не подвели самого работодателя в самый неподходящий момент.

1С: Зарплата и управление персоналом

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Важно уже сейчас следить за тем, чтобы сотрудники использовали все положенные отгулы. Лучше всего заранее рассказать команде о новых положениях. Чем больше будет прозрачности при общении с сотрудниками, тем меньше шансов, что в будущем возникнут неприятные споры.

С учетом того, что законодательство меняется, а в расчетах с работниками постоянно необходимо учитывать множество мелких деталей, компаниям не обойтись без автоматизации. Использование систем 1С поможет снизить нагрузку на бизнес и ответственных сотрудников.

Компенсация отгулов при увольнении: что включить в ЛНА

Давайте начнем с того, что никакие требования в Трудовом кодексе не обязывают работодателей немедленно вносить изменения в локальные нормативные акты (ЛНА) в связи с новыми правилами компенсации отгулов при увольнении. Однако, как говорится, «лучше предотвратить, чем исправлять». Чтобы избежать возможных недоразумений или сложных ситуаций с проверяющими инстанциями или судами, разумно будет внести эти изменения в ЛНА, особенно если организация хочет исключить возможное недопонимание.

Итак, что же стоит включить в ЛНА, чтобы все было прозрачно? Вот несколько рекомендаций, которые помогут держать ситуацию под контролем:

1. Определите порядок расчета в случае, если сотрудник решит воспользоваться отгулом вместо повышенной оплаты за работу в выходной или праздничный день. Важно правильно учитывать эту замену в расчете за текущий месяц.
2. Зафиксируйте в актах правило, что когда сотрудник решает воспользоваться отгулом вместо двойной оплаты, он должен заранее проинформировать работодателя о своих намерениях в письменной форме и указать сроки. Такая информация позволяет работодателю заранее учесть эти изменения в графиках и расчетах.
3. Важно в ЛНА правильно определить, как будет осуществляться компенсация за неиспользованные отгулы. А также порядок расчета, если право на эти отгулы возникло до принятия новых норм 1 марта 2025 года.
4. Определите в локальных актах, кто контролирует использование отгулов в течение года.
5. Установите порядок информирования сотрудников о сроках истечения неиспользованных отгулов. Это необходимо для того, чтобы работник мог вовремя воспользоваться своим правом на отдых.

Если вы не внесете изменения в ЛНА, это не будет квалифицироваться как нарушение законодательства. Однако, не обновив документы, организация может столкнуться с юридическими рисками в случае спорных ситуаций. Своевременная корректировка внутренних документов поможет избежать ненужных сложностей и обеспечит правовую защиту компании в случае судебного разбирательства.

Расчет при увольнении: преимущества автоматизации для бизнеса

Для эффективного управления кадровыми вопросами и дальнейшего расчета выплат за неиспользованные отгулы бизнесу необходимы инструменты автоматизации. Сервисы из Маркет42 упрощают процесс учета рабочего времени, включая отслеживание отгулов и других выплат. Это помогает не только снизить нагрузку на бухгалтеров, но и избежать юридических рисков, связанных с нарушением трудового законодательства.

Предложенные решения предоставляют модульную систему для автоматизации, которая обеспечивает точность и соответствие действующему законодательству. Эти инструменты подходят для стартапов, малых и средних, а также крупных предприятий.

Плюсы и минусы новой схемы расчета отгулов

Новая система расчета за неиспользованные отгулы при увольнении имеет как положительные, так и отрицательные стороны. Рассмотрим их более детально.

Преимущества:

• простота. Система расчета проста и понятна для всех сторон. Она не требует сложной компиляции и лишней бумажной работы;
• гибкость. Работник получает свободу выбора и при этом не рискует, что потеряет накопленные дни отдыха без компенсации при увольнении;
• законность. Процедура соответствует нормам Трудового кодекса, что обеспечивает защиту прав сторон;
• удобство для бухгалтерии. Система расчетов становится более прозрачной, что приводит к упрощению процесса расчета заработной платы.

Недостатки:

• ресурсоемкость. В компаниях с большим количеством праздничных дней процесс учета отгулов может стать сложным, требующим дополнительных временных затрат;
• неравномерная нагрузка на персонал. Если большинство сотрудников решают брать отгулы в одинаковые дни, это может привести к нехватке кадров в моменты повышенной нагрузки;
• не учитываются особенности отраслей. Например, в сфере непрерывного производства такая схема может быть менее удобной, так как требует более гибкого подхода к планированию работы.

Новые изменения в законе об увольнении, конечно, хороши, особенно для малых компаний с простой системой учета рабочего времени. Однако для крупных предприятий с более сложной организацией труда и большим штатом такой подход может вызвать сложности и оказаться непростыми, поскольку требуются дополнительные ресурсы для контроля отгулов. В таких случаях используются системы автоматизации, которые помогут вести учет и расчет компенсаций.