Индексация зарплаты в 2025 году: пошаговая инструкция и как ее автоматизировать

Цели индексации

Индексация зарплаты — это механизм защиты доходов работников от инфляции. Она позволяет сохранить реальную покупательную способность заработка в условиях роста потребительских цен. Согласно статье 134 ТК РФ, работодатели обязаны своевременно корректировать оплату труда, а статья 130 ТК РФ закрепляет индексацию в качестве государственной гарантии. Поскольку Росстат ежегодно фиксирует рост инфляции, то пересмотр зарплат также рекомендуется выполнять каждый год.

Важно: в законодательстве не определены четкие требования к проведению индексации. Но это не снимает с работодателя обязанности индексировать заработную плату сотрудникам.

Кому положена индексация зарплаты

Для бюджетных организаций порядок пересмотра заработной платы четко регламентирован Трудовым кодексом, а финансирование осуществляется за счет средств бюджета.

Для ИП и коммерческих организаций правила устанавливаются коллективными договорами, соглашениями и внутренними нормативными актами.

Работодатель должен проводить индексацию всем работникам, с которыми заключен трудовой договор. Отсутствие индексации расценивается как нарушение прав и дискриминация (ст. 132 ТК РФ).

Наравне с теми, кто занят полный рабочий день, право на ежегодную индексацию также имеют следующие категории работников:

• внештатные служащие;
• сотрудники в декретном отпуске (отпуск по уходу за ребенком не прекращает трудовые отношения, значит, за работником сохраняются все права);
• совместители;
• сотрудники, с которыми заключаются срочные трудовые договоры.

Исключение: индексация зарплаты не распространяется на отношения, возникающие в результате гражданско-правовых договоров (ГПД), так как зарплаты индексируются только в рамках трудовых правоотношений (ст. 134 ТК РФ).

Важно: индексация зарплаты не является инструментом поощрения или наказания сотрудников. Это объективная экономическая мера, которая компенсирует обесценивание доходов. Поэтому нарушители трудовой дисциплины также имеют право на поддержание достойного уровня оплаты труда. То есть индексация применяется вне зависимости от квалификации, трудового стажа или дисциплины.

Обратите внимание: отсутствие у работодателя достаточных финансовых ресурсов не освобождает его от обязанности проводить индексацию. Трудности экономического характера не являются основанием для ущемления прав сотрудников на регулярное повышение заработной платы в соответствии с законом (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 22 августа 2024 № 88-17508/2024).

Минимальный коэффициент индексации

Действующее законодательство России не устанавливает единого алгоритма расчета индексации зарплаты. Поэтому на практике работодатели чаще всего учитывают уровень инфляции или динамику индекса потребительских цен.

По данным Росстата, инфляция за 2024 год достигла 9,52%. Следовательно, в 2025 году минимальный коэффициент индексации должен быть выше этого значения.

Перерасчету, как правило, подлежит только базовая часть зарплаты. Премии, надбавки и прочие переменные выплаты обычно не индексируются отдельно, поскольку их размер привязан к окладу и автоматически увеличивается вместе с ним.

Если зарплата сотрудника многократно превышает МРОТ, работодатель вправе не проводить индексацию. Однако во избежание трудовых споров следует оформить письменное согласие работника (например, дополнительное соглашение к трудовому договору или отдельный акт).

Периодичность и сроки индексации зарплаты

Работодатель имеет право самостоятельно определять порядок и периодичность индексации, закрепляя соответствующие нормы во внутренних документах компании. Хотя законодательство не устанавливает строгих сроков, рекомендуется проводить пересмотр зарплат раз в год — после публикации Росстатом данных об инфляции за прошедший период.

В коммерческих организациях и для ИП сроки индексации остаются на усмотрение руководства: повышение окладов может осуществляться в любое время. Однако наиболее распространенной практикой является ежегодная индексация с 1 февраля, что связано с традиционным подведением финансовых итогов и публикацией официальных статистических данных.

