Просрочка по дебиторке: как вовремя найти должников и вернуть деньги

Полугодие закрыто, отчетность сдана, и в этот момент почти в любой компании всплывает один и тот же вопрос: а что у нас вообще с дебиторкой? За полгода накопились документы, контрагенты, частичные оплаты. Разобраться, кто и сколько должен — отдельная задача. У производственной компании «Мехатроника» (поставляет комплектующие для промышленного оборудования) к концу июня по счетам 62 и 60 накопилось несколько сотен незакрытых документов, по некоторым из них уже прошли сроки оплаты.

Почему после полугодия просрочка по дебиторке превращается в проблему

Казалось бы, задолженность и так видна в 1С, достаточно открыть оборотку и посмотреть. Но на практике все сложнее сразу по нескольким причинам.

Во-первых, объем документов. За полгода по каждому активному контрагенту проходит не одна отгрузка и не одна оплата, а десятки. Чтобы понять, какая именно сумма просрочена и по какому конкретно документу, приходится открывать карточку контрагента и вручную сопоставлять документы с оплатами.

Во-вторых, контрагенты, которые одновременно и клиенты, и поставщики. У предприятия «Мехатроника» так работает часть партнеров: компания одновременно покупает у них сырье и продает готовые комплектующие. В этом случае долг может числиться одновременно и по счету 62, и по счету 60. Без внимательной сверки легко ошибиться, кто кому в итоге должен.

В-третьих, сроки. Просто увидеть сумму задолженности мало, важно понять, какая часть уже просрочена, а какая еще в пределах отсрочки платежа. Без этого невозможно расставить приоритеты: с кем срочно связываться, а кого можно подождать.

Как выглядела сверка дебиторки раньше

Чтобы было понятно, откуда берется ощущение хаоса каждое полугодие, распишем, как раньше в компании «Мехатроника» проверяли задолженность.

Шаг 1. Выгрузка оборотки по счетам 62 и 60

Бухгалтерия формировала стандартные отчеты по счетам расчетов с покупателями и поставщиками, чтобы увидеть общие суммы по каждому контрагенту.

Шаг 2. Разворачивание карточек контрагентов

Дальше по каждому контрагенту с ненулевым остатком приходилось открывать карточку отдельно и вручную смотреть, какие документы формируют долг: какая отгрузка не оплачена, какая оплата не закрыта.

Шаг 3. Проверка сроков оплаты

По каждому найденному документу нужно свериться с условиями договора и датой отгрузки, чтобы понять, просрочен платеж или еще есть время для оплаты.

Шаг 4. Сверка по контрагентам, которые одновременно и клиенты, и поставщики

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Отдельно приходилось сводить данные по счету 62 и 60 для одного и того же контрагента, чтобы понять реальную картину: компания должна ему, он должен компании и на какую сумму в итоге.

Шаг 5. Формирование списка для работы с должниками

Далее бухгалтер формирует вручную отдельную таблицу, чтобы передать список просроченных контрагентов менеджерам для дальнейшей работы. На проверку дебиторки по нескольким сотням контрагентов у компании «Мехатроника» раньше уходило несколько дней работы бухгалтерии, и часть просрочек все равно обнаруживалась с опозданием, уже когда контрагент переставал выходить на связь.

1С: Бухгалтерия предприятия

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Как прошла сверка в этот раз

В этом августе компания «Мехатроника» разбирала дебиторку через сервис для работы с задолженностью по счетам 62 и 60 в 1С: БП 3.0. Процесс заметно упростился.

Шаг 1. Формирование сводного отчета

Сервис сразу показал подробную информацию по дебиторской задолженности в разрезе каждого счета и документа, без необходимости открывать карточку каждого контрагента отдельно.

Шаг 2. Просмотр сроков и статусов

По каждому документу сразу видно состояние платежа и сколько дней просрочено, поэтому не пришлось вручную сверять даты отгрузки с условиями договора по каждому контрагенту.

Шаг 3. Работа с контрагентами, которые одновременно и клиенты, и поставщики

Субсчета 60 и 62 упорядочились автоматически, что особенно помогло упростить работу с партнерами компании «Мехатроника», которые одновременно и покупают, и продают компании товар. Картина сразу стала понятной без ручной сверки двух счетов между собой.

Шаг 4. Выделение просроченных сумм

Просроченные документы теперь видно сразу, без подготовки отдельной таблицы вручную: бухгалтерия просто передала список менеджерам для работы с должниками.

Что получилось по факту

• Проверка дебиторки по нескольким сотням контрагентов заняла часы вместо нескольких дней ручной сверки.
• Задолженность по контрагентам, которые одновременно и клиенты, и поставщики, стала прозрачной без ручного сведения счетов 60 и 62 между собой.
• Просроченные документы нашлись сразу, а не постфактум, когда контрагент уже не выходит на связь.
• У компании «Мехатроника» появился актуальный список должников еще до начала нового отчетного периода, а не в разгар осенней загрузки.

Что в итоге

Самая трудоемкая часть работы с дебиторкой обычно не в самом факте наличия долга, а в том, чтобы быстро увидеть, кто должен, сколько и с какого момента. Особенно если контрагент одновременно и клиент, и поставщик. Если у вас каждое полугодие повторяется похожая история с разбором задолженности, заранее наведите порядок в счетах 62 и 60, пока новый сезон еще не начался и на исправление хаоса есть время.