3122
6 мин
1 октября 2024
Учет рабочего времени – это не только фиксация даты и времени, когда сотрудник пришел и ушел из офиса. Контроль режима работы – это инструмент, который помогает работодателям наладить трудовую дисциплину и выявить пробелы в производительности, а сотрудникам – получать честную оплату за свои усилия.
Особенно учет рабочего времени важен в компаниях, которые работают удаленно или по гибкому графику. В этой статье мы разобрали, как отслеживать рабочее время сотрудников и почему необходимо это делать.
Что такое рабочее время?
Согласно ст. 91 ТК РФ, рабочее время – это «время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности».
Нормальная продолжительность трудового дня составляет 8 часов, а недели – 40 часов. При этом рабочее время включает в себя не только часы на выполнение задач, но и перерывы. Короткие перерывы засчитываются как часть трудового дня, а длинные, например обеденный перерыв, не входят в расчет.
Какой бывает режим работы?
При фиксации затрат рабочего времени учитывается режим работы – установленный график выполнения трудовых обязанностей. Он определяет периоды выполнения задач и отдыха. В зависимости от характера деятельности и особенностей компании режимы могут отличаться:
- Нормированный является самым распространенным графиком: сотрудник работает 5 дней в неделю по 8 часов в день. Такой режим встречается в большинстве компаний. Весь график стабилен и известен заранее: сотрудники начинают и заканчивают работу в одно и то же время.
- Ненормированный не вписывается в привычные 5 дней. Из-за этого сотрудникам приходится задерживаться на работе, приезжать раньше или отправляться в командировки. Обычно такую переработку руководитель компенсирует дополнительными днями оплачиваемого отпуска (от 3 до 10 дней).
- Сменный график подразумевает, что сотрудники сменяют друг друга для непрерывной работы организации. При таком режиме у персонала «плавают» выходные и варьируется количество рабочих часов в неделю: оно может быть меньше или больше 40.
- Гибкий режим позволяет сотрудникам самостоятельно выбирать начало и конец рабочего дня. Главное – выполнить задачу вовремя или отработать установленное количество часов.
- Удаленная работа осуществляется сотрудниками из дома или другого удобного для них места. Они выполняют задачи через Интернет, общаются с коллегами по видеосвязи и присылают отчеты.
Каждый из этих режимов имеет свои особенности, плюсы и минусы. Поэтому компании сами выбирают тот график, который лучше подходит для их эффективной работы.
Зачем вести учет рабочего времени?
Учет рабочего времени – это процесс подсчета времени, которое сотрудники проводят на рабочем месте за выполнением задач. Он помогает:
1. Соблюдать законодательство
Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ, все работодатели обязаны вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником.
Если работодатель не осуществляет контроль, то он нарушает нормы трудового законодательства. За это предпринимателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.
2. Контролировать рабочий процесс
Учет позволяет работодателю видеть, насколько эффективно используются рабочие часы: кто расходовал время на выполнение задач, а кто тратил его впустую.
3. Укреплять дисциплину
Контроль помогает бороться с прокрастинацией, ненужными перерывами и злоупотреблением личными делами в рабочее время.
4. Справедливо оплачивать выполненную работу
Учет рабочего времени позволяет точно рассчитать размер оплаты труда, а также определить выплаты за переработки.
5. Оптимизировать рабочие процессы
Благодаря отслеживанию времени, которое требуется сотрудникам на выполнение определенных процессов, предприниматель может выявлять слабые места в работе и перераспределять задачи.
Виды учета рабочего времени
Трудовой кодекс обязывает работодателей вести учет рабочего времени, но не устанавливает четких требований к тому, как именно это необходимо делать. Методика учета остается на усмотрение компании. Рассмотрим три популярных способа регистрации отработанного времени:
1. Поденный
Самый простой вариант фиксации: ежедневно отмечаются часы, которые сотрудник провел на работе. Для расчета заработной платы они суммируются. Поденный учет удобен для компаний с нормированным графиком работы, где рабочие дни равномерно распределены.
