Автоматизация кассовых операций — ключевая задача для любого бизнеса. «1С:Бухгалтерия 8» предоставляет полный набор инструментов для учета наличных денежных средств при соблюдении актуальных требований законодательства. Рассмотрим каждый из них подробнее.
Настройка программы для работы с кассой
Перед началом работы с кассовыми операциями необходимо активировать соответствующие возможности программы:
- Перейдите в раздел «Главное» — «Настройки» — «Функциональность».
- Откройте вкладку «Банк и касса».
Активируйте следующие опции:
- «Статьи движения денег» — для детализированного учета денежных потоков.
- «Платежные карты» — для учета операций по эквайрингу.
Установка лимита остатка кассы
Лимит кассы — это допустимая сумма наличных, которая может оставаться в кассе организации на конец рабочего дня. Сверхлимитные суммы подлежат сдаче в банк.
Для установки лимита кассы:
- Перейдите в «Главное» — «Организации».
- Откройте карточку своей организации.
- Нажмите на ссылку «Лимиты остатка кассы» и создайте новую запись, указав дату начала действия лимита и размер лимита в рублях.
Оформление приходных кассовых документов
Все операции с наличными денежными средствами отражаются в разделе «Банк и касса» — «Касса».
Приходный кассовый ордер (ПКО) оформляется документом «Поступление наличных».
Для этого необходимо:
- Выбрать вид операции (например, «Оплата от покупателя», «Возврат подотчетных сумм» и т. д.). Программа автоматически подставит корректный счет учета.
- Заполнить обязательные поля: контрагент, сумма, статья движения денежных средств.
- Указать основание для прихода денег.
- Выберите соответствующий вид операции:
- «Оплата от покупателя» — для поступлений от контрагентов.
- «Розничная выручка» — для поступлений выручки розничной точки.
- «Возврат от подотчётного лица» — при возврате денежных средств от подотчётного лица в кассу предприятия.
- «Возврат от поставщика» — в случае расторжения договора или в результате изменения цен по договорам.
- «Получение займов от контрагента» — для отражения операции получения и выдачи займов от сторонних организаций, кроме банков.
- «Получение займа в банке» — для операции получения кредита в банке.
- «Возврат займа контрагентом» — для получения выданного займа другим контрагентам.
- «Возврат займа работником» — отражение поступления денежных средств погашения выданного работнику займа.
- «Получение наличных в банке» — для инкассации.
- «Прочий приход» — для нестандартных операций.
- Заполните обязательные поля:
- Контрагент (для некоторых видов операций).
- Сумма поступления.
- Статья движения денежных средств.
- Основание операции.
- Заполните реквизиты для печатной формы:
- Основание — содержание хозяйственной операции.
- Приложение — перечень прилагаемых первичных документов.
Оформление расходных кассовых документов
Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется документом «Выдача наличных».
Основные виды операций РКО:
- «Выдача подотчетному лицу» — для выдачи авансов сотрудникам.
- «Оплата поставщику» — для расчетов с контрагентами.
- «Выдача заработной платы» — для выплаты зарплаты через кассу.
- «Прочий расход» — для нестандартных операций.
Как и в ПКО, каждому виду операции соответствует свой счет учета.
При необходимости добавляются реквизиты печатной формы.
Формирование кассовой книги и отчетности
Кассовая книга — это обязательный отчет, который формируется ежедневно на основе всех проведенных ПКО и РКО.
Сформировать его можно в разделе «Банк и касса» — «Касса» — «Кассовые документы» по кнопке «Кассовая книга». Программа автоматически соберет все операции за выбранный день и сформирует отчет по установленной форме.
Установите необходимые параметры отчета:
- Период формирования.
- Организацию (при ведении учета по нескольким юридическим лицам).
- По кнопке «Показать настройки» можно задать нумерацию листов кассовой книги, установить флаг «выводить основания кассовых ордеров».
Дополнительные контрольные отчеты.
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 – учетный регистр, который предоставляет данные для анализа движения наличных средств.
Для проверки корректности ведения учета по кассе следует воспользоваться обработкой «Экспресс-проверка ведения учета», которая находится на вкладке «Отчеты». В форме обработки необходимо установить период проверки, нажать кнопку «Показать настройки» и установить флаг «Операции по кассе».
Справка «Отчет кассира-операциониста» (форма КМ-6) используется для внутреннего контроля наличных денежных средств.
Учет операций по платежным картам (эквайринг)
Оплата банковскими картами отражается через документ «Операция по платежной карте» (раздел «Банк и касса» — «Касса»).
Основные виды операций
- «Оплата от покупателя» — для оптовых продаж или продаж через интернет.
- «Розничная выручка» — для неавтоматизированных торговых точек (НТТ).
- «Возврат покупателю» — для возврата средств на карту.
Перед использованием необходимо настроить «Виды оплат», указав банк-эквайер и договор.
Правильная настройка программы «1С:Бухгалтерия 8» позволяет автоматизировать рутинные процессы, минимизировать ошибки и всегда быть готовым к проверкам, соблюдая все требования законодательства РФ.
