Сервис «Префиксация номеров документов по дате для УНФ 3» разработан для решения задачи систематизации и удобной идентификации документов в конфигурации «1С:Управление нашей фирмой», редакция 3, путем настройки префиксации номеров документов по дате.
Данное расширение позволяет настроить нумерацию документов таким образом, что в течение определенного периода времени (дня, недели, месяца или квартала) документы одного вида будут иметь сквозную нумерацию, что обеспечивает логичность и последовательность в нумерации.
Сервис предоставляет возможность выбора необходимых типов документов, для которых требуется префиксация, что позволяет применять ее только к тем документам, для которых это действительно необходимо.
Кроме того, можно включить префиксы для определенных организаций, а также настроить различные префиксы для разных организаций, что обеспечивает гибкость и соответствие требованиям конкретной организации.
Важно учитывать, что длина номера типовых документов в УНФ составляет 11 символов (у Счет-фактуры – 12), и расширение не изменяет эту длину. Следовательно, префикс не должен превышать 10 символов, а лучше быть еще короче, чтобы обеспечить достаточное количество знаков для сквозной нумерации в течение дня.
Система контролирует изменение даты документа и, в случае ее изменения на другое число, меняет и номер документа (префиксация по дням). При этом номер, с которым документ был в старом дне, будет потерян, и вернуть его можно будет только вручную.
Подключение услуги «Префиксация номеров документов по дате для УНФ 3» на платформе Маркет42 осуществляется следующим образом: введите полное наименование сервиса в строку поиска сайта, найдите и кликните пункт настроек «1С: Управление нашей фирмой 3.0», далее перейдите по полученной ссылке для начала процесса подключения.
По завершении процедуры запуска пробного периода путем нажатия кнопки «Установить в свою 1С», перед вами откроется перечень имеющихся баз данных, куда возможен импорт данного сервиса. Далее следуйте инструкции установки, выбрав нужную базу и снова нажав кнопку «Установить в выбранные базы». После этого появится окно подтверждения — подтвердите операцию повторным кликом по кнопке «Подтвердить».
Если все этапы выполнены успешно, настройки будут завершены, сервис активируется в указанной базе данных и предоставит вам возможность воспользоваться семидневным бесплатным периодом тестирования.
Существует альтернативный способ подключения сервиса — через персональный аккаунт на портале 42Clouds. Авторизуйтесь на сайте и зайдите в раздел «Информационные базы».
Ознакомьтесь с перечнем подключенных баз данных и выберите ту, которую планируете дополнить новым сервисом, после чего перейдите в подраздел «Сервисы».
Для оперативного нахождения необходимого продукта воспользуйтесь функцией внутреннего поиска.
Обнаружив требуемый сервис, включите его легким движением ползунка в активное состояние.
После запустите базу 1С:Управление Нашей Фирмой 3.0. Перейдите в раздел «Настройки», подраздел «Настройки префиксации документов по дате».
В верхней части настроек задается формат префикса номера документа. Этот формат определяется с помощью специальной форматной строки, используемой в 1С:Предприятие. По умолчанию установлен формат «ДФ=yyyyMMdd», который означает, что префикс будет состоять из четырех цифр года, двух цифр месяца и двух цифр дня, например, «20230615» для 15 июня 2023 года. Вы можете выбрать один из предложенных вариантов из списка, ввести свой собственный формат, либо воспользоваться встроенным «Конструктором форматной строки», нажав на кнопку с тремя точками («…»). Если форматная строка задана корректно, под полем ввода будет показан пример сгенерированного номера документа.
Формат префикса номера задается в шапке настроек с использованием специальной форматной строки, как в 1С:Предприятие. По умолчанию применяется формат «ДФ=yyyyMMdd», формирующий префикс из четырех цифр года, двух цифр месяца и двух цифр дня, например, «20230615». Вы можете выбрать готовый формат из списка, создать свой собственный или воспользоваться «Конструктором форматной строки» по кнопке «…». Если формат задан правильно, под полем ввода отобразится пример сгенерированного номера.
