Существуют следующие возможности в процессе управления закупками:
- утверждение графиков поставок и платежей;
- контроль цен поставщиков;
- поддержка различных схем приема товаров от поставщика;
- подбор поставщиков товаров;
- внесение корректировок поступлений и возвратов поставщикам;
- оформление поставок товаров;
- разные условия закупок.
Можно увидеть все этапы оформления закупок – от регистрации условий закупок до возврата поставщику товара ненадлежащего качества.
Регистрация информации по поставщикам
Чтобы зарегистрировать полученные от поставщика первичные документы (прайс-лист, приходную накладную) необходимо указывать номенклатуру. В случае совпадения наименований товаров в документах поставщика с наименованием товаров по информационной базе, есть возможность хранить информацию о соответствии номенклатуры поставщика и той номенклатуры, которая есть в информационной базе.
Регистрация действующих цен проводится по каждому поставщику:
- можно регистрировать цены в соответствии с различными условиями;
- регистрация прайс-листа поставщика осуществляется в рамках соглашения с поставщиком.
С помощью опубликованного на сайте прайс-листа поставщика, используя внешнюю обработку можно загружать цены. Регистрации подлежат как цены поставщиков, так и цены конкурентов.
Условия закупок
Используя Соглашение об условиях закупок, становится возможным:
- определение сроков поставки товаров;
- обозначение склада поставки товаров от поставщика;
- установление условий оплаты;
- обозначение поставщика.
В данном аспекте имеет место оформление договора с поставщиком, который генерируется на основании данных соглашения.
Оформление заказов поставщикам
Заказ поставщикам применяется чтобы отразить предварительную договоренность об условиях и сроках поставки приобретаемой у поставщика продукции, порядке и сроках оплаты. Тут организуется процесс закупок и контроль выполнения товарных обязательств и собственных финансовых обязательств.
Формирование заказов поставщикам может происходить автоматически на основании расчета потребностей в обеспечении товарами согласно с параметрами обеспечения.
Вводить заказ поставщику можно на основании ранее оформленных заказов покупателей, сделки с клиентом. Заполнение основных условий закупок происходит автоматически, когда оформляется заказ в рамках соглашения.
Оплата товаров по заказам поставщиков контролируется исходя из даты оплаты, указанной в заказе поставщику. Дата может быть указана желаемая, после чего можно составить график поставок товаров.
Базируясь на статусах и состояниях документа производится контроль выполнения обязательств поставщиком. Присвоение статусов происходит вручную. Состояние – информация о заказе, которая рассчитывается в автоматическом режиме на основе имеющихся в базе данных.
Оформление поставок товаров от поставщика
Оформление поставок товаров от поставщика дает возможность отражать разные виды операций:
- закупка импортных товаров, товаров у поставщика и через подотчетное лицо;
- прием товаров на комиссию;
- ввоз товаров из стран ЕАЭС.
С помощью документа Приобретение товаров и услуг регистрируются операции поступления товаров от поставщика.
Оформление поставки товаров может быть как отдельная поставка товаров, в рамках заказа поставщику, нескольких заказах поставщикам.
Табличная часть документов закупки предлагает выбор складов.
Оплата осуществляется в рамках конкретного заказа, документа поступления, договора. Есть возможность зачета аванса, перечисленного поставщику, а также перенесение оплаты с одного заказа поставщика на другой.
Корректировка и возврат товаров поставщику
Необходимость корректировки может появиться в случае получения товаров фактически после поступления документов и в неполном количестве, или когда поставщик прислал исправленные документы с другой ценой за единицу.
Используя документ Корректировка приобретения, становится возможным исправлять ошибки, регистрировать полученный счет-фактуру, а также корректировать по согласованию сторон и регистрировать полученный счет-фактуру.
В документе Возврат товаров поставщику отражают операции возврата поступивших товаров. Благодаря этому изменяется состояние расчетов с поставщиком и отражается переход прав собственности на товар. Оформление возврата товаров от поставщика может базироваться на данных о поступлении товаров и услуг.
Закупка импортных товаров
Поставки импортных товаров могут быть отражены различными вариантами:
- поставка товаров из стран ЕАЭС;
- поставка импортных товаров, нуждающихся в таможенном оформлении;
- поставка импортных товаров, по которым было произведено таможенное оформление.
Если по товарам зарегистрирован факт таможенного оформления и присвоены номера ГТД, то поставка импортных товаров оформляется как стандартная поставка.
Если не требуется декларирование, то оформление происходит стандартной поставки с регистрацией номеров ГТД и стран происхождения.
В случае обязательного таможенного оформления необходимо зарегистрировать как факт поставки товаров, так и факт прохождения его через таможню. Таким образом, можно будет мониторить все стадии прохождения товаров через таможню при помощи соответствующих статусов.
Таможенные расходы могут быть оплачены в авансовой форме или же по факту прохождения таможни. Таможенные услуги оплачиваются либо напрямую, либо через таможенного брокера.
В ходе оформления процесса закупки товаров из стран ЕАЭС обеспечивается отражение таких операций:
- оплата поставщику;
- оплата налогов на расчетный счет ФНС;
- поставка товаров из стран ЕАЭС;
- регистрация заявления на оплату налогов в ФНС;
- подтверждение факта оплаты от ФНС.
Прием товаров на комиссию
Ниже приведем примеры возможностей, которые появляются для того, чтобы отразить процесс приема товаров на комиссию:
- можно рассчитать и сформировать задолженности по комиссионному вознаграждению;
- можно оформить поступления и возврат товаров, а также продажи и списания комиссионных товаров;
- можно составить план поступлений комиссионных товаров с использованием заказов комитенту;
- можно зарегистрировать заключенные с комитентом договора и полученные от комитентов счета-фактуры.
Используя операцию Прием на комиссию, можно задать размер комиссионного вознаграждения.
Порядок ведения расчетов с комитентом может быть по договору и по отчетам по комиссии.
Комплект документов, используемый при регистрации операций при приеме товаров на комиссию аналогичен тому, который применяется для регистрации операций купли-продажи.
Формирование отчета комитенту осуществляется на основе данных о проданных или списанных товарах.
В момент оформления операций, которые не относятся к продажам, происходит фиксация списания комиссионных товаров. Среди таких операций можно выделить передачу товаров на внутренние нужды, применение комиссионного товара при сборке товаров, списание товаров.
