Почему сотрудники могут неэффективно работать на удалёнке? Неинтересные задачи, немотивирующая зарплата, нет приоритизации, прозрачности и чёткости при постановке задач. Причин может быть очень много, но есть некоторые методики, которые помогут избежать таких проблем. Что же делать, чтобы удалённая команда была эффективной?
Используйте общие пространства для работы команды
- Telegram. Один из самых удобных для этих целей мессенджер. В чём полезность? Есть возможность создавать групповые чаты, где сотрудники смогут коммуницировать между собой по рабочим (и не только) вопросам, тегать нужных людей, делиться файлами, ссылками и так далее.
- Сервисы Google. В них удобно строить рабочие процессы в сервисах с документами, таблицами, презентациями, файловым хранилищем, онлайн-доступ к которым есть у всей команды.
Также можно использовать программы вроде Битрикс24, Asana или доски с общим пространством для работы, например, Trello.
Проводите совещания онлайн
Созвоны – один из важнейших элементов гибкой методологии управления проектами. С их помощью легко синхронизировать сотрудников между собой, поддерживать атмосферу прозрачности и динамику в работе. Главное, найти золотую середину в количестве онлайн-встреч и времени. Оптимальный вариант – проводить ежедневные «дейлики» по 15 минут в первой половине рабочего дня. На таком созвоне важно, чтобы каждый член команды ответил на три вопроса:
- какие задачи сотрудник выполнил вчера;
- какой план по задачам на сегодня;
- с какими проблемами сотрудник столкнулся.
Есть несколько критериев, которым должен соответствовать такой митинг:
- используйте канбан для проведения встреч;
- повествование – что выполнено, какие планы, с какими проблемами столкнулась команда, вопросы коллегам;
- передавайте слово коллеге – соседу по «канбану» – после своего рассказа;
- соблюдайте временные рамки – не стоит проводить митинг дольше, чем 30 минут.
Всё это позволит наладить быстрый обмен информацией внутри команды, быстро выявлять любые проблемы, которые могут затормозить продвижение проекта. Для созвонов можно использовать Zoom, Google Meet, Яндекс.Телемост или Telegram.
Ведите учёт задач
Вести учёт задач сотрудников можно в сервисе Google Документы. Он удобен тем, что у всей команды может быть общий доступ к нужным файлам и возможность совместно работать в одном документе. Кроме того, в сервисе можно работать с любого удобного устройства – и с компьютера, и со смартфона.
Есть несколько важных моментов при ведении учёта задач в сервисе Google Документы. Чтобы канбан-доска была эффективной, нужно, чтобы были:
- Структура. В канбане важно прописывать задачи и разбивать их на подзадачи – так легче понять, какие действие необходимо предпринять для достижения целей.
- Нумерация задач, порядок и дедлайны. Каждой задаче нужно присвоить номер и задать планируемый дедлайн. Распределить дела удобно по датам и важности. Ещё к каждой задаче можно добавить чекбокс – так будет понятно, какая задача выполнена, а какая ещё ждёт своей очереди.
- Ответственный. У каждой задачи должен быть ответственный, его имя стоит прописать, чтобы и руководитель, и команда понимали, кто занимается этой работой и к кому можно обращаться с вопросами.
- Актуальность. Ответственный следит за актуальностью своих задач, в случае, если проект встал «на стоп», его переносят в бэклог.
- Ссылки на документы проекта. Их нужно добавлять к задачам, чтобы был быстрый доступ к целям и задачам фичи или проекта.
Ведение учёта задач по канбану в Google Документах будет эффективнее, если использовать единый стиль оформления для всех документов. Так у команды повысится лёгкость восприятия рабочих процессов.
Установите KPI для сотрудников и отслеживайте их эффективность
Команде будет проще работать, если она будет знать, каких результатов ей нужно достичь. Ставьте чёткие цели – они должны быть должна быть конкретными, измеримыми, достижимыми, значимыми и ограниченными по времени (целеполагание по SMART).
Разработайте для сотрудников систему оценки и отслеживания прогресса, так легче сохранять мотивацию к работе и быть эффективным. Также для мотивации к работе отлично работают карьерные треки и карты компетенций.
Соблюдайте временные рамки рабочего дня
Удалённая команда может работать из разных городов, поэтому важно обозначить время начала и окончания рабочего дня и часовой пояс, по которому работает компания. Удобнее нанимать сотрудников из часовых поясов с разницей не больше 2-3 часов во времени, чтобы не возникало проблем и люди смогли вести нормальный образ жизни и быть эффективными.
Разработайте регламенты компании
В регламентах можно обозначить всё – работу организации, должностные инструкции, алгоритмы действий при конкретных ситуациях, ответственность и не только. Это своего рода внутренние нормативные акты, которые описывают бизнес-процессы в компании. С их помощью удалённая команда сможет работать более слаженно.
Поддерживайте командный дух
Выстраивайте корпоративную культуру даже в условиях дистанционной команды. Кроме рабочих созвонов, общих пространств для работы, чатов, корпоративного дизайна, важно думать и об активностях вне работы. Как это можно сделать:
- с помощью нерабочих чатов – «флудилок», в них коллеги смогут обсуждать личные вопросы, хобби, обмениваться мемами;
- проводить регулярные тимбилдинги в онлайне – устраивать квизы, викторины;
- корпоративы в офлайне – выбрать место для общего отдыха, куда отправится вся команда. Можно выбрать место на природе, город, где есть офис компании или вообще другую страну. Так команда сможет познакомиться лично.
