Как автоматизировать расчет зарплаты с учетом новых требований законодательства

В 2025 году вступили в силу важные нововведения: увеличен МРОТ, введена прогрессивная шкала НДФЛ, обновлены налоговые вычеты и проведена индексация пособий. Автоматизация, особенно с использованием 1С, помогает компаниям быстро адаптироваться к изменениям, исключить просчеты и оптимизировать расчет зарплаты.

Автоматизация расчета зарплаты: когда бухгалтерия станет комфортной

Раньше расчет зарплаты в компаниях выглядел громоздко: таблицы, бумажки, пересчет вручную, а потом – вишенка на торте – ошибки, недовольные сотрудники и штрафы от налоговой. Теперь все иначе. Законодательство меняется настолько стремительно, что старые методы просто не выдерживают темпа.

Что имеем? Новые требования по расчету НДФЛ, обязательные электронные трудовые, ужесточение контроля за выплатами. Все это превращает бухгалтера в человека, который должен следить за десятками нововведений и еще успевать вовремя выплачивать зарплату. Тут без автоматизации – как без навигатора в незнакомом городе: можно, конечно, ехать по старинке, но вероятность потеряться сильно увеличивается.

Ключевые изменения в трудовом законодательстве 2025 года: что важно знать бизнесу

Сотрудники бухгалтерии постоянно изучают и осваивают что-то новое: законы, лимиты, штрафы. 2025-й год не стал исключением: правила игры снова поменялись, особенно в части зарплат. Чтобы не утонуть в корректировках НДФЛ, больничных и отгулов, важно держать руку на пульсе. Давайте разберемся, что изменилось.

МРОТ вырос — зарплаты тоже

С 1 января 2025 года минимальный размер оплаты труда (МРОТ) увеличен до 22 440 руб. (Федеральный закон № 548-ФЗ). Работодатели обязаны учитывать это при расчете зарплат, иначе грозят штрафы. В регионах цифра может быть еще выше — местные власти вправе устанавливать свои значения.

Что это значит на практике? Например, если зарплата работника ниже установленного минимума, ее придется пересчитать. Важно также помнить, что МРОТ влияет на расчет больничных и отпускных. Часть изменений внесена в нормативные документы, например:

• Федеральный закон «О внесении изменения в статью 152 Трудового кодекса Российской Федерации» от 22.04.2024 N 91-ФЗ;
• Федеральный закон от 27.11.2023 N 548-ФЗ «О внесении изменений в статью 1 Федерального закона «О минимальном размере оплаты труда» и признании утратившими силу статей 2 и 3 Федерального закона «О внесении изменений в статью 1 Федерального закона «О минимальном размере оплаты труда» и о приостановлении действия ее отдельных положений».

Больничные, отгулы и наставники: что поменялось

Увеличение МРОТ повлияло на размер пособий по временной нетрудоспособности. В 2025 году максимальная сумма больничного выросла до 5673,97 руб. в день. Но сколько составит выплата, зависит от двух факторов — стажа и зарплаты:

• если стаж больше 8 лет, вам выплатят 100% среднего дохода, но не больше 172 288 руб. в месяц;
• при стаже от 5 до 8 лет — 80% от среднего заработка;
• если стаж меньше 5 лет — выплатят 60%.

Для расчета берут средний доход за последние два года. Если он оказался ниже МРОТ или стаж меньше шести месяцев, пособие рассчитывают от минимального размера оплаты труда. Работодатель  оплачивает первые три дня, остальное компенсирует Социальный фонд России (СФР). Также выросли предельные базы для начисления страховых взносов.

При увольнении сотрудника компания обязана выплатить компенсацию за все накопленные отгулы (если работник выходил в праздники или сверхурочно). Раньше этот момент регулировался разными локальными актами, теперь порядок закреплен законом.

Наставничество возможно только с письменного согласия сотрудника. Причем это не благотворительность — за наставничество полагается дополнительная оплата.

Прогрессивная шкала НДФЛ: расчет НДФЛ в 2025 году

С 2025 года Россия окончательно переходит на прогрессивную шкалу НДФЛ (п. 6 ст. 210, п. 1.1 ст. 224 НК РФ). Теперь налог на доходы физических лиц рассчитывается так:

• 13% — с доходов до 2,4 млн руб. в год;
• 15% — с доходов от 2,4 до 5 млн руб.;
• 18% — с доходов от 5 до 20 млн руб.;
• 20% — с доходов от 20 до 50 млн руб.;
• 22% — если доход превышает 50 млн руб.;

Отдельные условия действуют для работников Крайнего Севера и приравненных территорий: на районные коэффициенты и процентные надбавки применяются ставки 13% и 15%.

Что это значит? Если раньше большинство платило стандартные 13%, теперь состоятельные граждане отдадут в казну больше. Особенно это коснется предпринимателей, топ-менеджеров и IT-специалистов с высокими доходами. Подробнее о том, как оптимизировать налоги, рассказали в этой статье.

1С: Зарплата и управление персоналом

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Изменения в правилах расчета заработной платы: сравнение с прежними условиями

Новые требования законодательства меняют подход к расчету заработной платы. Ранее компании могли самостоятельно определять методы вычисления бонусов и доплат, часто с помощью упрощенных алгоритмов и коэффициентов. Такая гибкость, с одной стороны, позволяла настраивать систему расчета под особенности бизнеса, но с другой — увеличивала риски ошибок в расчетах.

