Система электронного документооборота допускает составление и отправку электронных документов в формате PDF. И те, кто плохо знаком с этим видом файлов, часто не знают, как поставить на нем электронную подпись. Подробнее о том, как подписать электронной подписью документ PDF для проведения через программу 1С, рассказали в статье.
Важно: постановка ЭЦП на документе делает его актуальным и наделяет полной юридической силой. Поэтому любой бланк, отправленный или полученный от контрагента через систему ЭДО, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью. Если в распоряжении вашей компании нет квалифицированных ЭЦП, поспешите получить их на каждого уполномоченного сотрудника, обратившись в аккредитованный удостоверяющий центр.
В настоящее время электронные документы поступают через систему ЭДО в следующих форматах:
1С: Бухгалтерия предприятия

- PDF (Portable Document Format) – более распространен благодаря удобству и наглядности бланка, полностью сохраняет структуру и внешний вид документа;
- XML (Extensible Markup Language) – упрощает автоматическую обработку и внесение данных в учетную систему, не всегда удобен и понятен для визуального прочтения.
Для создания каждого типа бланков используется специально разработанное ПО. Поэтому, чтобы поставить подпись на документе PDF, нужно учитывать особенности его структуры и использовать специальное программное решение.
Что необходимо подготовить, чтобы подписать PDF ЭЦП
Чтобы подписать электронной подписью документ, уполномоченный сотрудник должен иметь:
- Актуальный сертификат квалифицированной электронной подписи, оформленный на его имя. Важно: использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) позволяет сторонам без ограничений обмениваться электронными бланками, не заключая дополнительные соглашения об их приеме и рассмотрении. Сертификат неквалифицированной электронной подписи чаще используется при подписании внутренних документов компании и обмена информацией с партнерами при наличии соглашения о возможности подписания документов НКЭП.
- Специальное программное обеспечение, установленное на рабочий ПК. Оно позволит подписать PDF электронной подписью так, чтобы документ был признан действительным и его можно было использовать в работе.
Обратите внимание: вставить подпись в PDF нужно только после внесения в документ всех изменений и корректировок. Иначе бланк утратит юридическую силу и потребует повторного оформления.
Особенности установки ПО для постановки подписи на PDF
Компьютер на рабочем месте пользователя, уполномоченного подписывать PDF электронной подписью, должен соответствовать следующим техническим требованиям:
- Установленная операционная система Microsoft Windows (7, 8, 8.1, 10, все актуальные версии Server);
- Модуль «КриптоПро CSP» версии 4.0 или новее;
- Adobe Reader актуальных версий;
- Adobe Acrobat Standard или Adobe Acrobat Pro в любой редакции.
Модуль «КриптоПро PDF» на каждое рабочее место, созданный разработчиками Adobе, можно приобрести в уполномоченных компаниях вместе с бессрочной лицензией. Он необходим для постановки подписи на ПДФ, а также для проверки ЭЦП в программах Adobe Reader и Adobe Acrobat.
После приобретения модуля «КриптоПро PDF» потребуется его несложная настройка. Выполнить ее в Acrobat Reader DC можно следующим образом:
- Из меню Редактирование перейдите в Установки и кликните на Подписи.
- В блоке Создание и оформление нажмите Подробнее.
- В разделе Метод подписания по умолчанию выберите КриптоПро PDF.
Чтобы подписать электронной подписью документ, действуйте в такой последовательности:
- откройте электронный бланк через Acrobat Reader или Adobe Acrobat;
- выберите опцию Заполнить и подписать справа на панели инструментов;
- выберите пункт Сертификаты, чтобы «прикрепить» сертификат ЭЦП сотрудника (если нужного сертификата нет в списке, его можно добавить через настройки на панели опций и инструментов);
- кликните Поставить цифровую подпись;
- выделите на документе область, где будет поставлена ЭЦП;
- в появившемся окне нажмите на нужное цифровое удостоверение для электронной подписи;
- кликните Подписать.
Другие способы вставить подпись в PDF
Если модуль «КриптоПро PDF» не подходит по той или иной причине, можно выбрать другие варианты специализированного ПО. Они разработаны для подписания файлов любого формата – от картинок и видео до баз данных, а также предлагают пользователю дополнительные опции в виде просмотра статуса сертификата и времени подписания бланка. Кроме того, программы соответствуют строгим стандартам безопасности – данные шифруются, что делает их недоступными для несанкционированного прочтения. Однако использование такого ПО возможно только на платной основе, что может оказаться невыгодным для компаний с небольшим объемом электронного документооборота.
Как электронно подписать документ PDF через онлайн-сервисы
Если доступа к рабочему компьютеру нет, а вам нужно срочно подписать PDF ЭЦП, можно использовать онлайн-сервисы. Их важное преимущество – доступность без необходимости устанавливать на рабочий компьютер дополнительное программное обеспечение. Также в числе достоинств:
- доступность из любой точки мира;
- возможность электронного заверения файловых пакетов и архивов;
- надежное шифрование и безопасная расшифровка данных для защиты конфиденциальной информации;
- опция совместного подписания бланков несколькими пользователями.
Процесс постановки подписи ПДФ несложен: необходимо загрузить документ в программу, активировать сертификат электронной подписи и затем скачать подписанный бланк. Возможно, от пользователя потребуются дополнительные действия, что связано с особенностями и требованиями некоторых программных решений.
Среди наиболее популярных онлайн-сервисов:
- Sign.Me – популярный российский сервис, адаптированный для использования КЭП на любых цифровых устройствах. Для постановки подписи PDF необходимо лишь указать пароль доступа к своей ЭЦП.
- Legium – платный сервис, позволяющий подписывать бланки PDF со смартфона, планшета или ПК. Перед началом работы пользователю необходимо пройти онлайн-идентификацию (сделать селфи), а ИП и юридическим лицам оплатить 1 рубль со своего счета, чтобы подтвердить свои права на удостоверение документов. Цены на тарифы Legium начинаются от 590 рублей в месяц.
- Мобильная Электронная Подпись от компании «МегаФон» – сервис, позволяющий вставить подпись в PDF с любого гаджета, в котором установлена SIM-карта. Действия пользователя подтверждаются пин-кодом, отправленным на указанный номер телефона. Стоимость сервиса составляет 1000 рублей в год.
Как подписать электронной подписью документ с созданием файла sig
Использование для подписания электронных документов программы КриптоАРМ предусматривает создание файлов с расширением sig. Они содержат информацию о сертификате электронной подписи, выбранной в процессе удостоверения бланка. Это позволяет убедиться в легальности документа и исключить его подделку.
Процесс подписания документа с созданием файла sig требует выполнить следующие действия:
- Кликните на выбранный документ правой кнопкой мыши, после чего выберите в меню КриптоАРМ и затем нажмите Подписать.
- Откроется мастер создания подписи, где нужно кликнуть Далее.

- В списке файлов укажите документы, которые нужно подписать. Новый формат sig для преобразования установлен по умолчанию, менять его не нужно.

- В перечне свойств подписи рядом с параметром Использование подписи выберите Подписано.
- Кликните на кнопку Выбрать в окне Выбор сертификата подписи.
- В открывшемся Хранилище сертификатов выберите подходящий сертификат ЭЦП из списка.
- На последнем этапе нажмите Готово.
Заключение
Теперь вы знаете, как подписать PDF электронной подписью прямо за рабочим ПК или в удаленном режиме. Выбирайте подходящий вариант и будьте уверены в правильном оформлении входящих и исходящих электронных файлов.