Управленческая отчетность для торговых компаний

Особенности управленческой отчетности для торговых компаний

В торговом бизнесе все всегда движется слишком быстро. Сегодня вы закупили партию товара, завтра оплатили поставщику, послезавтра столкнулись с возвратами или неожиданной задержкой платежа от клиента. Одновременно идут переговоры с маркетплейсами, нужно учесть расходы на логистику и продвижение, начисляется оплата за аренду магазинов и зарплата продавцам. 

В этом потоке событий легко потерять контроль, если смотреть только в бухгалтерскую отчетность. Она предназначена в первую очередь для государства — для налоговой службы и других контролирующих органов. Но собственнику, который должен принимать решения здесь и сейчас, нужны совсем другие цифры.

Именно поэтому управленческая отчетность в торговле приобретает особое значение. Это не формальность и не набор документов для архива. Это инструмент навигации, который позволяет понять: где компания зарабатывает, где теряет деньги и хватит ли ресурсов, чтобы пройти очередной сложный сезон без потерь.

Баланс торговой компании — зеркало бизнеса

Баланс показывает, чем владеет организация и за счет каких источников она финансирует активы. Для торговых компаний он особенно важен, потому что отражает ключевые управленческие вопросы: насколько быстро активы можно превратить в деньги и какие риски создают обязательства.

В балансе торговых компаний учет товаров удобнее вести по складам, чтобы было видно, где находятся остатки. Отдельно стоит выделять товары, размещенные на маркетплейсах, и товары, переданные на реализацию. Все эти категории должны отражаться разными строками — именно такая детализация отличает баланс торговой компании от баланса других видов бизнеса.

Подробнее о том, как организовать управленческий учет в 1С в разрезе складов и товаров, можно прочитать в статье «Как вести управленческий учет в 1С: пошаговая инструкция для малого бизнеса».

Причем речь идет не только о цифре «остатки на складе». Собственнику нужно видеть картину целиком: на каких складах хранятся товары, сколько единиц находится на маркетплейсах, какие партии переданы на реализацию контрагентам, а какие еще в пути. Отслеживание таких деталей позволяет вовремя принимать решения о пополнении остатков, перераспределении поставок или распродаже залежавшихся товаров. Все это можно увидеть в дополнительных отчетах к балансу.

Еще одна важная особенность — структура задолженностей. В оптовой торговле дебиторка практически неизбежна: клиенты покупают с отсрочкой или в рассрочку, и нужно тщательно отслеживать, как быстро деньги возвращаются. 

Просроченная дебиторка превращается в замороженные активы, а иногда и в прямые убытки. С другой стороны, торговые компании активно используют кредиторскую задолженность: поставщики нередко предоставляют отсрочку платежа, и это становится бесплатным источником финансирования.

Для ориентира: оборачиваемость запасов в торговле оценивают по динамике — чем выше скорость оборота, тем эффективнее используются ресурсы компании. 

Отчет о прибылях и убытках (P&L): фокус на прибыли

Вторая важнейшая форма — отчет о прибылях и убытках или P&L (Profit and Loss). Это «сердце» управленческой отчетности торговой компании, потому что именно здесь отражается маржинальность и прибыль бизнеса. 

Отчет о прибылях и убытках собирается всегда методом начисления, а не по оплате. Это значит, что он показывает факт выполненной операции, а не факт оплаты. К примеру, если предприниматель оплатил авансом аренду магазина за 3 месяца вперед, то в отчет берутся расходы только за тот один месяц, за который отчет собирается. 

Для руководителя важно не только видеть итоговую прибыль, но и понимать, как она формируется. Поэтому выручка в P&L должна раскрываться не общей строкой, а в разрезе: 

• по каналам продаж (онлайн-магазин, офлайн-точки, маркетплейсы), 
• по ключевым группам товаров; 
• по отдельным категориям;
• по количеству и среднему чеку. 

Для торговых компаний рекомендую выбирать градацию расходов по типу «Переменные и постоянные расходы». На мой взгляд, это наиболее логично для торгового бизнеса. При этом отнесение расходов к постоянным или переменным очень простое. 

Если расходы зависят от  продаж или могут на них повлиять — это переменные расходы. Это, например, себестоимость проданных товаров, комиссии маркетплейсов, заработная плата и премии сотрудников отделов продаж или розничных магазинов, рекламные расходы и т. д. В статье подробно разобраны инструменты 1С для анализа и оптимизации расходов компании: как классифицировать затраты, выявлять неэффективные статьи и контролировать динамику по подразделениям.

Себестоимость продаж в торговле включает не только закупочную цену товаров, но и все сопутствующие расходы: логистику, доставку до склада, таможенные взносы и т. д. При этом в расчет в P&L мы берем только себестоимость тех товаров, которые мы продали в этом периоде, а не тех, за которые оплатили поставщику и не тех, которые получили на склад.

