Как подписать электронной подписью документ PDF

Система электронного документооборота допускает составление и отправку электронных документов в формате PDF. И те, кто плохо знаком с этим видом файлов, часто не знают, как поставить на нем электронную подпись. Подробнее о том, как подписать электронной подписью документ PDF для проведения через программу 1С, рассказали в статье.

Важно: постановка ЭЦП на документе делает его актуальным и наделяет полной юридической силой. Поэтому любой бланк, отправленный или полученный от контрагента через систему ЭДО, должен быть заверен усиленной квалифицированной электронной подписью. Если в распоряжении вашей компании нет квалифицированных ЭЦП, поспешите получить их на каждого уполномоченного сотрудника, обратившись в аккредитованный удостоверяющий центр.

В настоящее время электронные документы поступают через систему ЭДО в следующих форматах:

• PDF (Portable Document Format) – более распространен благодаря удобству и наглядности бланка, полностью сохраняет структуру и внешний вид документа;
• XML (Extensible Markup Language) – упрощает автоматическую обработку и внесение данных в учетную систему, не всегда удобен и понятен для визуального прочтения.

Для создания каждого типа бланков используется специально разработанное ПО. Поэтому, чтобы поставить подпись на документе PDF, нужно учитывать особенности его структуры и использовать специальное программное решение.

Какие способы подписания PDF существуют

Подписать PDF можно локальной квалифицированной подписью (КЭП) на компьютере, через облачный сервис КЭП или разово — в онлайн-сервисе без установки. Выбор зависит от того, нужна ли юридическая сила подписи, сколько времени есть и где документ будет использоваться.

Особенности установки ПО для постановки подписи на PDF

Компьютер на рабочем месте пользователя, уполномоченного подписывать PDF электронной подписью, должен соответствовать следующим техническим требованиям:

• Установленная операционная система Microsoft Windows (7, 8, 8.1, 10, все актуальные версии Server);
• Модуль «КриптоПро CSP» версии 4.0 или новее;
• Adobe Reader актуальных версий;
• Adobe Acrobat Standard или Adobe Acrobat Pro в любой редакции.

Модуль «КриптоПро PDF» на каждое рабочее место, созданный разработчиками Adobе, можно приобрести в уполномоченных компаниях вместе с бессрочной лицензией. Он необходим для постановки подписи на ПДФ, а также для проверки ЭЦП в программах Adobe Reader и Adobe Acrobat.

После приобретения модуля «КриптоПро PDF» потребуется его несложная настройка. Выполнить ее в Acrobat Reader DC можно следующим образом:

• Из меню Редактирование перейдите в Установки и кликните на Подписи.
• В блоке Создание и оформление нажмите Подробнее.
• В разделе Метод подписания по умолчанию выберите КриптоПро PDF.

Чтобы подписать электронной подписью документ, действуйте в такой последовательности:

• откройте электронный бланк через Acrobat Reader или Adobe Acrobat;
• выберите опцию Заполнить и подписать справа на панели инструментов;
• выберите пункт Сертификаты, чтобы «прикрепить» сертификат ЭЦП сотрудника (если нужного сертификата нет в списке, его можно добавить через настройки на панели опций и инструментов);

• кликните Поставить цифровую подпись;
• выделите на документе область, где будет поставлена ЭЦП;

• в появившемся окне нажмите на нужное цифровое удостоверение для электронной подписи;
• кликните Подписать.

Другие способы вставить подпись в PDF

Если модуль «КриптоПро PDF» не подходит по той или иной причине, можно выбрать другие варианты специализированного ПО. Они разработаны для подписания файлов любого формата – от картинок и видео до баз данных, а также предлагают пользователю дополнительные опции в виде просмотра статуса сертификата и времени подписания бланка. Кроме того, программы соответствуют строгим стандартам безопасности – данные шифруются, что делает их недоступными для несанкционированного прочтения. Однако использование такого ПО возможно только на платной основе, что может оказаться невыгодным для компаний с небольшим объемом электронного документооборота.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Как электронно подписать документ PDF через онлайн-сервисы

Если доступа к рабочему компьютеру нет, а вам нужно срочно подписать PDF ЭЦП, можно использовать онлайн-сервисы. Их важное преимущество – доступность без необходимости устанавливать на рабочий компьютер дополнительное программное обеспечение. Также в числе достоинств:

• доступность из любой точки мира;
• возможность электронного заверения файловых пакетов и архивов;
• надежное шифрование и безопасная расшифровка данных для защиты конфиденциальной информации;
• опция совместного подписания бланков несколькими пользователями.

