Kanban (Канбан) — это один из методов управления задачами для оптимизации работы сотрудников. Он сфокусирован на разделении всех рабочих процессов на конкретные задачи с их последующей визуализацией для увеличения продуктивности работы команды. Основная цель Kanban — создать качественный товар или услугу для клиентов вовремя, с минимальными расходами и без ущерба для производительности.
Kanban для бизнеса был разработан и применен компанией Toyota в качестве системы планирования для производства «точно в срок». Изначально в Toyota использовали бумажные стикеры, которые прикреплялись к доске с 3 стадиями готовности процесса: «Запрошено», «Выполняется», «Готово». Каждый отдел передавал информацию своим коллегам, чтобы сообщать о потребностях и работах своего отдела другому. Со временем это превратилось в систему бумажных стикеров, отображающих сразу весь проект.
В начале 21 века ключевые игроки в индустрии программного обеспечения быстро поняли, как Kanban может положительно изменить способ доставки продуктов и услуг. Поэтому Kanban со сферы автомобильной промышленности распространился на другие сложные коммерческие секторы, такие как IT и разработка программного обеспечения, исследования, строительство и другие.
1С: Комплексная автоматизация

В наши дни Kanban все чаще представлен в цифровом формате и позволяет создать прозрачный способ информирования о статусе проекта для всей команды. Каждый участник проекта может в любое время увидеть, на каком этапе находится конкретный процесс, кто последним выполнял задачу и куда нужно двигаться дальше.
Kanban-сервис Kaiten посчитал, что бизнес при использовании этого подхода может на 10-50% снизить время, нужное для создания товара. Клиент же сможет получить свой заказ на 50–90% быстрее. Это становится возможным за счет снижения издержек и оптимизации работы. Время внедрения принципов метода составляет от 2 недель до нескольких месяцев в зависимости от размера бизнеса, сложности и готовности сотрудников к изменениям.
Пример Kanban-доски. Источник: Kaiten
5 основных принципов Kanban для бизнеса
1. Начните с того, что вы делаете сейчас. Kanban — это непрерывное совершенствование, но все начинается с понимания текущих рабочих процессов.
2. Согласитесь проводить постепенные, эволюционные изменения: вместо того, чтобы пытаться осуществить масштабную трансформацию сразу. Kanban выступает за небольшие изменения, которые со временем дополняют друг друга.
3. Поощряйте лидерские действия на всех уровнях. Kanban предназначен не только для менеджеров или руководителей команд, но и для всех, кто вовлечен в работу. Каждый может взять на себя лидерство и предложить улучшения, основываясь на своих наблюдениях.
4. Сосредоточьтесь на потребностях и ожиданиях клиентов. Kanban помогает понять потребности и ожидания клиентов, повысить качество предоставляемых услуг.
5. Управляйте работой, а не работниками. Kanban уважает существующие роли и обязанности членов команды и дает возможность людям самоорганизовываться вокруг работы.
Как работает Kanban для бизнеса?
1. Kanban-доска разделена на столбцы, которые отслеживают каждый этап проекта. Самые частые названия этапов: «Запрошено» (или «Надо сделать»), «Выполняется», «Готово».
2. Каждый проект разбивается на отдельные задачи, которые размещаются в виде «карточек» в столбце «Запрошено». Одна карточка — один рабочий элемент (например, один заказ клиента).
3. По мере того как клиенты запрашивают товары, задачи перемещаются в столбец «Выполняется». В карточку добавляется имя ответственного за эту работу сотрудника.
4. В каждой карточке могут быть дополнительные примечания: комментарии руководителя или коллег, скриншоты, документация и технические ресурсы.
5. Когда задача выполнена, она перемещается в столбец «Готово». Заказ клиента выполнен, сотрудник может приступать к следующей задаче.
При правильной структуре, управлении и функционировании Kanban служит хранилищем информации в режиме реального времени. Он выделяет проблемные места в системе, которые могут нарушить бесперебойную работу.

