Во время работы у сотрудника организации может возникнуть уважительная причина для отсутствия на работе, а работодатель в свою очередь может сохранить тому средний заработок.
К уважительным причинам могут относится:
- форс мажорные обстоятельства ( коммунальные аварии, война, эпидемия и д.р.),
- проблема с транспортом (отмена, задержка транспортного средства),
- медосмотр работника,
- и т.д.
Но бывают случаи, когда сотрудник не явился на работу без уважительной на то причины, тогда оформляется прогул. В данном случае за работником организации не будет сохранятся средняя заработная плата. Также прогулом считается неявка сотрудника, которая превышает по длительности промежуток в 4 часа.
Рассмотрим, как оформить прогул сотрудника в программе 1С Зарплата и управление персоналом 3.1
Для начала необходимо произвести нужные настройки программы, для корректной работы.
Сначала нужно перейти в пункт меню «Настройки», выбрать там «Расчет зарплаты» и нажать на гиперссылку «Настройка состава начислений и удержаний».
Окно настройки состоит из нескольких вкладом. Если на предприятии ведется часовая оплата, то на вкладке «Почасовая оплата» необходимо установить флаг «Применяется почасовая оплата».
Перейдя на вкладку «Учет отсутствий», можно установить флаги для оформления:
- «Командировки» и «внутренние командировки» — данная настройка позволяет регистрировать и оплачивать командировки,
- «Длительные командировки оплачивать помесячно» — позволит в программе оплачивать командировки в конце месяца,
- «Простои» и «В том числе внутренние» — оформляются простои на предприятии по вине работодателя, а также по вине сотрудника и по причинам, которые не зависят ни от работодателя, ни от сотрудника,
- «Прогулы и неявки» и « В том числе внутренние» — можно оформить в программе неявку сотрудника по невыясненным причинам,
- «Отгулы» и «В том числе внутренние» — можно зарегистрировать дополнительно время, которое не будет оплачиваться, например работа в праздничный день или выходной,
После необходимых настроек нажимаем на кнопку «Применить и закрыть»
После сохранения изменений в программе пользователю будут доступны специальные документы. В нашем случае — документ «Прогул, неявка, отгул».
Переходим к регистрации прогула у сотрудника. В программе существует два варианта документа:
- «Отсутствие с сохранением заработной платы»
- «Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)».
Данные документы будут доступны с пункта меню «Кадры».
Документ «Отсутствие с сохранением оплаты»
К примеру, у сотрудника организации произошло форс-мажорное обстоятельство, тогда в программе создается документ «Отсутствие с сохранением оплаты».
Для создания данного документа необходимо перейти в пункт меню «Кадры» и выбрать «Все отсутствия сотрудника». Там пользователю необходимо выбрать нужный документ.
Указываем дату начала, дату окончания и дату сохранения заработной платы.
На вкладке «Оплата» указываем вид начисления. В данном случае это будет «Оплата вынужденного простоя». После чего проводим документ.
Затем проверим табель рабочего времени данного сотрудника. Для этого переходим в пункт меню «Зарплата» и выбираем «Табели».
Создаем новый документ и заполняем его (если необходимо заполнить по одному сотруднику, можно воспользоваться кнопкой «Подбор» и выбрать необходимого работника).
Документ «отсутствие (болезни, прогулы, неявки)».
С помощью данного документа можно отразить следующие причины:
- болезнь ( больничный еще не закрыт)
- прогул
- отсутствие по невыясненным причинам.
Создадим новый документ, укажем сотрудника. Далее рассмотрим оформление документа.
Если выбранный сотрудник отсутствовал часть рабочей смены, то необходимо установить флаг «Отсутствие в течение части смены».
Указать дату отсутствия.
Затем указываем причину и выбираем расчет начисления удержания.
Проводим документ.
В табеле также можно просмотреть отражение прогула данного сотрудника.
Также можно сформировать общий отчет по отсутствиям сотрудникам.
Для этого необходимо перейти в пункт меню «Кадры» и выбрать «Кадровые отчеты». Из общего списка кадровых отчетов выбрать «Отсутствие сотрудников», указав период и нажав «Сформировать».
В отчете будет отражаться информация о сотрудниках, виды отсутствия и количество дней.
