Документооборот на маркетплейсах: в чем отличия разных площадок

Маркетплейсы предоставляют селлерам площадки для продаж, приводят покупателей, помогают с продвижением, доставляют заказы. Но, независимо от выбора площадки, для торговых операций нужны подтверждающие документы.

Документооборот на маркетплейсах различается по типу договора, схеме работы, по формату и содержанию отчетов, которые нужно обрабатывать бухгалтеру. У каждого маркетплейса своя система формирования отчетов о продажах и выплатах. Основные отличия связаны с тем, кто выступает стороной сделки, где хранится товар и какая информация передается между продавцом и платформой.

Что включает документооборот на маркетплейсах

• Договор с маркетплейсом;
• документы, подтверждающие регистрацию бизнеса;
• сопроводительная документация на товар;
• документы, подтверждающие законность поставок;
• коды цифровой маркировки;
• электронный документооборот.

Договор

Чтобы продавать на маркетплейсе, необходимо подписать договор — соглашение о сотрудничестве.

Ozon и Wildberries работают по агентской схеме, в которой продавец поручает маркетплейсу (агенту) совершение сделок от своего имени и за свой счет. Договоры с Ozon и Wildberries различаются по частоте выплат:

• Ozon выплачивает вознаграждение два раза в месяц;
• Wildberries — каждый понедельник с минимальным порогом в 500 руб. Невыплаченная сумма переносится на следующий период.

Яндекс Маркет заключает договор оказания услуг и выступает как посредник. Маркетплейс не участвует в сделке как агент и не является стороной продажи, а оказывает услуги по размещению товаров, доставке и расчетам с покупателями.

Документы на регистрацию бизнеса

Для создания учетной записи необходимы документы, подтверждающие юридический статус продавца.

Ozon

Селлер заполняет анкету, в которой указывает ИНН и сведения о бизнесе. После этого в личном кабинете индивидуальные предприниматели и компании должны добавить информацию из ЕГРИП или ЕГРЮЛ соответственно.

Самозанятым необходимо предоставить скан паспорта и документ, подтверждающий присвоение ИНН. В течение суток Ozon проверяет статус самозанятого в налоговой и активирует аккаунт.

Wildberries

Для регистрации индивидуальному предпринимателю, организации или самозанятому достаточно указать номер телефона и ИНН. Дополнительные сведения о заявителе платформа загружает автоматически из общедоступных баз данных посредством идентификации по ИНН.

Яндекс Маркет

При регистрации потребуется предоставить ИНН и заполнить анкету в зависимости от выбранной формы бизнеса. Сканы документов загружать не нужно.

Документы на товар

Документооборот на маркетплейсах отличается процессом загрузки и предоставления документов. Для продажи товаров в России требуются стандартные разрешительные документы (сертификаты, декларации, свидетельства о госрегистрации).

Ozon

Загружать документы необходимо на товары из списка ограничений. На другие товары документы загружаются по желанию. При этом Ozon может запросить разрешительные документы. В этом случае предоставить сертификаты или свидетельства нужно в течение трех дней.

Wildberries

Загружать документы с информацией о товаре не требуется. Их показывают исключительно по запросу покупателей или представителей торговой площадки.

Яндекс Маркет

Для определенных категорий продукции площадка запрашивает подтверждающие документы. Полный перечень категорий доступен в справочном разделе сервиса Яндекс Справка. Если товар уже продается на маркетплейсе, достаточно указать номер документа.

Документы на бренд

Для продажи брендовых товаров на маркетплейсах необходимы документы, подтверждающие права на использование бренда (свидетельство на товарный знак или лицензионный договор, договор дистрибуции или письменное разрешение правообладателя). Документооборот на маркетплейсах также предусматривает документы, подтверждающие законность поставок (договоры купли-продажи с производителем или официальными дистрибьюторами).

Ozon

На площадке есть список брендов, которые требуют разрешения правообладателя на продажу. Список доступен в личном кабинете в разделе «Сертифицируемые бренды».

Wildberries

Платформа не проверяет правоустанавливающие документы на товарный знак. Однако в случае претензии владельца бренда или покупателя маркетплейс может потребовать документы согласия на реализацию продукции с использованием чужой торговой марки.

Яндекс Маркет

Производители товаров подают заявку на регистрацию. В случае перепродажи, документы на бренд необходимо предъявлять по требованию платформы, либо непосредственно покупателям.