Источник: Freepik
Реальные примеры использования Kanban для бизнеса
Nike
В конце 1990-х гг. руководство компании точечно использовало метод Kanban, когда получило негативные отзывы от сотрудников о плохих условиях труда на своих заводах. Один из топ-директоров, Джилл Кер Конвей, решила изучить опыт зарубежных фабрик. Джилл проанализировала условия труда и провела обширные опросы персонала, чтобы узнать их мнение о работе на заводах. Оказалось, что основные претензии заключались во внеурочных работах, низкой зарплате, задержках с формированием заказов и внезапных, хаотичных изменениях, в необходимости использовать разные материалы для производства.
Основываясь на полученной информации, руководство Nike инициировало начало трансформации своих производственных линий. Компания сократила сверхурочную работу на заводах-поставщиках, наладила производство и повысила заработную плату заводских рабочих. Это позволило стандартизировать процессы и сформировать стабильный и устойчивый спрос на работу.
Jaguar
В 2014 году компания поставила задачу серьезно сократить время вывода на рынок новых продуктов. В частности, были большие проблемы с обратной связью по дизайну, причем иногда на согласования уходило 12 недель и более. Kanban-доска позволила Jaguar внести некоторые важные изменения. Руководство призвало сократить количество информации, отправляемой на согласование топ-менеджерам. Это позволило согласовывать дизайн гораздо быстрее: срок уменьшился с 12 недель до нескольких дней.
Pixar
Вдохновившись успехами коллег, руководство студии по созданию 3D-анимации Pixar, применило принципы Kanban в креативной, менее поддающейся контролю, области. Разделив процесс производства анимации на мелкие составляющие, члены команды смогли увидеть, над чем конкретно и когда работают другие команды. Это позволило передавать продукт другой команде только тогда, когда была закончена вся работа. Любой сотрудник мог при необходимости приостановить производство анимации, если видел ошибку в каком-то процессе. Так неисправности перестали попадать в работу следующим командам. Благодаря этому решению студия смогла сэкономить на производстве.
12 Storeez
Российскому бренду одежды 12 Storeez на этапе роста производства пришлось изменить процесс создания одежды, чтобы каждый месяц выпускать по одной коллекции. Они смогли это сделать благодаря применению Kanban-системы, внедренной на уровне руководства бренда. Топ-менеджеры визуализировали процесс производства от начальной идеи до поступления вещи на склад. Это привело к тому, что процессы, которые тормозили создание одежды, стали более понятными, а коллекции смогли выходить в нужное время.

Источник: OnAgile Consulting
Это лишь несколько примеров, которые, тем не менее, показывают, что принципы Kanban могут быть применены в любом бизнесе: малом, среднем, крупном. Не бойтесь комбинировать различные решения, например 1С для учета и доски Kanban, чтобы сделать бизнес более эффективным.
5 простых шагов для внедрения Kanban в компании
1. Визуализируйте рабочий процесс
Разложите каждый процесс на мелкие составляющие – это поможет сделать работу более прозрачной. Все задачи станут видны членам команды. Это можно легко сделать в онлайн-сервисах, например, Trello, Jira, Yandex Tracker или Kaiten.
2. Ограничьте количество одновременно выполняемых сотрудниками задач
Работайте над задачами, которые необходимо решить в данный момент. Вы можете начать с двух задач на человека. Например, если в команде 5 человек, лимит незавершенных задач должен составлять 10. Это повысит эффективность, сократит время выполнения работы и поможет добиться результата, который ожидают ваши клиенты. В дальнейшем анализ времени, затраченного на рабочий процесс, позволит создавать более точный прогноз того, какой объем работы вы сможете выполнить в будущем.
3. Донесите четкие требования до работников
Задача менеджера — сократить время цикла нахождения задачи в столбцах «Запрошено» и «Выполняется». Для этого каждый сотрудник должен понимать, как именно будет выполняться работа. Просмотрите каждый процесс и создайте инструкции по его выполнению. Это уменьшит недопонимание и поспособствует большей согласованности.
4. Обязательно собирайте обратную связь
Так вы сможете выявить области, требующие улучшения. Это также позволит команде адаптироваться к меняющимся приоритетам и реорганизациям в связи с изменениями на рынке или требованиями клиентов.
5. Совершенствуйтесь всей командой
Kanban — это непрерывный процесс улучшения, который поощряет совместную работу и экспериментирование для выявления и решения проблем.

Источник: Freepik
Коротко о главном
- Kanban — это не только метод, но и философия непрерывных изменений в бизнес-процессах. Его основная цель — сохранить или даже повысить эффективность работы, сократив расходы.
- Kanban основан на 5 практиках. Если их грамотно и разумно соблюдать, то вы заметите улучшение работы бизнеса и сможете лучше планировать свою деятельность.
- Визуализация бизнес-процессов — это то, что выгодно отличает Kanban от других методик. Вы можете структурировать и анализировать каждый процесс в компании с помощью карточек и физической или виртуальной доски.
- Kanban подходит для крупных корпораций, среднего бизнеса и малых предприятий. Но в большей степени он ориентирован на краткосрочное и среднесрочное планирование. Он помогает производить столько товара, сколько нужно для удовлетворения текущего спроса.
- Kanban — это контроллер рабочего процесса. Достаточно соблюсти 5 простых правил, и вы сможете применить его в своем бизнесе. Это позволит вам на 10-50% сократить время, необходимое для создания товара. А клиент сможет получить свой заказ на 50–90% быстрее.