Таким образом, несмотря на отсутствие жестких требований, регулярная индексация зарплаты помогает поддерживать покупательную способность сотрудников и соблюдать баланс между интересами бизнеса и персонала.

Может ли повышение оклада заменить индексацию

Работодатель может выполнить свою обязанность по увеличению реального дохода сотрудников разными методами материального стимулирования. Выбор конкретного механизма остается на усмотрение руководства компании.

В соответствии с разъяснениями Верховного Суда РФ (раздел 10 Обзора судебной практики № 4 от 15 декабря 2017 года) индексация зарплаты может осуществляться путем увеличения окладов сотрудников. Однако в локальных актах организации необходимо четко прописать, что цель повышения — компенсация инфляции и поддержание покупательной способности заработка работников.

В коммерческом секторе, в отличие от бюджетных организаций, работодатели обладают свободой в установлении:

• сроков пересмотра размера вознаграждения;
• методики определения величины корректировки;
• видов выплат, подлежащих пересчету с учетом инфляции.

Альтернативой индексации может выступать систематическая выплата премий, но только при условии, что во внутренних нормативных документах прямо зафиксировано их назначение — сохранение реального уровня доходов персонала в условиях роста цен.

Индексация зарплаты или МРОТ

В соответствии со статьей 133 ТК РФ работодатель не может устанавливать уровень зарплаты ниже МРОТ (минимальный размер оплаты труда). Параллельно статья 134 ТК РФ предписывает проводить индексацию зарплаты в связи с ростом потребительских цен. Эти требования должны выполняться одновременно, поскольку преследуют разные цели.

Повышение МРОТ гарантирует соблюдение государственного минимума оплаты труда, тогда как индексация зарплаты направлена на сохранение реальной стоимости доходов в условиях инфляции. Это два независимых процесса, каждый из которых работодатель должен учитывать при корректировке выплат персоналу.

Штраф за неиндексацию

1. Полное отсутствие индексации и регламентирующих документов

Если работодатель:

• не проводит индексацию заработной платы;
• не закрепил порядок ее проведения во внутренних нормативных актах,

это считается грубым нарушением трудового законодательства (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

2. Индексация зарплаты предусмотрена, но не исполняется

Если в компании есть локальные акты, обязывающие проводить индексацию, но работодатель их игнорирует, это также влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Почему применяется именно эта статья, а не ст. 5.31 КоАП РФ (нарушение локальных норм)?
Согласно Письму Роструда от 19.05.2020 № ПГ/24272-6-1 неисполнение индексации квалифицируется как нарушение Трудового кодекса, а не просто несоблюдение локальных норм. Это связано с тем, что в ст. 134 ТК РФ определяется обязанность работодателя, а не рекомендация.

Важно: если порядок индексации зафиксирован во внутренних документах, работодатель обязан его соблюдать. Произвольное снижение или отмена индексации без оснований могут привести к судебным спорам и штрафам.

Размеры штрафов:

• должностные лица и ИП — от 1000 до 5000 руб.;
• юридические лица — от 30 000 до 50 000 руб.

При повторном нарушении суммы увеличиваются:

• руководители и ИП — от 10 000 до 20 000 руб.;
• организации — от 50 000 до 70 000 руб.

План действий для бухгалтера при работе с индексацией

1. Собрать информацию и нормативную базу:

1С: Зарплата и управление персоналом

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

• ознакомиться с законодательством, регламентирующим порядок проведения индексации (Трудовой кодекс РФ, нормативные акты организации);
• изучить информацию о фактической инфляции за предыдущий период;
• определить, кому из работников необходимо проиндексировать зарплату;
• определить, какой коэффициент будет применяться;
• уточнить, какие выплаты (оклады, надбавки, премии) подлежат индексации.

