Учет рабочего времени сотрудников: зачем нужен и как правильно его вести

Работодатели обязаны контролировать рабочее время сотрудников. Зачем это нужно, почему важно вести учет рабочего времени сотрудников и какие методы использовать – рассказали в статье.
Учет рабочего времени сотрудников: зачем нужен и как правильно его вести

Дата публикации: 29 сентября 2024

Учет рабочего времени – это не только фиксация даты и времени, когда сотрудник пришел и ушел из офиса. Контроль режима работы – это инструмент, который помогает работодателям наладить трудовую дисциплину и выявить пробелы в производительности, а сотрудникам – получать честную оплату за свои усилия.

Особенно учет рабочего времени важен в компаниях, которые работают удаленно или по гибкому графику. В этой статье мы разобрали, как отслеживать рабочее время сотрудников и почему необходимо это делать.

Что такое рабочее время?

Учет рабочего времени сотрудников: зачем нужен и как правильно его вести - 42CLOUDS

Согласно ст. 91 ТК РФ, рабочее время – это «время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности». 

1С: Зарплата и управление персоналом

Арендуйте без покупки лицензий
Обновления включены в стоимость
Тестировать бесплатно

Нормальная продолжительность трудового дня составляет 8 часов, а недели – 40 часов. При этом рабочее время включает в себя не только часы на выполнение задач, но и перерывы. Короткие перерывы засчитываются как часть трудового дня, а длинные, например обеденный перерыв, не входят в расчет.

Какой бывает режим работы?

При фиксации затрат рабочего времени учитывается режим работы – установленный график выполнения трудовых обязанностей. Он определяет периоды выполнения задач и отдыха. В зависимости от характера деятельности и особенностей компании режимы могут отличаться:

  1. Нормированный является самым распространенным графиком: сотрудник работает 5 дней в неделю по 8 часов в день. Такой режим встречается в большинстве компаний. Весь график стабилен и известен заранее: сотрудники начинают и заканчивают работу в одно и то же время.
  2. Ненормированный не вписывается в привычные 5 дней. Из-за этого сотрудникам приходится задерживаться на работе, приезжать раньше или отправляться в командировки. Обычно такую переработку руководитель компенсирует дополнительными днями оплачиваемого отпуска (от 3 до 10 дней).
  3. Сменный график подразумевает, что сотрудники сменяют друг друга для непрерывной работы организации. При таком режиме у персонала «плавают» выходные и варьируется количество рабочих часов в неделю: оно может быть меньше или больше 40.
  4. Гибкий режим позволяет сотрудникам самостоятельно выбирать начало и конец рабочего дня. Главное – выполнить задачу вовремя или отработать установленное количество часов.
  5. Удаленная работа осуществляется сотрудниками из дома или другого удобного для них места. Они выполняют задачи через Интернет, общаются с коллегами по видеосвязи и присылают отчеты.

Каждый из этих режимов имеет свои особенности, плюсы и минусы. Поэтому компании сами выбирают тот график, который лучше подходит для их эффективной работы.

Зачем вести учет рабочего времени?

Учет рабочего времени сотрудников: зачем нужен и как правильно его вести - 42CLOUDS

Учет рабочего времени – это процесс подсчета времени, которое сотрудники проводят на рабочем месте за выполнением задач. Он помогает:

1. Соблюдать законодательство 

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ, все работодатели обязаны вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Если работодатель не осуществляет контроль, то он нарушает нормы трудового законодательства. За это предпринимателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ.

2. Контролировать рабочий процесс 

Учет позволяет работодателю видеть, насколько эффективно используются рабочие часы: кто расходовал время на выполнение задач, а кто тратил его впустую.

3. Укреплять дисциплину 

Контроль помогает бороться с прокрастинацией, ненужными перерывами и злоупотреблением личными делами в рабочее время.

4. Справедливо оплачивать выполненную работу 

Учет рабочего времени позволяет точно рассчитать размер оплаты труда, а также определить выплаты за переработки.

5. Оптимизировать рабочие процессы 

Благодаря отслеживанию времени, которое требуется сотрудникам на выполнение определенных процессов, предприниматель может выявлять слабые места в работе и перераспределять задачи.

Виды учета рабочего времени

Учет рабочего времени сотрудников: зачем нужен и как правильно его вести - 42CLOUDS

Трудовой кодекс обязывает работодателей вести учет рабочего времени, но не устанавливает четких требований к тому, как именно это необходимо делать. Методика учета остается на усмотрение компании. Рассмотрим три популярных способа регистрации отработанного времени:

1. Поденный 

Самый простой вариант фиксации: ежедневно отмечаются часы, которые сотрудник провел на работе. Для расчета заработной платы они суммируются. Поденный учет удобен для компаний с нормированным графиком работы, где рабочие дни равномерно распределены.

