Представительские расходы – расходы компании, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества. То есть все то, что относится к расходам во время принятия другой компании у вас в гостях, можно отнести к представительским расходам. К данной категории не относятся расходы на организацию развлечений и отдыха. Например, если вы с руководителем другой компании, захотите посетить какое-либо культурное заведение или что-то подобное, то такие расходы не являются представительскими расходами. Также к данной категории не относятся расходы на профилактику и лечение заболеваний, то есть отдых в санатории не получится отразить в программе 1С: Бухгалтерия как представительские расходы.
Как документально оформить представительские расходы?
Для подтверждения представительских расходов нужны первичные документы: накладные, акты и прочие документы оказания услуг или на покупку товаров. Кроме того, необходимо оформить отчет о проведении мероприятия, и его должен утвердить руководитель компании. В отчете укажите дату, место и время проведения мероприятия, состав приглашенных гостей, состав принимающей стороны, примерную программу мероприятия и сумму расходов на организацию такого мероприятия.
Если в ходе мероприятия достигнуты какие-либо соглашения, подписаны официальные документы, то они также должны быть прописаны в отчете руководителя. К отчету приложите приказ о проведении мероприятия. В нем часть информации будет дублироваться, например: цель проведения мероприятия, состав участников принимающей стороны и сумма расходов на проведение мероприятия.
В налоговом учете представительские расходы нормируются в размере 4% от расходов на оплату труда за тот отчетный или налоговый период, в котором представительские расходы были произведены. Свыше 4% при расчете налога на прибыль учесть нельзя.
Кстати, на нашем сайте в разделе «Инструкции» есть множество полезных материалов по работе с 1С. Вот некоторые из них:
- Как уменьшить налог ПСН на страховые взносы в программе 1С: Бухгалтерия
- Обзор сервиса «Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение (форма МХ-1)» для 1С: Бухгалтерия
- Как правильно заполнять платежки по Единому налоговому счету
- Обзор сервиса «ДДС с НДС» для 1С: Бухгалтерия
- Система быстрых платежей в 1С: Бухгалтерия
Как учитывать представительские расходы в программе 1С: Бухгалтерия?
Убедитесь, что в программе 1С: Бухгалтерия присутствует соответствующая статья. Чтобы ее создать, перейдите в раздел «Справочники», выберите пункт «Статьи затрат».
Нажмите на кнопку «Создать».
Укажите наименование статьи – представительские расходы. Вид расходов в налоговом учете – представительские расходы. Запишите и закройте статью.
Теперь необходимо учесть представительские расходы в программе 1С: Бухгалтерия. Перейдите в раздел «Покупки», выберите документ «Поступление (акты, накладные, УПД)». Добавьте новое поступление с помощью команды «Создать». Выберите из справочника номенклатуру: товары или услуги.
Укажите сумму представительских расходов, соответствующую статью затрат, счет-фактуру и проведите документ.
Документ создает следующие проводки.
Перейдите в раздел «Операции», выберите пункт «Закрытие месяца». Здесь также учтены представительские расходы. Нажмите на операцию «Расчет долей списания косвенных расходов», выберите пункт «Нормирование расходов».
Вы увидите список расходов, принятых в целях налогообложения в состав расходов и уменьшающих базу налога на прибыль, а также предельный размер представительских расходов.
Нажмите на операцию «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и выберите пункт «Списание косвенных расходов».
Откроется справка-расчет «Списание косвенных расходов». Здесь вы увидите список представительских расходов.
Еще раз откройте операцию «Закрытие счетов 20, 23, 25, 26» и выберите пункт «Показать проводки».
Здесь вы увидите проводку с суммой представительских расходов.
Видеоинструкция
Посмотреть видеоинструкцию «Представительские расходы» вы можете на нашем канале 42Clouds – 1С Онлайн.
Приятного просмотра!