Зарплата в 1С — это цепочка: сотрудники и оклады → начисление → НДФЛ → взносы → ведомость → выплата → перечисление НДФЛ. Ниже — пошагово и с контрольными точками.
Учет зарплаты возможен как в самой программе 1С: Бухгалтерия предприятия, так и во внешней. Однако если установлен вариант «во внешней программе» то интерфейс блока «Зарплата и кадры» будет отличаться и будет возможен только сводная проводка или с детализацией по сотрудникам.
Если в организации общее количество сотрудников не превышает 60, то данная конфигурация позволит пользователю начислять и выплачивать заработную плату. Одна стоит заметить что в 1С: Бухгалтерии не сильно расширенный функционал, если необходим дополнительный функционал рекомендуется воспользоваться иной конфигурацией «1С Зарплата и управление персоналом».
Настройки учета зарплаты
Воспользовавшись пунктом меню «Администрирование « и выбрав «Параметры учета», пользователю необходимо пройти по гиперссылке «Настройка зарплаты».
Также данный блок доступен из пункта меню «Зарплата и кадры» — «Настройка зарплаты».
Перейдя в раздел можно установить нужный вариант ведения учета.
Гиперссылка «Порядок учета зарплаты» позволяет пользователю указать нужные настройки.
Вкладка «Зарплата» — в ней указываются основные настройки.
Настройка «Способ отражения в бух .учете» — выбор значения, который будет действовать для всех начислений и сотрудников автоматически.
Выплата зарплаты и авансов указываются даты до которых необходимо начислить зарплату.
Если в организации будет вести учет по депонентов, тогда необходимо выбрать «Списание депонированных сумм». Данный вид списания в программе не предусмотрен изначально, поэтому пользователю нужно будет его создать самостоятельно в справочнике «Способ учета зарплаты».
Настройка «Пилотный проект ФСС» — используется при начислении и учету пособий по обязательному социальному страхованию, также данная настройка используется при выплате больничных.
Вкладка «Резервы отпусков» — если на предприятии используются резервы, то необходимо активировать данную вкладу , после чего сделать необходимые настройки.
Вкладка «Территориальные условия» — данная настройка будет актуальна, если на предприятии осуществляются надбавки по выбранным районам.
Выплата аванса
В программе возможно два способа выплаты аванса, через кассу или банк. (Зарплата и кадры — Настройки зарплаты — Порядок учета зарплаты)
Выплата через кассу осуществляется документом «Ведомость в кассу». Создаем документ и заполнить следующие реквизиты.
В шапке документа можно выбрать вид выплаты, в данном случае выбираем «Аванс»
Нажав на кнопку «Заполнить» программа автоматически подберет сотрудников и проставить суммы авансов.
Проводим документ. На его основании можно сформировать следующие документы:
- Выдача наличных
- выдача наличных (на каждого сотрудника)
- Депонирование зарплаты
Создаем на основании «Выдача наличных»
Программа автоматически заполняет все необходимые поля. проведя документ он формирует следующие проводки.
Если выплата производится через банк, тогда пользователю необходимо создать документ «Ведомость в банк». В данном документе, программа предлагает два способа «На счет сотруднику» или « По зарплатному проекту».
Создаем документ «На счет сотруднику».
Документ оформляется также как и «Ведомость в кассу».
Сформируем документ «Платежное поручение», который доступен также с документа «Ведомость в банк».
Если у сотрудника в его карточке не заполнен банковский счет, программа его не будет отображать в документе.
Если нажать на кнопку «Оплатить ведомость» программа автоматически создаст документ «Списание с расчетного счета» по каждому сотруднику.
Начисление зарплаты
Документ «Начисление зарплаты« («Зарплата и кадры» — раздел «Зарплата» — «Все начисления»).
В данном документе необходимо указать организацию, выбрать месяц за который начисляется зарплата сотрудникам.
После нажав на кнопку «Заполнить « программа автоматически добавить сотрудников и рассчитает им все суммы.
Из документа пользователь может просмотреть все начисления по сотруднику нажав на сумму, которые находится в колонках «Начислено», «НДФЛ» и «Взносы».
Также из данного документа, предварительно проведя его, пользователь может сформировать отчеты и произвести выплату.
Оклад и табель
Корректно настроенные оклад, график и табель — это 80% успеха начисления. Сотрудник должен быть принят, у него указаны ставка/оклад, подразделение и график работы; в табеле отражены явки, отсутствия, отпуска и больничные. Документ «Начисление зарплаты и взносов» создается на тот же расчетный месяц, что и табель. После проведения проверьте расчетный листок: суммы по дням и часам должны совпадать с фактическим временем, итог «к выплате» — непротиворечивый. Если на счете 70 появляются «висяки», первым делом вернитесь к графикам и табелю: там чаще всего и кроется причина расхождений.
Премии и разовые начисления
Все разовые выплаты оформляйте отдельными видами начислений, а не «дописыванием» суммы к окладу. Так премии корректно попадут в проводки и в отчеты (включая 6-НДФЛ). В документе «Начисление…» выбирается вид «Премия» или иной разовый вид, задается база — фиксированная сумма или формула. Важно датировать начисление тем периодом, в котором выплата должна отразиться налогово. Для контроля откройте движения и расчетный листок сотрудника: премия выделится отдельной строкой с собственными основаниями, а в бухгалтерском учете вы увидите привычную корреспонденцию затратных счетов с 70-м.
Удержания (алименты, штрафы)
Удержания должны быть оформлены профильными видами — от этого зависят база НДФЛ, пределы удержаний и проводки. Основанием выступают исполнительные документы, приказы или соглашения; в карточке сотрудника фиксируются параметры удержаний (доля, фикс, срок действия). После проведения «Начисления…» проверьте, что удержания попали отдельными строками и сформировали правильные проводки (как правило, корреспонденция счета 70 со счетами 73/76/91 в зависимости от природы удержания). Быстрый контроль — отчет по удержаниям и карточка расчетов с сотрудником: суммы не должны «теряться» между месяцами.
Частые вопросы
- Как выплатить только нескольким сотрудникам?
Создайте отдельную ведомость по отбору (подразделение/список). - Как учесть разовую премию?
Добавьте вид «Премия разовая» в «Начислении…», проведите в нужном месяце. - Почему НДФЛ не попал в платежку?
Проверьте удержание (Д70 К68.01) и отчет «Расчеты по НДФЛ» за период. - Что делать с отпускными в середине месяца?
Начислите отпускные, удержите НДФЛ, выплатите отдельно; НДФЛ перечислите до конца месяца. - Как оформить депонирование?
Закройте ведомость с невыплатой → сформируется Д70 К76.09; выдача позже — Д76.09 К50/51. - Не закрывается счет 70.
Проверьте ведомости (банк/касса), депонирование и дубли «Начисления…». - Как выгрузить реестр в банк?
В «Ведомости в банк» используйте кнопку «Выгрузить реестр»/обмен с клиент-банком.
