При начислении зарплаты водителям принято базироваться на путевом листе, под которым понимают отчет, используемый для контролирования работы водителей, расходов на горюче-смазочные материалы, которые отображаются при расчете налога на прибыль и УСН с объектом налогообложения.
Бланк для путевого листа может быть стандартным, а может быть разработан организацией самостоятельно при условии строгого соблюдения приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152.
Период оформления варьируется от одного дня до одного календарного месяца. Заполняет бланк водитель, механик и медик делают свои отметки.
Внимание! Если командировка предстоит длительная, весь осмотр производится перед отправлением, ставятся разовые отметки, являющиеся актуальными во время поездки.
Бухгалтерия контролирует заполнение бланка, расчет ГСМ по нормам расхода по километражу документа, отражает в 1С поступления и списания ГСМ и зарплаты водителя по путевому листу.
Внимание! Установление норм расхода топлива происходит в пределах фирмы по марке, техническим характеристикам и году выпуска автомобиля, а также примененным надбавкам с учетом времени года, работы в крупных городах и обкатки нового транспорта.
Разберем детально процесс отражения операций учета ГСМ.
Подотчет сотруднику
Сотрудник получает денежные средства в подотчет на приобретение ГСМ.
Формируются проводки:
РАботник представил авансовый отчет в бухгалтерию.
Как следствие, отображены следующие движения:
Приобретение талонов на ГСМ
Организацией куплены талоны на ГСМ.
Сгенерировались проводки:
Водитель получил талоны для заправки автомобиля.
Отображены движения:
Работник сдал авансовый отчет в бухгалтерию.
Видим отраженные движения:
Поступление ГСМ с распределением по топливным картам
При заключенном договоре с АЗС на приобретение топливных карт и распределение ГСМ сотрудникам согласно установленных лимитов, учет ведем по следующей схеме:
Фиксируем приобретенные топливные карты
Карты направляются сотрудникам для использования