Если расходы никак не влияют на продажи и не зависят от них — это постоянные расходы. К примеру, это расходы на бухгалтерию, аренду офиса, служебный автомобиль для директора и т. д.

Собственникам торговых компаний я обычно предлагаю анализировать 2 вида маржинальной прибыли:

1. Маржинальная прибыль по себестоимости. Она считается как выручка минус себестоимость. От этой суммы удобно считать наценку для работы с ценообразованием.
2. Маржинальная прибыль с учетом всех переменных расходов. Здесь мы берем выручку и отнимаем все переменные расходы.

Маржинальная прибыль в торговле становится главным индикатором эффективности закупок и продаж.

Сегодня многие собственники смотрят глубже и считают юнит-экономику: сколько компания зарабатывает на каждой товарной позиции. Такой анализ позволяет вовремя отказаться от нерентабельных товаров и перераспределить ресурсы в пользу более доходных.

К примеру, отчет может выглядеть вот так:

Обязательно нужно отдельным блоком выделять постоянные расходы. Обычно их не распределяют на проекты для расчета юнит-экономики, но, мы с клиентами иногда так делаем, мои профессиональные инструменты сборки управленческой отчетности это позволяют делать автоматически. К примеру, распределить расходы на административный персонал пропорционально выручке. Интересно же бывает увидеть чистую прибыль по каждому каналу продаж!

После постоянных расходов не забываем про проценты по кредитам и займам (внимание, учитываем только процент, тело долга в этом отчете не фигурирует), капитальные расходы или амортизацию, налоги.

И вот в итоге мы получаем данные о чистой прибыли и рентабельности по чистой прибыли, отчет готов. В отчет можно включить дополнительные показатели — рентабельность, наценку и другие, проводить сравнение разных периодов: года, месяцев, а также сопоставлять плановые и фактические данные, если вы уже уверенно работаете с управленческой отчетностью.

Отчет о движении денежных средств (ОДДС): защита от кассовых разрывов

Частая ситуация: прибыль есть, а денег в кассе нет. Кассовые разрывы в торговле нередки. Причина проста: компания платит поставщикам вперед, а получает деньги позже.

Именно поэтому отчет о движении денежных средств становится критически важным инструментом. В нем отражается не только факт получения или расходования денег, но и весь цикл финансового движения.

Торговые компании часто делают крупные авансовые закупки, например, к сезону. Деньги уходят заранее, а выручка поступает лишь спустя месяцы. Если сроки платежей поставщикам и поступлений от клиентов не совпадают, возникают кассовые разрывы. Для их покрытия многие компании используют кредиты, овердрафты, факторинг. Все эти источники должны находить отражение в ОДДС, чтобы собственник понимал реальную стоимость привлеченных денег.

В целом, управленческий отчет о движении денежных средств и методика его формирования соответствуют по логике положению по бухгалтерскому учету «Отчет о движении денежных средств». Главный индикатор здесь — операционный денежный поток. Если он стабильно отрицательный, бизнес рискует остановиться, даже показывая прибыль в P&L.

Как превратить управленческую отчетность в торговле в рабочий инструмент

Самое важное — регулярность и детализация. Управленческая отчетность в торговле должна формироваться минимум раз в месяц, а для крупных сетей — еженедельно. Только так можно вовремя отследить изменения в обороте и ликвидности.

Второй шаг — аналитика и KPI. Собственнику важно видеть показатели оборачиваемости запасов, сроков возврата дебиторки (DSO), долю валовой прибыли в выручке. Эти метрики показывают динамику бизнеса гораздо нагляднее, чем просто итоговая прибыль.

И третий элемент — автоматизация. Сегодня без нее управленческая отчетность неизбежно отстает от реальности. Использование облачных решений помогает автоматизировать управленческую отчетность и получать данные в режиме реального времени, подключать модули для анализа и интегрировать CRM, складские и логистические системы. В итоге отчетность становится не архивным документом, а инструментом управления бизнесом. В Маркет42 вы найдете готовые сервисы для 1С для торговли и аналитики.

Итоги

Управленческая отчетность для торговых компаний — это не про формальности и не про «галочку». Это навигация, которая помогает двигаться в бурном море торговли.

• Баланс показывает ликвидность и структуру обязательств.
• P&L раскрывает маржинальность и прибыль по каналам.
• ОДДС защищает от кассовых разрывов.

Регулярная подготовка отчетов, внимание к деталям и автоматизация учета превращают финансовую отчетность бизнеса в инструмент роста. А главный принцип здесь прост: управленческая отчетность должна давать ответ на два вопроса — «что происходит сейчас» и «что будет завтра».

Только тогда торговая компания сможет развиваться устойчиво, контролировать риски и уверенно смотреть в будущее.