2. Подготовить документы по зарплате:

• рассчитать коэффициенты индексации для каждой категории сотрудников;
• подготовить приказ о проведении индексации, в котором будут указаны основания, сроки, размеры индексации и перечень работников;
• внести соответствующие изменения в штатное расписание и трудовые договоры сотрудников;
• подготовить расчетные листки с отражением измененных сумм заработной платы.

3. Провести индексацию:

• произвести начисление заработной платы с учетом индексации;
• перечислить новые суммы налогов и взносов;
• уведомить сотрудников об изменении сумм зарплат.

4. Оформить документы:

• подготовить отчетность по результатам индексации;
• сохранить все документы, связанные с индексацией, в соответствии с правилами делопроизводства.

Автоматизация индексации

Обязательную, но рутинную процедуру индексации можно полностью автоматизировать с помощью решений 1С. Для  программы «1С:Бухгалтерия» разработчики создали специальный сервис Расширенный расчет зарплаты для конфигурации Бухгалтерия, а в «1С:Зарплата и управление персоналом» есть встроенный функционал, который позволяет индексировать зарплату сотрудникам. Разберем подробнее оба варианта.

Индексация зарплаты в 1С:ЗУП

Чтобы активировать функцию индексации заработной платы, необходимо в настройках установить флажок Выполняется индексация заработка сотрудников. Для этого перейдите в раздел Настройка – Расчет зарплаты.

Регистрация повышения размеров тарифных ставок в штатном расписании

В разделе Настройка – Кадровый учет – Настройка штатного расписания установите флажки Ведется штатное расписание и Ведется история изменений штатного расписания.

Далее необходимо создать документ Индексация штатного расписания. По умолчанию он скрыт в интерфейсе, но его можно добавить в раздел Кадры, изменив настройки навигации.

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел Кадры – Изменения штатного расписания.
2. Нажмите Создать и выберите Изменение штатного расписания.
3. В поле Дата изменений укажите, с какого числа нужно индексировать зарплату.
4. В поле Дата введите дату регистрации документа. По умолчанию система подставляет текущую дату, но ее можно изменить. Эта дата не влияет на индексацию зарплаты.
5. В поле Организация автоматически подставляется организация из настроек пользователя. Если в базе несколько организаций, выберите ту, где нужно проиндексировать зарплату.
6. Поле Подразделение появляется, если в настройках зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не включена опция Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Заполняется, если индексация зарплаты нужна только для определенного подразделения.

Как заполнить таблицу с индексируемыми позициями

• Нажмите Изменить позицию и выберите нужные записи.
• ​Чтобы автоматически заполнить одинаковые значения для всех сотрудников, нажмите Заполнить показатели. Здесь же можно скорректировать уже введенные данные (например, прибавить процент или умножить на коэффициент).
• Можно округлить значения до копейки (точность 0,01) или оставить без округления (точность 0).
• ​Кроме тарифных ставок, можно индексировать и другие показатели. Чтобы их увидеть, нажмите Еще – Отображаемые показатели.

Дополнительные показатели:

• В разделе Подписи укажите руководителя организации и руководителя кадровой службы. Эти поля заполняются автоматически из справочника Организации (Настройка – Организации – Учетная политика – Ответственные лица).
• Чтобы завершить заполнение, нажмите Провести и закрыть.

Примечание: по умолчанию в документе отображаются только показатели, которые входят в совокупную тарифную ставку (настраивается в Настройка – Расчет зарплаты – Показатели). Чтобы добавить другие, нажмите Еще – Отображаемые показатели.

Регистрация повышения размеров тарифных ставок сотрудников

Чтобы повысить зарплату сотрудникам в результате индексации тарифных ставок (окладов, дневных и часовых ставок), а также ставок для тарифных разрядов (если на предприятии используют тарифную систему), применяют документ Изменение плановых начислений (раздел Изменение плановых начислений, пункт Зарплата – Изменение плановых начислений). В нем нужно установить флажок Учитывать как индексацию заработка.

