Описание сервиса
1С: Распознавание первичных документов – удобное решение для быстрого ввода первичных документов, которое исключает ошибки ручного ввода и экономит время пользователей. Это сервис компании 1С, на него предоставляется тестовый период. Подробнее узнать о решении вы можете на этом сайте.
Сервис 1С: Распознавание документов за считанные секунды распознает контрагентов, номенклатуру и сопоставляет их с объектами в информационной базе пользователя. Если совпадений нет, то расширение автоматически создаст недостающих контрагентов или номенклатуру и сопоставит их с объектами в базе.
1С: Распознавание первичных документов можно подключить для конфигурации 1С: Бухгалтерия предприятия и других приложений от 1С с бухгалтерским обслуживанием. В будущем планируется поддержка этого сервиса и в других прикладных решениях, например 1С: УТ, 1С: ERP и т. д. Все, что вам нужно сделать, отсканировать или сфотографировать документы, дождаться результатов сканирования и проверить результат распознавания.
Установка сервиса
Чтобы подключить сервис, зайдите в личный кабинет, используя логин и пароль. Для наших клиентов эти данные выдаются бесплатно. Чтобы их получить, обратитесь к своему персональному менеджеру. На странице сервиса выберите подходящий тариф и нажмите на кнопку «Купить» или «Получить».
Чтобы синхронизировать сайт с вашей информационной базой, введите данные техподдержки. Для этого откройте раздел «Администрирование», выберите пункт «Интернет-поддержка и сервисы». Разверните вкладку «Настройки Интернет-поддержки», выберите команду «Подключить» и введите логин и пароль. После ввода данных нажмите на кнопку «Войти». При успешной авторизации появится оповещение «Подключена Интернет-поддержка для пользователя» и ваш логин. Если в вашей базе уже подключена Интернет-поддержка, в таком случае вам нужно только активировать на сайте нужный тариф.
Использование сервиса
Перейдите в раздел «Покупки», выберите пункт «Загрузить документы из сканов (фото)».
Откроется рабочее место распознавания документов. В левом верхнем углу всегда отображается баланс: оставшееся количество страниц в рамках вашего тарифа, а также срок действия вашего тарифа. Слева присутствует отбор по организациям, контрагенту и загруженным документам. Основная командная панель расположена над общей табличной частью.
По кнопке «Добавить файлы» вы можете выбрать отсканированные документы или их фото. Обратите внимание, что изображения должны быть четкими. Используйте команду «Групповая обработка» после добавления и распознавания документов. С ее помощью вы можете сразу для нескольких документов установить необходимые реквизиты. Такой способ распознавания экономит время, но для исключения ошибок рекомендуем распознавать документы по отдельности.
На командной панели есть кнопка обновления, отображения миниатюр файлов, настроек распознавания и т. д. Отсюда удобно перейти на сайт 1С и узнать список мобильных приложений, с помощью которых можно отправлять фотографии на распознавание. В настройках вы можете указать вариант сохранения соответствий, настроить обработку документов, автоматическое удаление обработанных документов и прочее. Также в настройках вы можете добавить электронную почту, на которую придет уведомление о состоянии баланса.
Над табличной частью с загруженными документами отображается количество документов в обработке, распознанных документов, обработанных документов и документов, обработанных с ошибкой. Можно настроить отображение удаленных документов.
Выберите команду «Добавить файлы», чтобы добавить нужные файлы. Нажмите на кнопку «Добавить» и выберите файл с диска, а затем нажмите на кнопку «ОК».
После того как документ отобразится в списке, выберите команду «Распознать».
Документ появится в числе обрабатываемых.
Через некоторое время нажмите на кнопку «Обновить», но в большинстве случаев сервис обновляется автоматически и документ переходит в статус «Распознанные».
Дважды нажмите на документ и перейдите к проверке распознанного документа. Вы увидите, что форма документа автоматически определится и будет распознана табличная часть номенклатуры. Красным цветом подсвечиваются те места, где база не смогла сопоставить данные. В нашем примере программа не нашла контрагента. Обратите внимание, что при нажатии на определенные поля в миниатюре документа, соответствующее поле выделяется красной рамкой в загруженном файле.
Для сопоставления вы можете создать нового контрагента, либо выбрать существующего, если сервис не нашел его автоматически. Такие же действия нужно выполнить со всеми строками, которые подсвечены красным. В нашем примере нужно сопоставить контрагента, договор, склад и номенклатуру. Это нужно сделать один раз, после чего обработка заполнит эти данные и в дальнейшем будет сопоставлять их автоматически.
В табличной части товаров есть возможность группового создания нераспознанной номенклатуры. Чтобы не нажимать кнопку «Создать» для каждой строки, их можно создать сразу списком. Справа укажите все необходимые значения.
После того как вы проверите и сопоставите все поля, в верхней части окна появится запись, что ошибок нет. В левом верхнем углу по кнопке «Создать» необходимо выбрать нужный вид создаваемого документа в 1С: товары (накладная), услуги (акт) или товары, услуги, комиссия.
После этого сервис сразу откроет следующий документ для обработки. Обработанный документ вы можете проверить в разделе «Покупки», пункт «Поступления (акты, накладные, УПД)».
Здесь вы увидите загруженный документ, уже проведенный, с файлом, который использовался для распознавания.
После того как документ создан в базе 1С, загруженный файл переходит в статус «Обработанные». Используйте обработку для всех последующих загружаемых документов.
Видеоинструкция
Посмотреть видеоинструкцию «1С: Распознавание документов» вы можете на нашем канале 42Clouds – 1С Онлайн.
Приятного просмотра!
