Сервис «Префиксация номеров документов по дате для УТ 11» даёт возможность настраивать формирование номеров документов, таких как заказ клиента, счет, реализация товаров, счет-фактура и оказание производственных и кадровых услуг, включая в номер префикс, соответствующий дате документа. Это значит, что внутри каждого отдельного дня документы определенного типа получают единую последовательность номеров. Например, документы от 10 февраля будут иметь вид 1002-0001, 1002-0002 и далее.
Настройка допускает гибкость выбора различных форматов дат, позволяя дополнительно сохранять привязку префикса к конкретной организации и элементу информационной базы.
Также данное решение предоставляет возможность самостоятельно определять, для каких видов документов должна производиться префиксация, и назначать индивидуальные префиксы разным организациям.
Для активации услуги «Префиксация номеров документов по дате для УТ 11» посредством платформы Маркет42 в вашей программе «1С:Управление торговлей 11», найдите нужный сервис непосредственно на сайте Маркет42. Обратите внимание! Перед началом убедитесь, что версия выбранного сервиса соответствует используемой вами редакции «1С:Управление торговлей 11.5». После этого следуйте предоставленной ссылке для запуска процедуры инсталляции и конфигурирования данной услуги.
Запустите использование сервиса, кликнув на кнопку «Установить в свою 1С». Затем отметьте необходимую вам информационную базу, установив флажок напротив неё, и зафиксируйте свой выбор нажатием соответствующей кнопки. Сразу же активируется бесплатный тестовый период продолжительностью семь дней, позволяющий ознакомиться с функционалом сервиса именно в той базе данных, которую вы выбрали, и принять решение о дальнейшем применении продукта.
Кроме того, возможна активация сервиса через ваш профиль на портале 42Clouds. Авторизуйтесь в личном кабинете, откройте вкладку «Информационные базы» и выделите требуемую базу данных. Далее в подразделе «Сервисы» воспользуйтесь поиском, чтобы отыскать подходящий сервис, и произведите его включение.
После запустите базу 1С:Управление торговлей 11.5. Перейдите в раздел «НСИ и администрирование», а затем выберите подраздел «Настройки префиксации документов по дате».
В верхней области окна настроек указывается шаблон формата префикса документа. Шаблон формируется при помощи особой форматирующей строки, применяемой в системе 1С:Предприятие. Изначально задан формат «ДФ=yyyyMMdd», означающий, что префикс будет включать четыре цифры года, две — месяца и две — дня, к примеру, «20230615» обозначает 15 июня 2023 года. Пользователь имеет возможность выбрать один из готовых шаблонов из перечня, задать собственную строку форматов или создать её с использованием инструмента «Конструктор форматной строки», доступного по кнопке с тремя точками («…»). Если введенный формат корректен, ниже поля появится демонстрационный пример готового номера документа.
Шаблон префикса документа устанавливается в заголовочной части настроек с применением специальной форматной строки, аналогичной используемым в программе 1С:Предприятие. Стандартно установлен шаблон «ДФ=yyyyMMdd», согласно которому префикс включает четыре цифры года, две цифры месяца и две цифры дня, например, «20230615». Вы вправе выбрать шаблон из предлагаемых вариантов, определить собственный формат вручную или сформировать его с помощью конструктора форматных строк, запустив его кликом по кнопке «…».
При правильном вводе форматной строки под полем будет представлен образец сформированного номера документа.
Для задания структуры префикса используются следующие элементы:
– Год обозначается символом «yyyy» или «гггг» (полностью), «yy» или «гг» (две последние цифры);
– Месяц представляется символами «mm» или «мм»;
– День месяца записывается как «dd» или «дд».
Дополнительно можно включить в состав префикса аббревиатуру предприятия и название информационной базы, используя конструкции вида «О_», «Р», «И», «_Б», позволяющие выбирать одну букву из начала или конца названия. Рекомендуется добавлять такие идентификаторы при работе с несколькими организациями или базами данных.
Рекомендуемый порядок следования элементов в префиксе для удобного сортирования — сначала год, затем месяц и день, что обеспечит правильное хронологическое расположение документов.
Важно учесть, что модуль расширения не увеличивает допустимую длину номера документа. Большинство типов документов имеют максимальную длину номера 11 знаков (для счетов-фактур — 12 знаков). Поэтому нецелесообразно устанавливать чрезмерно длинные префиксы, поскольку сокращается число доступных последовательных номеров. Так, при длине префикса в девять символов остаётся лишь два знака для порядкового номера, что ограничивает создание документов одной серии числом 99 штук.
Особое внимание стоит уделить оформлению печатных форм документов в конфигурации УНФ. Система выводит на печать номер документа, усекая префикс, если знак-разделитель «-» располагается на третьем или пятом месте. Примеры проблемных случаев: «ОРИБ-000001», «2301-000001», «ОР-00000001», «23-00000001». Во избежание такой проблемы желательно применять иной символ-разделитель, кроме дефиса. Дополнительно контроль наличия ведущих нулей в документе обеспечивается параметром «Представление номера документа с ведущими нулями»: если установлено значение «ложь», ведущие нули удаляются при выводе на печать.
Во вкладке «Документы» производится выбор типов документов, подлежащих префиксации. Здесь изначально отображаются наиболее часто используемые виды документов. При необходимости дополнить перечень отсутствующим типом документа можно воспользоваться пунктом меню «Ещё» над списком. Документы, не нуждающиеся в префиксации, исключаются из списка путем удаления соответствующих записей. Нажатие кнопки «Обновить объекты» восстанавливает стандартный набор основных типов документов в таблицу, если они были случайно удалены ранее.
В соответствующем подразделении настроек, относящемся к организациям, предоставляется возможность выбора тех предприятий, документы которых подлежат префиксации. Здесь также имеется возможность присвоить каждому предприятию уникальный префикс. Если для какого-то предприятия префикс не определен отдельно, то будет использован общий префикс, установленный в основном блоке настроек. Организации, не указанные в данном списке, не получат префиксов для своих документов. В случае отсутствия ведения учета нескольких организаций в базе, указанный раздел настроек будет автоматически скрытым, и необходимость заполнения полей отпадет.
Если включена настройка «Исключить счет-фактуру на аванс», то счета-фактуры, созданные на основании полученных предоплат, не будут получать установленные вами правила префиксации номеров. Вместо этого им присваивается номер по обычному алгоритму нумерации, действующему в системе.
Раздел расширенных возможностей настроек содержит кнопку «Обновить нумерацию объектов». Ее нажатие инициирует специальный механизм, синхронизирующий существующую нумерацию документов с последними актуальными номерами, находящимися в базе данных. Следует иметь в виду, что данная процедура делает недействительными любые еще не зафиксированные номера документов, поскольку их уникальность перестаёт гарантироваться системой. Таким образом, применение этой опции рекомендовано исключительно администратору системы. Обновление затрагивает все типы документов, перечисленные в таблице настроек.
Уникальность сервиса «Префиксация номеров документов по дате для УТ 11» заключается в том, что он предоставляет специализированный и гибкий инструмент для автоматизации нумерации ключевых документов (Заказ клиента, Счет, Реализация, Счет-фактура, Оказание производственных услуг, кадровые документы) в «1С:Управление торговлей 11» с использованием префикса, основанного на дате документа, обеспечивая сквозную нумерацию в рамках дня и позволяя настраивать формат даты, учитывать организацию и узел информационной базы, а также устанавливать различные префиксы для разных организаций, что способствует более эффективной организации и идентификации документов.
Данный сервис создан специально для значительного облегчения вашего рабочего процесса.
