Сервис предназначен для загрузки розничной выручки из файла, выгруженного из личного кабинета ОФД в формате Excel и создания соответствующих бухгалтерских документов.
Сервис будет полезен тем, у кого контрольно-кассовая техника подключена к ОФД, но не подключена к 1С. Поэтому для автоматической загрузки розничной выручки в программу 1С: Бухгалтерия необходимо воспользоваться сервисом «Загрузка выручки из ОФД».
Установка сервиса Загрузка выручки из ОФД
Чтобы установить сервис в базу, на сайте в разделе Маркет42 найдите необходимое расширение, зайдите в него и нажмите на кнопку «Попробовать бесплатно».
Или в личном кабинете 42Clouds зайдите в информационную базу, перейдите на вкладку «Сервисы». С помощью поисковой строки найдите сервис «Загрузка выручки из ОФД» и переведите переключатель в активное положение. Если база 1С у вас была запущена, то ее необходимо перезапустить. После перезапуска сервис должен будет появиться в базе.
Сервис «Загрузка выручки из ОФД» выглядит в виде раздела на панели разделов. Здесь вы увидите два пункта:
- «Настройка загрузки данных» для установки необходимых настроек и их сохранения;
- «Загрузка розничной выручки» для загрузки данных и создания документов.
Перейдите в раздел «Настройка загрузки данных», нажмите на кнопку «Создать». В поле «Наименование» обычно прописывается название оператора ОФД. В поле «Пакет документов» выбирается создаваемый комплект. От выбора пакета документов зависит набор вкладок в нижней части окна.
Вкладка «Общая»
Здесь содержатся общие параметры заполнения документов. Также вы увидите систему налогообложения вашей организации, но не сможете ее отредактировать в данном окне.
Вкладка «Отчет о розничных продажах»
Рассмотрим поля на вкладке «Отчет о розничных продажах» на примере пакета документов «Отчет о розничных продажах / ПКО».
Все реквизиты на данной вкладке зависят от выбранного вида операции: розничный магазин или неавтоматизированная торговая точка, а также от системы налогообложения.
Например, при наличии патента, у вас будет поле для выбора патента. Если поле останется пустым, то выручка будет считаться доходом УСН. Если же патентная система налогообложения не применяется, то поле будет отсутствовать.
Номенклатура и цена продажи используются для заполнения табличной части товаров в документе «Отчет о розничных продажах». Количество определяется по формуле «Сумма / цена продажи».
Подраздел «Оприходование товаров» виден, если в номенклатуре указан товар. Если здесь будет указана услуга, то данного подраздела не будет. Он необходим для создания документа «Оприходование товаров», чтобы избежать появления отрицательных остатков товаров.
Чтобы посмотреть счета учета – перейдите по ссылке «Открытие формы счетов номенклатуры».
Вкладка «ПКО»
На данной вкладке заполняется информация для приходно-кассового ордера.
Состав реквизитов зависит от вида операции. Доступно три вида операции:
- оплата от покупателя;
- розничная выручка;
- прочий приход.
Если вы выбрали операцию «Розничная выручка», то создается один документ – приходно-кассовый ордер за смену.
При других операциях будет создаваться по одному документу на каждый чек. Поле «Аванс в налоговом учете» зависит от системы налогообложения и появляется только при виде операции «Оплата от покупателя».
Вкладка «Оплата платежной картой»
Вкладка «Оплата платежной картой» появляется при выборе пакета документов «ПКО / Оплата платежной картой».
На этой вкладке заполняются данные для документа «Операции по платежным картам». Здесь доступны два вида операций:
- оплата от покупателя;
- розничная выручка.
Вкладка «Файл ОФД»
На данной вкладке устанавливаются настройки загрузочного файла, так как у файла ОФД нет единого формата. Либо стандартный, когда приходы и возвраты находятся в отдельных колонках, либо нестандартный, когда приходы и возвраты находятся в одной колонке, а в отдельной колонке идет признак: приход или расход. При изменении варианта меняются поля для колонок таблицы.
Если колонка в загрузочном файле отсутствует, то поле необходимо оставить пустым. Колонка для заполнения «Дата смены (дата Операции)» обязательно должна быть заполнена. Конец таблицы определяется по пустому значению даты смены.
Настройка загрузки закончена, следующий этап – загрузка данных.
Загрузка данных с помощью сервиса
Перейдите по ссылке «Загрузка розничной выручки». Загрузка розничной выручки включает в себя четыре этапа:
- загрузка файла и редактирование таблицы;
- просмотр результата распознавания и выбор обрабатываемых строк;
- создание документов;
- проведение документов, которые не провелись автоматически из-за неверно настроенных параметров.
При открытии обработки загрузки данных вы увидите начальную страницу. Первый этап – необходимо выбрать настройку загрузки, которая была создана ранее. Затем загрузите данные из файла Excel и нажмите на кнопку «Распознать текст».
После нажатия на кнопку «Загрузить данные из файла», открывается вот такая страница. Для чтения файла необходимо указать путь к файлу. Структура колонок зависит от варианта, выбранного в настройках. Данные параметры заполняются автоматически, но при желании их можно редактировать. После нажатия на кнопку «Прочитать файл на сервере», запускается процесс чтения файла и переноса информации в табличный документ.
Обратите внимание, что табличный документ доступен для редактирования с целью удаления ненужных строк из-за неправильно заданных координат колонок и строк таблицы.
Нажмите на кнопку «Распознать текст».
На втором этапе происходит отбор строк. По умолчанию все строки выбраны. Если какие-то строки не нужны, с них нужно снять галочки. Вы можете сортировать список, например по убыванию или по возрастанию для ручного отбора ненужных строк, чтобы было проще найти необходимую строку. Если все верно, нажмите на кнопку «Перейти вперед».
Переходим к третьему этапу «Создание документа». На этом этапе проверяются все отобранные данные для формирования документов. Каждая строка соответствует одному дню. Если в строке сумма выручки за смену с учетом возврата не больше нуля, то выдается соответствующее сообщение и строка исключается из таблицы. Нажмите на кнопку «Создать пакет».
Программа спросит: «Создать документы?». Нажмите: «Да».
Четвертый этап предназначен для проверки созданных документов и проведения тех, которые не провелись автоматически по каким-либо причинам. При редактировании документа список необходимо обновлять по кнопке «Обновить» (зеленая стрелочка). Если нужно загрузить новый файл, то нажмите на кнопку «Загрузить новый файл».