Если документ Изменение плановых начислений вводится отдельно (не из штатного расписания), нужно заполнить следующие поля:

1. Организация — по умолчанию подставляется организация из настроек пользователя. Если в системе несколько организаций, выберите требуемую.
2. Дата — укажите дату регистрации документа (по умолчанию – текущая дата). Дата не влияет на расчет индексации, но используется в печатной форме приказа.
3. Подразделение — появляется, если в настройках (Настройка – Расчет зарплаты) не включен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Заполните, если индексируете зарплату только в одном подразделении.
4. Основание — отображается, если документ создан из изменения штатного расписания.
5. Дата изменения — выберите дату, с которой начнется индексация.
6. Учитывать как индексацию заработка — установите этот флажок (если документ создан из штатного расписания, флажок ставится автоматически). Тогда в таблице появится колонка Коэфф. инд.
7. Учитывать повышение заработка при индексации — включите, если зарплату повышают не из-за индексации, но это нужно учесть при будущей индексации. Коэффициенты применяются только при индексации в расчетном периоде.
8. Нажмите Заполнить — в таблицу автоматически добавятся сотрудники выбранной организации. Список можно редактировать вручную или через кнопку Подбор. В таблице отображаются показатели, которые влияют на тарифную ставку (Настройка – Расчет зарплаты – Показатели, определяющие состав совокупной тарифной ставки). Видимость колонок можно настроить через Еще – Отображаемые показатели.
9. Кнопка Заполнить показатели позволяет: задать одинаковое значение для всех сотрудников; изменить значения с помощью операций (прибавить, умножить); округлить до копейки (точность 0,01) или оставить без округления (точность 0).
10. Подписи – здесь указывают лиц, которые подписывают приказ об индексации. Поля Руководитель и Главный бухгалтер заполняются автоматически из справочника организаций (Настройка – Организации – Учетная политика – Ответственные лица).

После проведения документа (команда Провести) обновятся плановые начисления и сохранятся коэффициенты индексации, которые будут учитываться при расчете среднего заработка для отпусков, командировок и т. д. По кнопке Приказ об индексации заработка пользователь может распечатать печатную форму приказа.

Индексация зарплаты в «1С:Бухгалтерия»

Сервис Расширенный расчет зарплаты позволяет быстро и без ошибок выполнять индексацию.

Подключите сервис к конфигурации «1С:Бухгалтерия». Чтобы проверить, что решение установлено, откройте вкладку с расширениями. Для этого нужно перейти в меню Администрирование – Настройки программы – Печатные формы, отчеты и обработки – Расширения.

Для начисления индексации в меню Зарплата и кадры перейти на вкладку Все начисления.

Далее нажать кнопку Создать и выбрать Начисление зарплаты.

В открывшемся окне нажать кнопку Начислить для активации вкладки Индексация зарплаты.

Заполнить показатели:

• Действие — выбрать из списка увеличить на;
• Значение — указать коэффициент индексации.

Подтвердите действия кнопкой ОК.

Чтобы заполнить список сотрудников, нажмите кнопку Подбор. Индексация будет выполняться для всех выделенных строк. Расширение интуитивно понятное. Достаточно выполнить один раз необходимые настройки и в дальнейшем проводить индексацию для всех сотрудников организации.

Итоги

Индексация зарплаты — это законодательная обязанность всех работодателей. Ее ключевая цель — защита доходов сотрудников от обесценивания в условиях роста цен и инфляции.

Несоблюдение требований по индексации — серьезное основание для проверок и финансовых санкций. Чтобы минимизировать бухгалтерские риски, важно:

• четко прописывать порядок индексации в локальных актах компании;
• своевременно корректировать выплаты в соответствии с инфляцией;
• отделять процесс индексации от повышения МРОТ, так как это разные процедуры.

Автоматизировать рутинный процесс индексации, можно с помощью решений 1С:ЗУП или отчета для 1С:БП. Если вам нужна консультация, обращайтесь за помощью к нашим экспертам: они ответят на ваши вопросы и помогут настроить программы 1С.