Процесс внедрения новых людей в организацию может быть сложным и напряженным как для самих новичков, так и для коллег. Правильно выстроенная адаптация помогает сотрудникам быстрее влиться в коллектив, понять обязанности и начать работу в кратчайшие сроки.
Цели адаптации новых сотрудников
Перечислим основные из них:
- Снижение стресса — реализуется в помощи новым сотрудникам комфортно чувствовать себя в новой среде, чтобы снизить неопределенность и тревожность.
- Взаимодействие в команде — установление позитивных отношений с коллегами и руководством.
- Понимание корпоративной культуры — усвоение ценностей, норм и традиций компании.
- Повышение производительности работника на новой должности.
Распространенные проблемы при адаптации новых сотрудников
1С: Зарплата и управление персоналом
Процесс адаптации новых сотрудников часто сопряжен с рядом проблем, которые затрудняют внедрение новичков в компанию. Понимание этих проблем — первый шаг к созданию действенной системы адаптации сотрудников. Рассмотрим подробнее.
- Стресс и неуверенность. Чувство тревоги, страх совершить ошибку или не соответствовать ожиданиям, сомнения в способностях могут негативно повлиять на производительность и впечатление о компании в целом. Задача HR и руководства – создать атмосферу поддержки и понимания, чтобы минимизировать стресс. Как выявить проблемы сотрудников и сделать работу в команде эффективной, читайте в нашей статье «Как распознать скрытые проблемы сотрудников: практическое руководство из 5 шагов». Предложенные в статье советы для руководителей дают четкий алгоритм действий для распознавания возможных препятствий и оказания необходимой поддержки подчиненным.
- Недостаток информации. Неясность должностных обязанностей, отсутствие четкого понимания рабочих процессов, незнание внутренних правил и процедур компании приводят к снижению продуктивности и возникновению конфликтных ситуаций.
- Сложности в установлении отношений с коллегами. Незнание неформальных правил и традиций коллектива, сложность в общении с коллегами, чувство отчужденности негативно сказываются на мотивации и производительности новичка.
- Несоответствие ожиданий реальности. Расхождения между описанием должности и настоящими обязанностями и условиями труда, несовпадение представлений о корпоративной культуре с действительностью приводят к разочарованию и раннему уходу сотрудника из компании.
- Информационная перегрузка. Парадоксально, но иногда проблемой становится избыток информации. Слишком много новой информации за короткий период, сложность в структурировании и запоминании большого объема данных, трудности в определении приоритетов среди задач — и вот уже новичок готов отказаться от новой работы.
- Отсутствие четкой системы адаптации. Недостаточное внимание со стороны HR и руководства и отсутствие обратной связи дезориентируют нового сотрудника, усложняя и замедляя процесс адаптации.
Составляющие системы адаптации сотрудников
Создание системы адаптации сотрудников — это комплексный процесс, который требует тщательного планирования и внимания к деталям. Рассмотрим ключевые составляющие, которые помогут новым людям освоиться в компании.
1. Подготовка:
- подготовьте рабочее место, убедитесь, что необходимое оборудование, канцелярские принадлежности и доступы к системам готовы;
- проинформируйте коллег о приходе нового сотрудника;
- назначьте наставника из числа опытных сотрудников, либо напарника, который будет помогать новичку в первое время работы;
- создайте план адаптации с учетом специфики должности и опыта нового сотрудника.
2. Действия руководителя или наставника:
- встретьте нового сотрудника, проведите экскурсию по офису, познакомьте с коллегами;
- поручите службе HR подготовить необходимые документы для оформления нового сотрудника заранее, чтобы не тратить на это первый день;
- проведите вводный инструктаж по технике безопасности и правилам компании;
- познакомьте нового сотрудника с назначенным наставником для обсуждения плана работы.
Не забудьте, что по Трудовому кодексу работодатель обязан издать приказ о приеме на работу, заключить договор с новым сотрудником и ознакомить с необходимыми локальными нормативными актами.
3. Составление программы адаптации, которая включает:
- знакомство с корпоративной культурой, информацию о миссии, ценностях и традициях компании;
- обучение специфике работы, инструктаж по использованию необходимых инструментов, например при участии наставника;
- знакомство с бизнес-процессами;
- четкое обозначение целей работы и критериев оценки.
4. Регулярная обратная связь
Как организовать:
- проводите ежедневные короткие встречи в первую неделю в режиме вопрос-ответ;
- обсуждайте прогресс, трудности и успехи новичка на еженедельных планерках, совещаниях.
5. Социальная адаптация нового сотрудника в коллективе:
- пригласите новичка на корпоративные мероприятия и неформальные встречи;
- организуйте обеды или кофе-брейки с сотрудниками для знакомства;
- вовлекайте нового сотрудника в командные задачи для налаживания рабочих связей.
6. Доступность информации
Обеспечьте наличие и доступ к информационным ресурсам:
- инструкциям по процессам и задачам;
- корпоративным базам данных и справочным системам;
- контактной информации с указанием ролей и зон ответственности.
