Отчет 6-НДФЛ – это документ, который содержит информацию о суммах начисленного и удержанного налога на доходы физических лиц за определенный период. Он составляется и сдается в налоговые органы ежеквартально.
Согласно действующему законодательству, сдавать отчет 6-НДФЛ, если все показатели равны нулю, не нужно. В таком случае штрафов не предусмотрено. То есть если ни один сотрудник, либо иное физическое лицо не получили от компании налогооблагаемый доход, значит, организация не является налоговым агентом. Если никаких выплат, подарков с января отчетного года не было и нет работников, 6-НДФЛ сдавать не нужно.
По статистике большинство бухгалтеров все же сдают нулевой 6-НДФЛ, несмотря на то, что не было начислений и выплат, причиной этому служат требования от налоговой. Если все-таки требование пришло, нужно предоставить документы или пояснения.
У налоговой может не быть информации, является ли конкретная организация налоговым агентом. Если в течение 10 дней после установленного Налоговым кодексом срока не сдать 6-НДФЛ, то налоговая вправе заблокировать все деньги на каждом банковском счете. С 1 июля 2021 года срок увеличивается до 20 дней, согласно п. 3.2 ст.76 НК РФ.
Контроль себя: есть ли поводы, чтобы сдавать 6-НДФЛ
- Если у налогоплательщика были одноразовые выплаты, например, в первом квартале, а все остальное время доходов не было, то подавать 6-НДФЛ в 2024 году нужно.
- Не может быть нулевым 6-НДФЛ, когда работнику или директору предоставлен вычет в размере, превышающем начисленный доход.
- Деятельность в отчетном периоде не велась, зарплаты не было, выплат по договорам подряда не было, дивиденды не перечислялись, а 6-НДФЛ все равно представить нужно – если, к примеру, физлицо получило доход в натуральной форме в размере более 4 000 руб.
- Выплаты начали производиться только в четвертом квартале отчетного года — квартальные отчеты сдавать не надо, но подача годового будет обязательной.
- Были выплаты в первом квартале, но в последующих кварталах их нет — отчеты нужно подавать за весь год.
Нулевой отчет 6-НДФЛ за год нужно сдавать только в том случае, если вы отправляли нулевые отчеты за предыдущие периоды, чтобы избежать блокировки за непредставление. Желательно выслать в инспекцию письмо с уведомлением о том, что предоставлять 6-НДФЛ вы не будете, иначе контролеры могут заблокировать счет. Если вы все-таки решили сдать нулевой отчет, то налоговые органы обязаны его принять.
Порядок заполнения нулевого 6-НДФЛ
- На титульном листе укажите наименование компании и ее реквизиты: период, за который заполняется отчет, код ИФНС, в которую он предоставляется. Для отчета за первый квартал 2024 года значение отчетного периода укажите «21». Код «214» на титульном листе означает «По месту нахождения организации». Если расчет заполняет ИП, то укажите код «320» — «По месту нахождения индивидуального предпринимателя».
- На второй странице в разделе 1, укажите КБК и сумму начисленного налога. Информацию по срокам перечисления налога и о возвращенном НДФЛ с начала года (в т. ч. по периодам удержания) заполните нулями.
- На третьей странице в разделе 2, произведите расчет исчисленных и удержанных сумм подоходного налога. Если сдаете нулевую отчетность, то укажите сумму дохода и подоходного налога, которые зафиксированы в любом квартале отчетного периода. В остальных строках проставьте «0». В строке 110 укажите количество сотрудников налогоплательщика. А если работников нет, поставьте прочерк.
- Не забудьте подписать отчет внизу на каждой странице и проставить даты представления.
Обратите внимание: если вы формируете отчет 6-НДФЛ в программе 1С, то автоматически все поля заполняются нулевыми значениями. При использовании сервиса 1С-Отчетность необходимо в 6-НДФЛ заполнить одну справку в Приложении 1 любыми данными. Затем выгрузить отчет в файл, открыть приложение «Блокнот» и эти данные удалить. После чего этот файл можно будет отправить как внешний отчет через сервис 1С-Отчетность. Если вы отправляете отчетность с помощью другой программы, то нулевой 6-НДФЛ можно сформировать сразу в ней.
Сроки и форма сдачи отчетов
Начиная с 1 квартала 2024 года, действует новая форма расчета, утвержденная Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Нулевой отчет также принимают на этом бланке, на старом не примут.
Отчеты необходимо отправить до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом (то есть за три, шесть и девять месяцев). Или не позднее 25 февраля – для расчета за предыдущий год.
Таким образом, нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ, зависит от конкретной ситуации. Если у компании нет начислений и выплат, то сдавать нулевой расчет не нужно. Если же вы один раз отправили нулевой отчет, то необходимо сдавать расчет с нулевыми показателями дальше, чтобы избежать негативных последствий со стороны налоговых органов.
