Удаленная работа давно перестала быть чем-то особенным. Почти 60% работодателей внедрили дистанционный режим в своих компаниях. Широкое распространение «удаленки» объясняется эффективностью и гибкостью этого формата: руководители компаний без труда могут привлекать к работе специалистов из других регионов России и зарубежных стран.
Противники удаленной работы, наоборот, убеждены, что сотрудники эффективны только в офисе при наличии жесткой дисциплины. Поэтому среди главных минусов называют снижение качества коммуникации (64%) и невозможность полностью контролировать команду (46%).
Мы решили разобраться, как успешно организовать дистанционную работу компании и подготовить сотрудников к новому формату так, чтобы показатели производительности и продуктивности не снижались. Поделились в статье пятью шагами, которые помогут бизнесу безболезненно перейти на «удаленку».
Шаг 1. Разработка плана

Для перехода на дистанционный формат работы необходимо составить план действий и определить:
-
готовность компании к удаленной работе. Важно понять, какие процессы и задачи могут быть выполнены из дома, а какие требуют физического присутствия сотрудников;
-
вариант работы компании: все сотрудники трудятся из дома или только часть;
-
этапы «переезда»: вся компания сразу начинает работать удаленно или разные отделы будут делать это постепенно;
-
кто будет контролировать «переезд». Для курирования сотрудников в переходный период можно организовать оперативный штаб из представителей разных отделов. Он будет помогать коллегам адаптироваться в новых условиях и отвечать на их вопросы;
-
степени важности задач: в каждом отделе необходимо разделить задачи на критически важные, которые нельзя останавливать из-за перехода на дистанционную работу, и менее важные, которые можно временно «заморозить». Для первых необходимо назначить ответственных и исполнителей;
-
пакет антикризисных мер: как будет осуществляться коммуникация между отделами, как сохранить клиентов, как анализировать эффективность сотрудников и т. д.
В плане важно предусмотреть как можно больше сложностей переходного периода и подготовить для них решения. Тщательная проработка поможет структурировать большой объем задач и быстро найти ответ в экстренной ситуации.
Шаг 2. Кадровая подготовка

Работа онлайн должна быть проведена и оформлена в соответствии с Трудовым кодексом. Он регламентирует работу команды и защищает права как персонала, так и работодателя. Поэтому при переводе компании на дистанционный режим работы необходимо:
-
Получить согласие сотрудника на дистанционную работу.
Перевести работника на «удаленку» можно только с его письменного согласия (ст. 72 ТК РФ). Принудительно заставить персонал работать из дома можно временно и только в экстренных ситуациях (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).
-
Оформить дополнительные документы.
Перечень необходимых документов зависит от того, какая сторона инициировала переход на дистанционный формат работы:
1. Если инициатором выступил работодатель, то потребуется:
- письменное согласие сотрудника;
- приказ о переводе на дистанционный режим работы;
- дополнительное соглашение к трудовому договору.
2. Если инициатором выступил работник:
- он должен написать заявление на имя работодателя и аргументировать причины своего перевода;
- при согласии руководителя издается приказ;
- стороны подписывают дополнительное соглашение к трудовому договору.
В дополнительном соглашении с удаленным работником необходимо прописать:
1. Режим работы. По ст. 312.4 ТК РФ дистанционный сотрудник самостоятельно определяет график, поэтому он может отличаться от режима офисных сотрудников или соответствовать ему.
2. Место работы. Недостаточно указать, что сотрудник работает удаленно. Необходимо конкретное место. Это может быть домашний адрес или установленная локация, где будет осуществляться рабочий процесс.
3. Как будете взаимодействовать. В какое время созваниваться, в какой форме предоставлять отчеты о проделанной работе, как решать вопросы и передавать документы.
4. Порядок обеспечения программно-техническими средствами. Составляется список оборудования, предоставляемого сотруднику, и указываются правила, созданные для защиты имущества. Если сотрудник использует свою технику, то определяется порядок компенсации за ее использование.
5. Причины для увольнения. К ним добавляются нормы, которые не включены в ст. 77 ТК РФ и обусловлены удаленным форматом ст. 312.8 ТК РФ. Например, увольнение за «молчание» в течение двух дней подряд.
Кроме этого, если сотрудник временно переходит на дистанционную работу, необходимо указать ее срок (максимально 6 месяцев). А если совмещает «удаленку» и работу в офисе, определить график работы дома и в офисе.
Шаг 3. Техническая подготовка

Обеспечив сотрудников техникой и телефонией, важно убедиться, что оборудование и необходимые сервисы работают надежно. Эту задачу лучше доверить IT-специалистам. Они:
-
проверят качество оборудования (микрофоны, ноутбуки, наушники);
-
корректно установят и настроят важное для работы программное обеспечение;
-
проконтролируют качество интернет-связи.
Кроме этого, технически подготавливая команду к «удаленке», необходимо:
-
обеспечить сотрудников дистанционным доступом к корпоративной электронной почте;
-
настроить единое рабочее пространство;
-
полностью перейти на электронный документооборот и убедиться, что электронно-цифровые подписи с удаленных компьютеров надежно работают.
Шаг 4. Перевод компании на «удаленку»
-
помогать сотрудникам и обучать их принципам удаленной работы;
-
четко ставить задачи и определять конкретные дедлайны. В этом могут помочь планировщики задач. Про 5 лучших планировщиков рассказали в этой статье;
-
проводить ежедневные утренние созвоны в формате видеоконференции. Необходимость включать камеру стимулирует сотрудников вовремя просыпаться, приводить себя в порядок и приступать к работе;
-
наладить контроль за работой: это могут быть ежедневные отчеты, вечерние созвоны с командой или отслеживание продуктивности через планировщики;
-
реагировать на работу коллектива и давать ему обратную связь.
Шаг 5. Бизнес онлайн: как управлять командой
-
начать необходимо с объяснения коллективу причин происходящих перемен. Это позволит избежать ненужного напряжения и домыслов;
-
для поддержания командной работы и единства коллектива используйте групповые онлайн-встречи;
-
делитесь с командой важными событиями и результатами удаленной работы. Так сотрудники будут понимать, что важна и их дистанционная работа;
-
не нарушайте корпоративные традиции;
-
и не забывайте про доверие: часто работодатели переживают за безответственный подход к удаленной работе и стараются внедрить как можно больше способов контроля. Но излишний контроль не стимулирует сотрудников работать качественнее, а наоборот, заставляет сомневаться в своей компетентности.
Переход на удаленную работу может быть успешным. Главное – планировать «переезд», постепенно реализовывать намеченное и быть готовыми к тому, что форс-мажорных ситуаций избежать не получится. Но наши 5 шагов помогут их минимизировать.