Согласно новым нормативно-правовым актам, изменения коснулись нескольких ключевых аспектов:

• Строгая унификация расчетных алгоритмов. Раньше многие организации рассчитывали доплаты и бонусы по индивидуальным схемам. Теперь же законодательство требует, чтобы все составляющие зарплаты, включая бонусы, доплаты и т. д., рассчитывались на основе единого принципа. Для расчета сверхурочных учитывается не только оклад сотрудника, но и все компенсационные и стимулирующие выплаты, которые выплачиваются ежемесячно (Федеральный закон от 22.04.2024 № 91-ФЗ). Ранее в статье 152 ТК РФ не было четкого указания, с какой базы учитывать переработки — только с оклада или с полной заработной платы. Это часто приводило к тому, что работники получали за сверхурочные часы меньше, чем за обычные рабочие часы.
• Обязательный учет дополнительных налоговых счетов. Ранее налоговые отчеты можно было составлять по упрощенной схеме налогообложения или вообще игнорировать некоторые выплаты. Теперь же новые требования обязывают учитывать все выплаты, что помогает избежать ошибок в расчетах и уменьшить риск недоплаты или необходимости перерасчета.
• Изменения в правилах электронного документооборота. С 5 февраля 2025 года вступили в силу изменения, касающиеся порядка получения электронных документов от ФНС для ИП и компаний.

​Основные изменения:​

1. Отмена обязательной передачи квитанции при получении требований или уведомлений от налоговой. Ранее плательщики должны были отправлять квитанцию о принятии документа в ответ на требование, уведомление или вызов в инспекцию, иначе налоговики могли заблокировать счет. С 5 февраля эта обязанность отменяется.
2. Срок получения документов по ТКС. Теперь документ, отправленный ФНС, считается полученным на шестой день с даты отправки, указанной в подтверждении от налоговой. Подтверждение даты отправки передаст оператор ЭДО.

Звучит как благо, но есть нюанс: отслеживать все изменения вручную — неблагодарное занятие. Законодательство не просто «меняется», оно переписывается с нуля, а попытка разобраться в новых правилах без автоматизации — как пытаться пересчитать песчинки на пляже.

Зачем бизнесу автоматизировать расчет зарплаты в 2025 году

Изменения в законодательстве — не просто повод для головной боли бухгалтерии, а реальный риск для бизнеса. Ошибка в расчетах = штрафы, перерасчеты, нервотрепка. Чтобы этого избежать, компании переходят на автоматизированные системы.

Что дает автоматизация:

• соответствие закону – система сама учитывает изменения в налогах, МРОТ и других показателях, снижая риск штрафов;
• скорость расчетов – никаких ручных вычислений и ошибок, процесс автоматизирован;
• упрощение документооборота – электронные трудовые, цифровые расчетные листки и заявления сотрудников заполняются в пару кликов.

2025-й год принес бизнесу не только новый МРОТ, но и более сложные расчеты налогов и зарплат. Не важно, работаете ли вы в небольшом стартапе или управляете крупной компанией — бухгалтерия должна быть точной, а расчеты соответствовать закону. Решение простое: делегировать эти задачи программам. Ведь учетное ПО:

• обновляется без участия пользователя, если появляются изменения в налогах, страховых взносах и трудовом кодексе;
• ничего не забывает — учтет все доплаты, удержания, вычеты и бонусы;
• гарантирует прозрачность — теперь и бухгалтер, и сотрудник видят, как именно формируется зарплата.

Больше не надо гадать, правильные ли цифры в ведомости — они просто не могут быть неправильными, потому что программа считает все по актуальным нормам.

Как выбрать автоматизированную систему

Чтобы расчеты работали без сбоев, важно учитывать несколько критериев:

• соответствие закону. Система должна регулярно обновляться, чтобы отражать все изменения в расчетах;
• интеграция с другими сервисами. Бухгалтерия, HR, CRM — все должно быть связано между собой;
• простота и надежность. Интерфейс интуитивно понятный, а защита данных — на высоком уровне.

В Маркет42 представлены различные сервисы и продукты, позволяющие автоматизировать расчет заработной платы, а также интегрировать их в существующую ИТ-инфраструктуру компании. Подробнее о трендах для автоматизации мы рассказали в этой статье.

Почему автоматизация необходима

Ошибки дороже, чем программа. Пропустил обновления в налоговом законодательстве – здравствуйте, доначисления и штрафы. Вбил не ту цифру – готовься к недовольству сотрудников. Время – деньги. Система считает налоги и взносы сама, формирует отчетность и даже уведомляет о дедлайнах. Это не означает, что бухгалтеру ничего не нужно делать. Однако решения 1С в несколько раз упрощают ведение бухгалтерского учета, а поддержка всегда на связи и поможет разобраться с любыми сложными вопросами.

Гибкость – залог выживания. Сегодня ставка налога одна, завтра – другая. Программное обеспечение обновляется автоматически, а вот бухгалтеру вручную это пересчитывать – сомнительное удовольствие.

Как автоматизировать расчет зарплаты: пошаговый план

• Проведите аудит текущих процессов. Проверьте, где чаще всего случаются ошибки и что тормозит работу.
• Выберите правильное решение. Например, в 1С в облаке уже собраны готовые инструменты для расчета зарплаты с учетом всех законодательных требований.
• Внедряйте поэтапно. Не нужно сразу все перестраивать — начните с пилотного проекта, обучите сотрудников, протестируйте систему.
• Следите за новыми технологиями. Бизнес, который игнорирует цифровые тренды, рискует остаться в прошлом.