2. Понедельный
Используется, когда важен учет количества отработанных часов за неделю. В таком случае у сотрудника может быть установлен гибкий график: за неделю он должен отработать 40 часов, но не обязательно по 8 часов каждый день. Оплата в этом случае рассчитывается по неделям.
3. Суммарный
Применяется в компаниях, которые работают по сменному или ненормированному графику. В таком режиме время работы фиксируется ежедневно, но итог подводится в конце заранее выбранного периода – месяца, квартала или даже года. Заработная плата начисляется сотрудникам ежемесячно по фиксированной ставке, а сверхурочно отработанные часы оплачиваются по итогам отчетного периода.
1С: Зарплата и управление персоналом
Арендуйте без покупки лицензий
Обновления включены в стоимость
Методы ведения учета рабочего времени
Существует несколько систем учета, каждый из которых имеет свои особенности:
Программы для бухгалтерского учета
Такие программы как, например, «1С: Бухгалтерия», включают в себя модули для ведения учета рабочего времени. В программах фиксируются часы работы сотрудников, и на основе этих данных автоматически рассчитываются зарплаты и определяются переработки.
Преимущества:
- расчет заработной платы и налогов;
- расчет переработок и сверхурочных;
- получение подробных отчетов.
Недостатки:
- необходимо обучить сотрудников.
Бумажные журналы контроля
Классический метод, когда рабочие часы фиксируются вручную в бумажных журналах. Сотрудники записывают время прихода и ухода, а также перерывы. Такой способ подходит для небольших компаний или организаций с простым графиком работы.
Преимущества:
- простота использования;
- низкая стоимость.
Недостатки:
- высокий риск ошибок и фальсификаций;
- трудоемкость обработки данных.
Электронные таблицы
Позволяют вести учет рабочего времени в цифровом формате. В таблицу вводят данные о времени работы сотрудников, а специальные формулы автоматически рассчитывают часы, переработки и зарплаты.
Преимущества:
- гибкость настройки;
- легкий доступ через облачные сервисы.
Недостатки:
- возможны ошибки при ручном вводе;
- ограниченные возможности автоматизации.
Видеонаблюдение
Камеры видеонаблюдения фиксируют время прихода и ухода сотрудников, что позволяет следить за их физическим присутствием на рабочем месте.
Преимущества:
- повышенный контроль за сотрудниками;
- возможность записи и проверки данных.
Недостатки:
- высокие затраты на оборудование;
- неудобство для сотрудников из-за ощущения постоянного наблюдения.
Автоматические контроллеры с личными карточками доступа
В этом случае сотрудники прикладывают персональные карты доступа к устройству, фиксируя таким образом время прихода и ухода. А контроллеры автоматически собирают и анализируют данные.
Преимущества:
- высокая точность учета;
- автоматизация процесса.
Недостатки:
- высокие затраты на оборудование;
- возможны сбои при потере карты или поломке.
Тайм-трекеры
Это программы или приложения, которые помогают отслеживать время, затраченное сотрудниками на выполнение определенных задач. Они могут работать на разных устройствах и фиксировать активность пользователя. Кроме того, тайм-трекеры уже встроены во многие планировщики задач. Это позволяет планировать и контролировать процесс выполнения работы. Про лучшие сервисы для управления задачами и командой читайте в этой статье.
Преимущества:
- детализированный учет времени по задачам;
- особенно удобны для удаленной работы.
Недостатки:
- зависимость от программы;
- может возникнуть недоверие у сотрудников.
CRM-системы
Могут включать модули для учета рабочего времени, особенно если это связано с обслуживанием клиентов или проектной деятельностью. CRM-системы позволяют фиксировать время, затраченное на каждого клиента, и интегрировать его в общие отчеты по компании.
Преимущества:
- работа с проектами и клиентами в единой базе;
- удобный анализ временных затрат.
Недостатки:
- требуется адаптация под задачу учета времени;
- сложность обучения сотрудников.
Учет рабочего времени – это обязательный инструмент. Существует множество способов его ведения: от простых бумажных журналов до автоматизированных систем. Выбор метода зависит от потребностей компании, бюджета и специфики работы. Грамотно организованный учет помогает избежать переработок, контролировать рабочий процесс и справедливо рассчитывать заработную плату.