7. Долгосрочная поддержка после первого месяца:
- предложите сотруднику продолжить обучение для дальнейшего профессионального развития;
- проводите регулярные встречи для обсуждения прогресса и планов;
- обсудите перспективы карьерного роста в компании;
- предлагайте варианты оптимизации труда. Всероссийский центр изучения общественного мнения в 2023 году представил результаты опроса работающих россиян, где 20% опрошенных (а это каждый пятый сотрудник) готовы повышать эффективность работы за счет оптимизации труда и использования новых инструментов и техники.
Учет этих составляющих при создании системы адаптации сотрудников поможет новым членам команды быстрее влиться в рабочий процесс, минимизировать стресс и повысить продуктивность в кратчайшие сроки. Успешная адаптация сотрудников в компании – это инвестиция в долгосрочный успех и сотрудника, и компании.
Роль HR в адаптации сотрудников
HR-отдел играет ключевую роль в адаптации новичков. Основные функции HR в этом процессе:
- Координация всего процесса адаптации.
- Подготовка документов для трудоустройства.
- Организация обучения и тренингов.
- Поддержка и консультирование новых сотрудников.
- Мониторинг и оценка процесса адаптации.
- Обучение наставников и координация их работы.
- Развитие корпоративной культуры.
HR-отдел также отвечает за измерение эффективности адаптации, разрабатывая KPI и анализируя влияние процесса на общую эффективность компании. Грамотная HR-адаптация сотрудников снижает текучесть кадров, повышает производительность и укрепляет корпоративную культуру.
Используйте современные инструменты для анализа кадровой динамики и управления персоналом. Облачные сервисы, такие как «1С:Зарплата и управление персоналом», предоставляют информацию о работе персонала, позволяют анализировать данные и быстро реагировать на потенциальные проблемы. Кроме того, безопасное хранение информации в облаке и удобный доступ из любой точки мира делают процесс управления персоналом более эффективным и мобильным.
Методы адаптации
Система адаптации сотрудников должна быть комплексной и включать разноплановые мероприятия. Интеграция сотрудника в работу компании возможна в нескольких аспектах:
- профессиональный аспект – включает освоение специфики работы;
- социальный аспект — налаживание коммуникативных горизонтальных и вертикальных связей;
- психологический аспект — адаптация к режиму и условиям работы, специфике общения и уровню напряженности.
Целостный подход к адаптации обеспечивает повышение вовлеченности и продуктивности новых сотрудников. Используя комбинации методов, можно ускорить процесс адаптации новых сотрудников, помочь им почувствовать себя частью команды.
Разберем наиболее популярные методы:
- Наставничество. Один из самых эффективных методов адаптации, когда опытный сотрудник помогает новичку приступить к работе, первое время сопровождает, регулярно отвечает на вопросы, проводит оценку знаний и результатов. При выборе наставника следует учитывать наличие опыта и навыков обучения других.
- Командообразующие мероприятия. Корпоративные игры («геймификация»), моделирующие рабочие ситуации, тренинги и события, в ходе которых новички не только знакомятся со спецификой компании, но и применяются свои знания на практике.
- Погружение в историю и ценности компании. Подходящий вариант метода — «сторителлинг», когда массив информации о компании представлен в виде ознакомительных сюжетных презентаций. Это могут быть видеофильмы об истории и достижениях компании. Удобен к восприятию виртуальный тур по компании. Используйте технологии VR или AR для виртуальных туров по офису или производственным помещениям.
- Баддинг. Зарубежный метод, который вошел в практику российских компаний. Здесь новичка сопровождает не руководитель или опытный наставник, а коллега, находящийся на том же уровне. Этот сотрудник может быть ровесником новичка и занимать аналогичную должность. Он сам пришел в компанию относительно недавно — полгода или год назад, но уже сумел адаптироваться и добиться результатов.
Оценка эффективности адаптации
Правильно выстроенная система измерения эффективности адаптации новых сотрудников позволяет оценить процесс и выявить области для улучшения. Какими методами измеряется степень адаптации:
- оценка показателей адаптации сотрудников. Как быстро человек «влился» в команду, уровень текучести кадров, степень вовлеченности и качество работы. Для точного измерения этих показателей необходим учет рабочего времени. Подробнее о методах и инструментах, которые помогут оптимизировать этот процесс, читайте в нашей статье «Учет рабочего времени сотрудников: зачем нужен и как правильно его вести»;
- опросы и обратная связь от новых сотрудников, руководителей и наставников;
- анализ данных по показателям адаптации и отчетности.
Корректировка процесса адаптации заключается в выявлении проблемных сфер с низкими показателями по отдельным параметрам. Затем следует разработать корректирующие меры и при необходимости обновить программы адаптации. Оценка процесса адаптации дает возможность компаниям постоянно совершенствовать подход к внедрению сотрудников в организацию.
В заключение стоит подчеркнуть, что по статистике 48% российских организаций обходятся без программы адаптации новичков. Эти цифры наглядно показывают, что многим российским компаниям есть куда расти в плане заботы о новых сотрудниках.
Успешная адаптация персонала в компании – это не просто HR-процесс, а стратегический инструмент, который помогает бизнесу оставаться конкурентоспособным в условиях быстро меняющейся реальности. Постоянное совершенствование программы адаптации, учет обратной связи, внедрение инновационных подходов создают среду, где каждый сотрудник чувствует себя ценным участником команды с самого начала работы, и это становится драйвером развития организации.