Коды маркировки

Маркетплейсы используют коды цифровой маркировки (Data Matrix) для отслеживания движения товаров, чтобы подтвердить подлинность и легальность оборота. Коды маркировки отличаются в зависимости от требований конкретного маркетплейса и статуса товара.

Ozon

Способ передачи кодов зависит от вида поставки продукции. На площадке предусмотрены два варианта:

• Модель FBO (Fulfillment by Operator) — учет операций, обработку заказов и доставку продукции со склада осуществляет платформа Ozon. Продавец составляет универсальный пакет документов (УПД). По мере реализации товаров система маркетплейса автоматически исключает коды из обращения.
• Модель FBS (Fulfillment by Seller) — продавец самостоятельно хранит товары, обрабатывает новые заказы и передает маркетплейсу для доставки покупателю. Перед комплектацией заказа данные кодов необходимо внести в личный кабинет. При отгрузке товара нужно исключить коды из обращения.

Wildberries

Способ передачи кодов зависит от схемы доставки продукции. Есть два варианта партнерства с маркетплейсом:

• FBW (Fulfillment By Wildberries) — продавец передает свои товары на склад маркетплейса. За хранение, сборку, доставку заказов покупателям и обработку возвратов отвечает сам маркетплейс. Продавец составляет универсальный пакет документов (УПД) и передает посредством электронного документооборота (ЭДО). Система Wildberries автоматически списывает коды при реализации продукции.
• До комплектации заказа продавец самостоятельно вводит коды в персональной панели управления, а затем выводит их из обращения во время отгрузки.

Яндекс Маркет

Также возможны два способа доставки товаров:

• Модель FBY (Fulfillment by Yandex) — маркетплейс берет на себя хранение товаров, обработку заказов и доставку покупателям. Продавец привозит товары на склад Яндекс Маркет и занимается их продвижением на площадке. Товары продавец маркирует самостоятельно, а затем передает коды маркетплейсу на проверку. Из оборота коды выводит онлайн-площадка через систему «Честный знак».
• Продавец самостоятельно формирует коды и после продажи выводит их из системы «Честный знак». Отправлять коды в маркетплейс не требуется.

Обмен документами с маркетплейсом

Для быстрого и безопасного обмена юридически значимыми документами с торговыми площадками используется система электронного документооборота (ЭДО).

Ozon

Для работы с ЭДО маркетплейс рекомендует подключаться к операторам «Диадок» и «СберКорус». Так как с этими операторами у площадки настроено прямое подключение, значительно уменьшается время доставки документов и снижается риск ошибок при отображении файлов.

Кто обязан подключить ЭДО:

• плательщики НДС;
• продавцы, которые работают с кодами маркировки системы «Честный знак»;
• продавцы ювелирных изделий;
• те, кто работает по схеме FBO (Fulfillment by Operator).

Остальные категории селлеров получают документы на электронную почту или в личном кабинете.

Wildberries

Применяется ЭДО или нет, зависит от системы налогообложения продавца и вида товаров.

Для кого ЭДО обязателен:

• для всех продавцов при передаче на склад маркетплейса маркированных товаров вне зависимости от системы налогообложения;
• для налогоплательщиков НДС;
• для тех, кто реализуют товары за границу.

Для продавцов, которые работают без ЭДО, маркетплейс присылает в личный кабинет архив с подписанными электронной подписью документами.

Яндекс Маркет

Документы в Яндекс Маркет передаются продавцам одним из двух способов:

• посредством ЭДО;
• по электронной почте.

На email доставляются оригиналы двух отчетностей — отчет об исполнении поручения и сводный отчет по данным статистики. Остальные документы присылаются в виде копий.

При взаимодействии с площадкой для электронного документооборота необходимо использовать специализированные системы — ​Контур.Диадок компании «СКБ Контур» или СБИС компании «Тензор». Другие платформы не поддерживаются.
Продавец отправляет маркетплейсу по ЭДО всего один документ — акт по оказанию услуг. Без ЭДО оригинал этого документа можно отправить по почте.

Итоги

Ozon, Wildberries и Яндекс Маркет используют разные схемы, процедуры и форматы отчетности. Эти различия затрагивают все этапы: от регистрации и типа договора до работы с маркировкой.

Следовательно, для минимизации рисков и оптимизации бизнес-процессов продавцам необходимо заранее изучать требования каждой площадки и быть готовыми к гибкой настройке внутреннего документооборота.

Документооборот на маркетплейсах помогают вести сервисы для 1С. С их помощью селлер автоматизирует рутинные задачи и упрощает ведение бизнеса на торговых площадках.