Для формирования префикса можно использовать специальные символы: «yyyy», «гггг», «yy», «гг» для указания года (2 или 4 цифры), «mm», «мм» для месяца, «dd», «дд» для дня месяца. Также можно добавить в префикс обозначение организации и информационной базы с помощью символов «[OР]», «[ИБ]». Символы «[O_]», «[Р]», «[И]», «[_Б]» позволяют использовать только один первый или второй символ из обозначения организации и информационной базы соответственно. При ведении учета по нескольким организациям или использовании распределенной базы данных, рекомендуется включать в префикс обозначение организации и информационной базы. Для удобства сортировки рекомендуется начинать префикс с года (если он используется), затем месяца и дня, чтобы документы располагались в хронологическом порядке. Важно помнить, что расширение не изменяет длину номера документа. У большинства документов она составляет 11 символов (у счетов-фактур – 12). Не рекомендуется задавать слишком длинный префикс, так как это сократит количество возможных порядковых номеров. Например, при префиксе длиной 9 символов останется только 2 символа для порядкового номера, что позволит создать только 99 документов с одинаковым префиксом.
Следует учитывать особенность вывода документов на печать в УНФ. Типовая функция может обрезать префиксы номеров, если разделительный символ «-» находится на третьей или пятой позиции. Например, номера «ОРИБ-000001», «2301-000001», «ОР-00000001», «23-00000001» будут отображены на печати как «1». Чтобы избежать этого, рекомендуется использовать символ разделителя, отличный от «-». Отображение лидирующих нулей на печати регулируется константой «Представление номера документа с лидирующими нулями». Если она установлена в значение «Ложь», то лидирующие нули в номере будут обрезаться при печати.
На вкладке «Документы» необходимо выбрать типы документов, к которым будет применяться префиксация. По умолчанию в списке представлены основные типы документов. Если нужный тип отсутствует, его можно добавить из полного списка, выбрав пункт «Еще» над таблицей. Типы документов, к которым префиксация не требуется, можно удалить из списка с помощью кнопки «Удалить строку». Кнопка «Обновить объекты» добавляет основные типы документов «по умолчанию» в список, если они отсутствуют. Кнопка «Очистить таблицу» полностью удаляет все записи из списка документов.
В разделе настроек, посвященном организациям, можно указать, к документам каких именно организаций следует применять префиксацию. Здесь же можно задать индивидуальный префикс для каждой организации. Если для какой-либо организации префикс не указан, то будет использоваться основной префикс, заданный в общих настройках. Если организация не добавлена в этот список, то префиксация к ее документам применяться не будет. Если в вашей базе данных не ведется учет по нескольким организациям, то данный раздел настроек будет скрыт, и его заполнение не потребуется.
Если опция «Исключить счет-фактуру на аванс» отмечена, то к счетам-фактурам, созданным на полученный аванс, не будет применяться настроенная префиксация номеров. В этом случае, номер счету-фактуре будет присвоен в соответствии со стандартным алгоритмом нумерации, предусмотренным в системе.
В разделе дополнительных функций настроек вы найдете кнопку «Обновить нумерацию объектов». Эта кнопка запускает специальную процедуру, которая приводит нумерацию документов в соответствие с текущими номерами, хранящимися в базе данных. Важно понимать, что после выполнения этой процедуры все номера, которые были присвоены документам, но еще не сохранены в базе, становятся недействительными, поскольку их уникальность больше не гарантируется. Поэтому использовать данную функцию разрешено только администраторам системы. При нажатии на эту кнопку, обновление нумерации будет выполнено для всех типов документов, перечисленных в таблице настроек.
Уникальность сервиса «Префиксация номеров документов по дате для УНФ 3» обусловлена его нацеленностью на упрощение хаоса в нумерации документов, часто возникающего в системе «1С:Управление нашей фирмой 3», предлагая структурированный и интуитивно понятный подход, основанный на дате.
Вместо стандартной, зачастую произвольной нумерации, сервис предлагает автоматическую систему, где каждый документ получает префикс, отражающий дату его создания, что значительно облегчает поиск и сортировку.
Ключевым преимуществом является гибкость настройки, позволяющая адаптировать систему префиксации под конкретные потребности организации, выбирая типы документов, к которым применять префиксацию, и определяя собственные префиксы для разных филиалов или подразделений.
Эта возможность тонкой настройки позволяет создать систему, идеально соответствующую структуре и процессам конкретного бизнеса, а не пытаться подстроить бизнес под ограничения стандартной функциональности 1С.
Таким образом, сервис «Префиксация номеров документов по дате для УНФ 3» – это уникальное решение, которое превращает сложную и запутанную систему нумерации в простой, логичный и легко управляемый инструмент, экономя время и снижая вероятность ошибок при работе с документами.
Благодарим вас за выбор нашего сервиса! Мы надеемся, что его применение окажется полезным и облегчит выполнение ваших рабочих задач.