2. Понедельный 

Используется, когда важен учет количества отработанных часов за неделю. В таком случае у сотрудника может быть установлен гибкий график: за неделю он должен отработать 40 часов, но не обязательно по 8 часов каждый день. Оплата в этом случае рассчитывается по неделям.

3. Суммарный 

Применяется в компаниях, которые работают по сменному или ненормированному графику. В таком режиме время работы фиксируется ежедневно, но итог подводится в конце заранее выбранного периода – месяца, квартала или даже года. Заработная плата начисляется сотрудникам ежемесячно по фиксированной ставке, а сверхурочно отработанные часы оплачиваются по итогам отчетного периода.

Методы ведения учета рабочего времени

Существует несколько систем учета, каждый из которых имеет свои особенности:

Программы для бухгалтерского учета

Такие программы как, например, «1С: Бухгалтерия», включают в себя модули для ведения учета рабочего времени. В программах фиксируются часы работы сотрудников, и на основе этих данных автоматически рассчитываются зарплаты и определяются переработки.

Преимущества:

  • расчет заработной платы и налогов;
  • расчет переработок и сверхурочных;
  • получение подробных отчетов.

Недостатки:

  • необходимо обучить сотрудников.

Бумажные журналы контроля

Классический метод, когда рабочие часы фиксируются вручную в бумажных журналах. Сотрудники записывают время прихода и ухода, а также перерывы. Такой способ подходит для небольших компаний или организаций с простым графиком работы.

Преимущества:

  • простота использования;
  • низкая стоимость.

Недостатки:

  • высокий риск ошибок и фальсификаций;
  • трудоемкость обработки данных.

Электронные таблицы

Позволяют вести учет рабочего времени в цифровом формате. В таблицу вводят данные о времени работы сотрудников, а специальные формулы автоматически рассчитывают часы, переработки и зарплаты.

Преимущества:

  • гибкость настройки;
  • легкий доступ через облачные сервисы.

Недостатки:

  • возможны ошибки при ручном вводе;
  • ограниченные возможности автоматизации.

Видеонаблюдение

Камеры видеонаблюдения фиксируют время прихода и ухода сотрудников, что позволяет следить за их физическим присутствием на рабочем месте.

Преимущества:

  • повышенный контроль за сотрудниками;
  • возможность записи и проверки данных.

Недостатки:

  • высокие затраты на оборудование;
  • неудобство для сотрудников из-за ощущения постоянного наблюдения.

Автоматические контроллеры с личными карточками доступа

В этом случае сотрудники прикладывают персональные карты доступа к устройству, фиксируя таким образом время прихода и ухода. А контроллеры автоматически собирают и анализируют данные.

Преимущества:

  • высокая точность учета;
  • автоматизация процесса.

Недостатки:

  • высокие затраты на оборудование;
  • возможны сбои при потере карты или поломке.

Тайм-трекеры

Это программы или приложения, которые помогают отслеживать время, затраченное сотрудниками на выполнение определенных задач. Они могут работать на разных устройствах и фиксировать активность пользователя. Кроме того, тайм-трекеры уже встроены во многие планировщики задач. Это позволяет планировать и контролировать процесс выполнения работы. Про лучшие сервисы для управления задачами и командой читайте в этой статье.

Преимущества:

  • детализированный учет времени по задачам;
  • особенно удобны для удаленной работы.

Недостатки:

  • зависимость от программы;
  • может возникнуть недоверие у сотрудников.

CRM-системы

Могут включать модули для учета рабочего времени, особенно если это связано с обслуживанием клиентов или проектной деятельностью. CRM-системы позволяют фиксировать время, затраченное на каждого клиента, и интегрировать его в общие отчеты по компании.

Преимущества:

  • работа с проектами и клиентами в единой базе;
  • удобный анализ временных затрат.

Недостатки:

  • требуется адаптация под задачу учета времени;
  • сложность обучения сотрудников.

Учет рабочего времени – это обязательный инструмент. Существует множество способов его ведения: от простых бумажных журналов до автоматизированных систем. Выбор метода зависит от потребностей компании, бюджета и специфики работы. Грамотно организованный учет помогает избежать переработок, контролировать рабочий процесс и справедливо рассчитывать заработную плату.

Мы ищем новых авторов!

Умеешь грамотно и интересно излагать свои мысли? 

Стань автором блога и зарабатывай с нами!

Мы ищем новых авторов!

Больше интересного читайте в нашем telegram-канале!

Подписывайтесь – будьте хитрее 🦊

Оставьте отзыв о нас

Расскажите, как сервис 42Clouds помог вашему бизнесу.

Отзыв будет опубликован после проверки модератором.

Оставьте заявку. Мы свяжемся с вами в самое ближайшее время.

*нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных