Как подписать электронной подписью документ PDF

Часто бухгалтеры задаются вопросом: как подписать электронной подписью документ PDF. Подготовили для вас пошаговую инструкцию и ответили на частые вопросы по бланкам PDF.
Как подписать электронной подписью документ PDF

Дата публикации: 14 октября 2024

Система электронного документооборота допускает составление и отправку электронных документов в формате PDF. И те, кто плохо знаком с этим видом файлов, часто не знают, как поставить на нем электронную подпись. Подробнее о том, как подписать электронной подписью документ PDF для проведения через программу 1С, рассказали в статье.

Важно: постановка ЭЦП на документе делает его актуальным и наделяет полной юридической силой. Поэтому любой бланк, отправленный или полученный от контрагента через систему ЭДО, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью. Если в распоряжении вашей компании нет квалифицированных ЭЦП, поспешите получить их на каждого уполномоченного сотрудника, обратившись в аккредитованный удостоверяющий центр.

В настоящее время электронные документы поступают через систему ЭДО в следующих форматах:

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий
Обновления включены в стоимость
Тестировать бесплатно
  • PDF (Portable Document Format) – более распространен благодаря удобству и наглядности бланка, полностью сохраняет структуру и внешний вид документа;
  • XML (Extensible Markup Language) – упрощает автоматическую обработку и внесение данных в учетную систему, не всегда удобен и понятен для визуального прочтения.

Для создания каждого типа бланков используется специально разработанное ПО. Поэтому, чтобы поставить подпись на документе PDF, нужно учитывать особенности его структуры и использовать специальное программное решение.

Что необходимо подготовить, чтобы подписать PDF ЭЦП

Чтобы подписать электронной подписью документ, уполномоченный сотрудник должен иметь:

  1. Актуальный сертификат квалифицированной электронной подписи, оформленный на его имя. Важно: использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) позволяет сторонам без ограничений обмениваться электронными бланками, не заключая дополнительные соглашения об их приеме и рассмотрении. Сертификат неквалифицированной электронной подписи чаще используется при подписании внутренних документов компании и обмена информацией с партнерами при наличии соглашения о возможности подписания документов НКЭП.
  2. Специальное программное обеспечение, установленное на рабочий ПК. Оно позволит подписать PDF электронной подписью так, чтобы документ был признан действительным и его можно было использовать в работе.

Обратите внимание: вставить подпись в PDF нужно только после внесения в документ всех изменений и корректировок. Иначе бланк утратит юридическую силу и потребует повторного оформления.

Особенности установки ПО для постановки подписи на PDF

Компьютер на рабочем месте пользователя, уполномоченного подписывать PDF электронной подписью, должен соответствовать следующим техническим требованиям:

  • Установленная операционная система Microsoft Windows (7, 8, 8.1, 10, все актуальные версии Server);
  • Модуль «КриптоПро CSP» версии 4.0 или новее;
  • Adobe Reader актуальных версий;
  • Adobe Acrobat Standard или Adobe Acrobat Pro в любой редакции.

Модуль «КриптоПро PDF» на каждое рабочее место, созданный разработчиками Adobе, можно приобрести в уполномоченных компаниях вместе с бессрочной лицензией. Он необходим для постановки подписи на ПДФ, а также для проверки ЭЦП в программах Adobe Reader и Adobe Acrobat.

После приобретения модуля «КриптоПро PDF» потребуется его несложная настройка. Выполнить ее в Acrobat Reader DC можно следующим образом:

  • Из меню Редактирование перейдите в Установки и кликните на Подписи.
  • В блоке Создание и оформление нажмите Подробнее.
  • В разделе Метод подписания по умолчанию выберите КриптоПро PDF.

Чтобы подписать электронной подписью документ, действуйте в такой последовательности:

  • откройте электронный бланк через Acrobat Reader или Adobe Acrobat;
  • выберите опцию Заполнить и подписать справа на панели инструментов;
  • выберите пункт Сертификаты, чтобы «прикрепить» сертификат ЭЦП сотрудника (если нужного сертификата нет в списке, его можно добавить через настройки на панели опций и инструментов);

Как подписать электронной подписью документ PDF - 42CLOUDS

  • кликните Поставить цифровую подпись;
  • выделите на документе область, где будет поставлена ЭЦП;

Как подписать электронной подписью документ PDF - 42CLOUDS

  • в появившемся окне нажмите на нужное цифровое удостоверение для электронной подписи;
  • кликните Подписать.

