Как оформить справку о доходах: разбор требований ФНС

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ: разобрали рекомендации ФНС по предоставлению сведений о доходах. Рассказали, где получить и как оформить справку о доходах в программе 1С:ЗУП.

3561

6 мин

11 мая 2025

В 2025 году Федеральная налоговая служба (ФНС) России обновила требования к справке о доходах, также известной как форма 2-НДФЛ.

Новая форма справки о доходах

Информация о доходах и удержанном налоге представляется в составе расчета 6-НДФЛ, который включает в себя «Справку о доходах и суммах налога физического лица». Работодатели оформляют этот расчет ежегодно, не позднее 25 февраля года, следующего за отчетным.

По запросу сотрудника работодатель обязан предоставить ему справку о доходах. Заявление на получение такой справки можно оформить в произвольной форме. Некоторые компании выдают эти справки по устной просьбе работника, не требуя письменного заявления. Для удобства оформления справки на основании данных 6-НДФЛ можно воспользоваться сервисом «Создание 2-НДФЛ на основании 6-НДФЛ (БП)».

Важно отметить, что сдача нулевого отчета 6-НДФЛ не является обязательной, и законодательство не предусматривает штрафов за его непредставление. Однако многие бухгалтеры предпочитают подавать нулевой расчет из-за требований налоговых органов. В случае получения такого документа налоговая инспекция может запросить пояснения.

Согласно пункту 3.2 статьи 76 Налогового кодекса РФ, если налоговая инспекция не получит расчет 6-НДФЛ в течение 10 дней после установленного срока, она вправе приостановить операции по банковским счетам налогоплательщика. Таким образом, расчет должен быть подан в течение 20 дней после окончания отчетного периода.

Прогрессивная шкала ставок НДФЛ

С 1 января 2025 года в России введена пятиступенчатая прогрессивная шкала ставок НДФЛ:

13% — для годового дохода до 2,4 млн руб.;
15% — для дохода от 2,4 млн до 5 млн руб.;
18% — для дохода от 5 млн до 10 млн руб.;
20% — для дохода от 10 млн до 50 млн руб.;
22% — для дохода свыше 50 млн руб.

Эти ставки не применяются к пассивным доходам, таким как дивиденды, проценты по вкладам, а также к доходам от продажи имущества. Повышенные ставки распространяются только на части дохода, превышающие установленный порог.

Что изменилось в заполнении справки

В связи с введением прогрессивной шкалы ставок НДФЛ при заполнении справки о доходах необходимо учитывать следующие моменты:

разделить доходы по категориям. Доходы должны быть распределены по соответствующим ставкам налогообложения в зависимости от их величины;
указать налоговую базу. Необходимо четко прописывать налоговую базу для каждой категории доходов, чтобы обеспечить правильное исчисление налога;
отразить вычеты. Все предоставленные налогоплательщику вычеты должны быть подробно перечислены с указанием их оснований и сумм.

Новые формы налоговой отчетности

С января 2025 года введены новые формы налоговой декларации 3-НДФЛ для декларирования доходов за 2024 год. Изменения коснулись титульного листа и других разделов декларации. Налогоплательщики обязаны использовать обновленные формы при подаче деклараций и учитывать изменения, касающиеся того, как оформить справку о доходах.

Предприниматели на ПСН, зарегистрированные в новых регионах, с 2025 года могут снизить налог на сумму приобретенной контрольно-кассовой техники (ККТ). Для этого они должны предоставить в налоговый орган уведомление по форме КНД 1154003. Решение 1С:ЗУП помогает рассчитать НДФЛ и передать документы в банк и налоговые органы.

Где получить справку 2-НДФЛ

Справку 2-НДФЛ могут выдать:

работодатель. Статья 62 ТК РФ обязует его выдавать сотрудникам информацию об их доходах и оформлять справку в течение трех дней. Для получения документа нужно обратиться к руководителю или в бухгалтерию и заполнить заявление. В заявлении необходимо указать период, за который нужны данные;
портал «Госуслуги». В личном кабинете нужно открыть раздел «Справки и выписки» и заказать услугу «Справка о доходах по форме 2-НДФЛ». Она будет составлена в электронном виде, и при необходимости ее можно распечатать;

сайт Федеральной налоговой службы (ФНС). Создать документ можно в разделе «Налог на доходы физического лица». В нем есть подпункт «Сведения о справках 2-НДФЛ», где нужно указать период. Документ будет сформирован в виде электронного файла, подписанного усиленной квалифицированной подписью ФНС России.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

При получении справки через портал «Госуслуги» или сайт ФНС данные за предыдущий год можно запросить только после 1 апреля текущего года.

Как оформить справку о доходах в 1С:ЗУП

Справку о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника можно создать в «1С:Зарплата и управление персоналом». В документе перечислены все доходы, которые работники или иные физические лица получили от организации за определенный период.

Документ Справка о доходах (2-НДФЛ) для сотрудника в программе предназначен для составления справки о доходах, которые были выданы работникам или иным физическим лицам, получившим суммы от организации. Как оформить справку о доходах (2-НДФЛ) в 1С:ЗУП:

Открыть раздел Налоги и взносы – Все документы по НДФЛ либо раздел Налоги и взносы – Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников, нажать кнопку Создать.
Выбрать Год, за который формируются сведения.
Поле Организация заполняется автоматически из информационной базы. Если компаний в базе несколько, то нужную указать вручную.
Выбрать сотрудника, которому необходимо оформить справку о доходах, в поле Сотрудник из справочника Физические лица.
В поле Формировать выбрать Сводно, если требуется справка о всех доходах сотрудника в банк или другие организации, или выбрать В разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, если необходима справка с учетом кодов ОКТМО/КПП и ставок налога.
В поле ОКТМО/КПП перечислены те коды, по которым у сотрудника был доход. Система автоматически выбирает ОКТМО/КПП по последнему месту получения финансовых средств. Если справка формируется сводно, то список пополняется головной организацией вне зависимости от того, был по ней доход или нет.
Поле ИФНС заполняется автоматически. В нем указывается код налогового органа, где зарегистрирована организация или ее подразделение.
В поле Дата по умолчанию указывается рабочая дата компьютера. Ее можно изменить.
На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% таблицы отображаются ежемесячные доходы, начисленные физическому лицу и облагаемые соответствующим налогом, и налоговые вычеты.
Предоставленные работнику налоговые вычеты указываются в правой части таблицы. Если они оформлялись, то раздел Уведомления на предоставление вычетов заполняется автоматически.
Разделы Суммы дохода и Суммы налога содержат суммы дохода и налога. НДФЛ в справке не указывается.

На закладке Личные данные перечисляются данные о работнике, которому выдается справка о доходах. Их можно изменить по ссылке Редактировать в справочнике Физические лица.
Ф. И. О., должность и телефон лица, которое подписало справку, автоматически указываются в полях Справку подписал и Телефон. Их можно открыть по ссылке Подписи в нижней части документа.

После того как вы заполнили все поля, нажмите кнопку Провести. Кнопка Проверить запускает проверку корректности заполнения справки. В программу 1С встроен алгоритм, который при обнаружении ошибок выведет сообщение.

Сформировать и распечатать справку о доходах можно через кнопку Справка о доходах (2-НДФЛ).

Заключение

Введение прогрессивной шкалы ставок НДФЛ и обновление форм налоговой отчетности в 2025 году требуют от налогоплательщиков и налоговых агентов внимательного подхода к заполнению справок о доходах. Соблюдение новых требований ФНС позволит обеспечить корректность налогового учета и избежать возможных штрафных санкций.