Процесс постановки подписи ПДФ несложен: необходимо загрузить документ в программу, активировать сертификат электронной подписи и затем скачать подписанный бланк. Возможно, от пользователя потребуются дополнительные действия, что связано с особенностями и требованиями некоторых программных решений.

Среди наиболее популярных онлайн-сервисов:

• Sign.Me – популярный российский сервис, адаптированный для использования КЭП на любых цифровых устройствах. Для постановки подписи PDF необходимо лишь указать пароль доступа к своей ЭЦП.
• Legium – платный сервис, позволяющий подписывать бланки PDF со смартфона, планшета или ПК. Перед началом работы пользователю необходимо пройти онлайн-идентификацию (сделать селфи), а ИП и юридическим лицам оплатить 1 рубль со своего счета, чтобы подтвердить свои права на удостоверение документов. Цены на тарифы Legium начинаются от 590 рублей в месяц.
• Мобильная Электронная Подпись от компании «МегаФон» – сервис, позволяющий вставить подпись в PDF с любого гаджета, в котором установлена SIM-карта. Действия пользователя подтверждаются пин-кодом, отправленным на указанный номер телефона. Стоимость сервиса составляет 1000 рублей в год.

Как подписать электронной подписью документ с созданием файла sig

Использование для подписания электронных документов программы КриптоАРМ предусматривает создание файлов с расширением sig. Они содержат информацию о сертификате электронной подписи, выбранной в процессе удостоверения бланка. Это позволяет убедиться в легальности документа и исключить его подделку.

Процесс подписания документа с созданием файла sig требует выполнить следующие действия:

• Кликните на выбранный документ правой кнопкой мыши, после чего выберите в меню КриптоАРМ и затем нажмите Подписать.
• Откроется мастер создания подписи, где нужно кликнуть Далее.

• В списке файлов укажите документы, которые нужно подписать. Новый формат sig для преобразования установлен по умолчанию, менять его не нужно.

• В перечне свойств подписи рядом с параметром Использование подписи выберите Подписано.
• Кликните на кнопку Выбрать в окне Выбор сертификата подписи.
• В открывшемся Хранилище сертификатов выберите подходящий сертификат ЭЦП из списка.
• На последнем этапе нажмите Готово.

Мультиподпись: несколько подписей в одном PDF

Если документ подписывают несколько сторон, каждая подпись должна накладываться по очереди, не изменяя содержимое файла.

Схема:

• Сторона А открывает PDF, ставит подпись и отправляет файл стороне Б.

• Сторона Б открывает этот же PDF и добавляет вторую подпись.

• В панели подписей вы должны видеть обе подписи со статусом «действительна».

Ошибки при подписании и проверке

90% проблем связаны с сертификатом или настройками.

Типовые кейсы:

• Подпись недействительна → документ был изменён после подписания. Решение: пересоздать подпись.

• Недоверенный издатель → нет корневых сертификатов. Решение: установить их из УЦ.

• Штамп не отображается → включить панель подписей или обновить ридер.

• Сертификат истёк → перевыпустить и подписать снова.

• Нет метки времени → активировать её в настройках или использовать сервис ТСА.

• Ошибка «PDF/A» → временно отключить режим или подписывать совместимым инструментом.

Стандарты и форматы подписей

PDF чаще всего подписывается в формате PAdES, но встречаются CAdES и XAdES.

• PAdES — нативный для PDF, поддерживает визуальные штампы.

• CAdES — подпись отдельным файлом .sig, иногда не видна в PDF.

• XAdES — используется в XML-документах, не для PDF.

Если подпись не видна в ридере, скорее всего, это CAdES. Проверять её лучше в специализированном ПО или сервисе УЦ.

Частые вопросы

1. Можно ли снять подпись?
   Нет, только заново сохранить документ без подписи.
2. Как увидеть, кто подписал?
   Через свойства подписи видно владельца сертификата.
3. Почему подписи нет на распечатке?
   Печатный лист может не отображать визуальный штамп, но криптографическая подпись сохраняется.
4. Можно ли подписать PDF на телефоне?
   Да, если есть приложение УЦ или облачная КЭП.
5. Чем отличается визуальная подпись от криптографической?
   Визуальная — просто картинка, криптографическая обеспечивает юридическую силу.