Как подписать электронной подписью документ PDF - 42CLOUDS

Как подписать электронной подписью документ PDF - 42CLOUDS

Другие способы вставить подпись в PDF

Если модуль «КриптоПро PDF» не подходит по той или иной причине, можно выбрать другие варианты специализированного ПО. Они разработаны для подписания файлов любого формата – от картинок и видео до баз данных, а также предлагают пользователю дополнительные опции в виде просмотра статуса сертификата и времени подписания бланка. Кроме того, программы соответствуют строгим стандартам безопасности – данные шифруются, что делает их недоступными для несанкционированного прочтения. Однако использование такого ПО возможно только на платной основе, что может оказаться невыгодным для компаний с небольшим объемом электронного документооборота.

Как электронно подписать документ PDF через онлайн-сервисы

Если доступа к рабочему компьютеру нет, а вам нужно срочно подписать PDF ЭЦП, можно использовать онлайн-сервисы. Их важное преимущество – доступность без необходимости устанавливать на рабочий компьютер дополнительное программное обеспечение. Также в числе достоинств:

  • доступность из любой точки мира;
  • возможность электронного заверения файловых пакетов и архивов;
  • надежное шифрование и безопасная расшифровка данных для защиты конфиденциальной информации;
  • опция совместного подписания бланков несколькими пользователями.

Процесс постановки подписи ПДФ несложен: необходимо загрузить документ в программу, активировать сертификат электронной подписи и затем скачать подписанный бланк. Возможно, от пользователя потребуются дополнительные действия, что связано с особенностями и требованиями некоторых программных решений.

Среди наиболее популярных онлайн-сервисов:

  • Sign.Me – популярный российский сервис, адаптированный для использования КЭП на любых цифровых устройствах. Для постановки подписи PDF необходимо лишь указать пароль доступа к своей ЭЦП.
  • Legium – платный сервис, позволяющий подписывать бланки PDF со смартфона, планшета или ПК. Перед началом работы пользователю необходимо пройти онлайн-идентификацию (сделать селфи), а ИП и юридическим лицам оплатить 1 рубль со своего счета, чтобы подтвердить свои права на удостоверение документов. Цены на тарифы Legium начинаются от 590 рублей в месяц.
  • Мобильная Электронная Подпись от компании «МегаФон» – сервис, позволяющий вставить подпись в PDF с любого гаджета, в котором установлена SIM-карта. Действия пользователя подтверждаются пин-кодом, отправленным на указанный номер телефона. Стоимость сервиса составляет 1000 рублей в год.

Как подписать электронной подписью документ с созданием файла sig

Использование для подписания электронных документов программы КриптоАРМ предусматривает создание файлов с расширением sig. Они содержат информацию о сертификате электронной подписи, выбранной в процессе удостоверения бланка. Это позволяет убедиться в легальности документа и исключить его подделку.

Процесс подписания документа с созданием файла sig требует выполнить следующие действия:

  • Кликните на выбранный документ правой кнопкой мыши, после чего выберите в меню КриптоАРМ и затем нажмите Подписать.
  • Откроется мастер создания подписи, где нужно кликнуть Далее.
Как подписать электронной подписью документ PDF - 42CLOUDS
  • В списке файлов укажите документы, которые нужно подписать. Новый формат sig для преобразования установлен по умолчанию, менять его не нужно.
Как подписать электронной подписью документ PDF - 42CLOUDS
  • В перечне свойств подписи рядом с параметром Использование подписи выберите Подписано.
  • Кликните на кнопку Выбрать в окне Выбор сертификата подписи.
  • В открывшемся Хранилище сертификатов выберите подходящий сертификат ЭЦП из списка.
  • На последнем этапе нажмите Готово.

Заключение

Теперь вы знаете, как подписать PDF электронной подписью прямо за рабочим ПК или в удаленном режиме. Выбирайте подходящий вариант и будьте уверены в правильном оформлении входящих и исходящих электронных файлов.

Мы ищем новых авторов!

Умеешь грамотно и интересно излагать свои мысли? 

Стань автором блога и зарабатывай с нами!

Мы ищем новых авторов!

Больше интересного читайте в нашем telegram-канале!

Подписывайтесь – будьте хитрее 🦊

Оставьте отзыв о нас

Расскажите, как сервис 42Clouds помог вашему бизнесу.

Отзыв будет опубликован после проверки модератором.

Оставьте заявку. Мы свяжемся с вами в самое ближайшее время.

*нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных