Как выглядит работа с WB в 1С до и после интеграции

Продавцов на Wildberries объединяет одна и та же рутина: карточки, остатки, цены, заказы, отчеты комиссионера… Все это нужно постоянно сверять вручную между личным кабинетом маркетплейса и учетной системой. Пока количество товаров небольшое, с этим еще можно жить: пара десятков SKU, пара заказов в день — вручную вполне можно справиться самостоятельно.

Но с ростом ассортимента и оборота ручная сверка начинает давать сбои: то остаток разошелся и товар продан «в минус», то цена не обновилась и акция «съела» маржу, то отчет комиссионера не сошелся с УПД и непонятно, где искать расхождение. Разберем подробно, по каждому участку работы, как это выглядит без интеграции и как после подключения 1С к API Wildberries через расширение SynchroWB.

Сопоставление товаров и карточек

До. Карточки в личном кабинете и номенклатура в 1С, по сути, два параллельных справочника, которые никак не связаны между собой. Чтобы понять, какая карточка WB соответствует позиции в 1С, приходится сверять вручную по названию, по фото, иногда просто по памяти.

При ассортименте в сотни SKU это превращается в отдельный проект: сопоставить размеры, цвета, материалы, не потерять наборы и мультипаки, не завести случайный дубль. А ошибка в сопоставлении характеристики или габаритов упаковки — не абстрактный риск, а вполне реальный штраф или блокировка карточки.

После. Номенклатура 1С сопоставляется с карточками Wildberries по артикулу, штрихкоду или коду, то есть процесс настраивается один раз, не нужно сверять все каждый раз заново. Характеристики (размер, цвет, материал и другие) и свойства WB сопоставляются с реквизитами и дополнительными параметрами 1С, поддерживаются наборы товаров: комплекты, опт, мультипаки.

Новую номенклатуру можно создавать в 1С на основе данных Wildberries с характеристиками, описанием, картинками, ценами и остатками, а можно, наоборот, выгружать новые карточки из 1С на маркетплейс, включая категорию, характеристики, габариты и фото. Фото новых товаров при этом можно выгружать через отложенные публикации, по расписанию, чтобы не превышать лимиты.

И главное, есть отдельный регистр сведений «Соответствие товаров» с массовым редактированием (по FBS, типу товара, габаритам) и отчет «Контроль сопоставления товаров», который сам показывает несопоставленные позиции и потенциальные проблемы с габаритами. Узкое место видно заранее, а не постфактум.

Несколько организаций и токены

До. Если бизнес продает товары через несколько юрлиц или ИП, работа с личными кабинетами WB превращается в отдельную задачу по учету. Нужно определить, какой склад/договор/цена к какой организации относится. Информацию приходится держать в голове или в отдельной табличке.

После. Расширение поддерживает работу с несколькими организациями с независимыми настройками обмена. У каждой организации свои виды цен, склады, договоры и соглашения. Корректность и права API-токена проверяются в один клик, без блуждания по настройкам личного кабинета.

Остатки

До. Остатки на складах WB и в 1С обновляются отдельно друг от друга. В моменте это означает риск продать то, чего фактически уже нет на складе маркетплейса. Заказ отменят, а рейтинг продавца пострадает. Или наоборот: остаток есть, а в кабинете он не отражен, и товар просто не продается, пока кто-то не заметит и не поправит вручную.

После. Остатки 1С передаются на FBS-склады маркетплейса по расписанию, причем можно настроить два независимых расписания обновления. Учитываются пороговые значения: страховой запас, минимальный и максимальный остаток, которые можно задавать по конкретной номенклатуре или по виду номенклатуры. Товары, уже переданные комиссионеру, не «продаются» повторно: система учитывает резервы.

Если складов WB несколько, остатки распределяются между ними с приоритетами и порогами. Тип товара — мелкогабаритный или крупногабаритный — определяется автоматически по габаритам упаковки, а при появлении товара на FBO остатки FBS можно обнулять по заданному проценту. Остатки FBO при этом можно подгружать на виртуальный склад 1С для аналитики и планирования закупок. Кроме того, доступны отчеты «Остатки FBO Wildberries» и «История остатков» с выгрузкой в CSV за период до трех месяцев.

Цены

До. Основная цена, цена со скидкой, ВБ-клуб, СПП — за всем этим нужно следить вручную и в разных местах. Легко упустить момент, когда очередная акция маркетплейса «съедает» маржу продавца, а вручную установленные скидки при следующей выгрузке цен из 1С могут просто затереться.

После. Цены обновляются из 1С сразу по четырем видам: основная, со скидкой, ВБ-клуб, СПП, и точно так же цены можно загружать из WB в 1С, включая СПП. Скидки выгружаются либо типовым механизмом скидок 1С, либо из отдельного вида цен, а те, что заведены вручную прямо на Wildberries, сохраняются при последующем обновлении и не затираются. Есть репрайсер, который автоматически корректирует цену 1С под скидку WB, чтобы маржа продавца не проседала незаметно.

Отдельно можно сформировать Excel-шаблон для автоблокирования автоакций и установки минимальных цен: бессрочно, на 7 или на 30 дней. Сравнить «Цена 1С»/«Цена ВБ»/«Цена со скидкой» можно в одной форме, без переключения между вкладками и кабинетами, а отчет «Калькулятор акций» сразу показывает, какой будет цена, если включить товар в акцию.

1C: Управление нашей фирмой

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Заказы: FBS, DBS, самовывоз

До. Заказы приходится вручную выгружать из личного кабинета, группировать по датам или поставкам, подтверждать по одному, а отмененные покупателем искать и снимать в 1С отдельно. На сборке стикеры печатаются и сверяются с товаром на глаз, что при плотном потоке заказов увеличивает и время сборки, и риск пересорта.

После. Заказы со своего склада забираются по расписанию и группируются в 1С по дате, номенклатуре или поставке. Подтверждение заказов FBS можно автоматизировать в одном из трех режимов: все заказы, только за текущую дату, или только уже добавленные в поставку. Заказы, отмененные покупателем на Wildberries, снимаются в 1С автоматически.

Для сборки поставок формируются лист подбора и стикеры WB с группировкой по товарам или сплошным списком, а на самой сборке можно использовать сканер: штрихкод сканируется, и стикер печатается автоматически. Поддерживаются форматы стикеров 58×40, 40×30 и 70×120. Документы отгрузки, передача товаров комиссионеру или реализация создаются автоматически по расписанию, есть работа с коробами при поставке на ПВЗ, печать пропусков для транспорта на склады WB, а поставку можно передать в доставку напрямую из 1С. По всем заказам FBS доступен отдельный отчет.

Поставки FBO и FBW

До. Формирование поставки на склад Wildberries обычно означает ручной сбор Excel-файла для кабинета, сверку принятого количества с отправленным и отдельный учет того, что реально доехало и было принято.

После. Список запланированных и принятых поставок FBO/FBW подтягивается автоматически, акты приемки формируются по расписанию, а Excel-файл для загрузки в кабинете при создании поставки собирает расширение. На основании фактически принятой поставки можно сразу создать документ передачи комиссионеру.

Отдельно есть две обработки для расчета потребности в товаре: одна на основе статистики WB, с учетом кластеров продаж, времени в пути, страхового запаса и географии заказов; вторая на основе динамики заказов, с трендом по неделям. По результатам расчета документы «Заказ поставщику» формируются автоматически.

1C: Управление нашей фирмой

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Отчет комиссионера и финансы

До. Пожалуй, самая утомительная часть всей работы с маркетплейсом — сверка отчета комиссионера с тем, что реально пришло по ЭДО. Суммы вознаграждения, логистика, эквайринг, хранение, штрафы, реклама, удержания все это приходится разносить и проверять вручную, а расхождения находятся уже постфактум, когда закрывать период нужно было вчера.

После. Ежедневные и еженедельные отчеты комиссионера загружаются по API, а также из Excel-файлов, если так удобнее. Можно сформировать два отчета: с нулевой суммой вознаграждения (для бухгалтерии) или с услугами в сумме вознаграждения (для управленческого учета). Услуги разносятся тремя способами: общими суммами, по УПД из ЭДО, по PDF-расшифровке отчета. Причем суммы отчета автоматически сопоставляются с УПД, полученными по ЭДО, а PDF-расшифровка отчета парсится сама.

Реестры продаж юрлицам загружаются целым ZIP-архивом, реестры оплат и другие документы WB (УПД, акты) тоже автоматически, а контрагенты (юрлица и ИП) при загрузке реестров создаются в 1С сами, без ручного заведения карточек. Отдельно обрабатываются выкупы (возврат и реализация по договору покупателя). Готовые финансовые отчеты «Выручка», «Отчет о продажах по реализации», «Эффективность размещения» учитывают логистику, комиссию, эквайринг, хранение, штрафы, рекламу и удержания, а прибыль и наценка считаются сразу относительно закупочной цены.

Возвраты

До. Возвраты нужно отслеживать отдельно от основных заказов, вручную сопоставлять их с исходной отгрузкой и создавать документы возврата по каждому случаю.

После. Список возвратов FBS/FBW подтягивается по API, связанная отгрузка 1С определяется автоматически для документов, созданных через расширение, а документ возврата от покупателя формируется на основании этой отгрузки. Возвраты с FBO-склада тоже поддерживаются в рамках отчета комиссионера.

Отзывы, вопросы, заявки на возврат

До. Чтобы ответить на отзыв или вопрос, нужно каждый раз заходить в личный кабинет, а если отзывов много, отвечать вовремя и всем получается не всегда, что напрямую влияет на рейтинг карточки.

После. Отзывы, вопросы и заявки на возврат приходят по API из WB в 1С. Пользователь отвечает сразу в программе: заходить в личный кабинет не нужно. Под каждую оценку от 1 до 5 настраиваются шаблоны ответов с подстановкой имени автора, названия товара, бренда, размера. На одну оценку можно завести несколько шаблонов: расширение будет выбирать случайный, чтобы ответы не выглядели однотипно. Автоответ можно включить по расписанию или выборочно по нужным оценкам.

Маркировка и «Честный знак»

До. Коды маркировки нужно сканировать и передавать в систему маркировки отдельно от процесса сборки и отгрузки, что добавляет лишний шаг и возникает риск, что селлер просто забудет это сделать.

После. DataMatrix-коды сканируются типовым механизмом 1С прямо в документе отгрузки, коды маркировки и срок годности из них отправляются в Wildberries по API, как часть обычного процесса сборки без отдельных действий.

Продвижение и реклама

До. Рекламные кампании и рекомендации в карточках ведутся отдельно от учета, из-за чего расходы на рекламу сложно сразу увидеть в общей картине выручки и прибыли.

После. Рекомендациями в карточках можно управлять из 1С, автостратегии привязываются к рекламным кампаниям с автоматической проверкой, а расходы на рекламу учитываются прямо в отчете «Выручка», то есть эффект от продвижения виден вместе с остальными финансовыми показателями, а не отдельно.

Аналитика

До. Чтобы понять, где дефицит, а где неликвид, приходится вручную сводить данные из разных отчетов Wildberries. Это отдельная задача, которая часто откладывается на «когда будет время», а по факту не делается вовсе.

После. В 1С доступен целый набор готовых отчетов:

• «История остатков» с выкупами, оборачиваемостью и оценкой доступности товаров (дефицит/актуальный/неликвид/баланс);
• «Продажи по регионам Wildberries»,
• «Динамика заказов WB» с понедельным трендом,
• «Ежедневная динамика WB»,
• «WB Продажи FBO» для оперативного мониторинга продаж со склада,
• «Товары в карантине» — карточки, заблокированные или ограниченные маркетплейсом.

Кроме того, доступны отчеты, генерируемые на стороне Wildberries: остатки на складах, платное хранение, история остатков в CSV. Отдельно — «UNIT-экономика», которая считает прибыльность по тарифам конкретного склада WB, с учетом логистики, обратной логистики, налога и себестоимости.

Оповещения и обмен по расписанию

До. Узнать о новом заказе, отзыве или сбое в обмене данными можно, только зайдя в личный кабинет, то есть по факту, когда что-то уже произошло и, возможно, требует срочной реакции.

После. Уведомления о новых заказах FBS, отзывах, вопросах, заявках на возврат и ошибках обмена приходят в Telegram или MAX. Все параметры можно настроить по типам событий: получать только новые заказы, только ошибки или все и сразу.

Вся история обмена с Wildberries при этом фиксируется в журнале событий расширения. А сам обмен данными включает более 25 регламентных заданий: загрузка заказов, обновление остатков и цен, автосоздание документов отгрузки и актов приемки, автоответ на отзывы, обновление справочников и токенов. Все эти операции выполняются по расписанию и без ручного запуска каждый раз.

Что в итоге

Разница между «до» и «после» здесь не в одной операции, а в том, что раньше все эти процессы: сопоставление товаров, остатков и цен, учет заказов, создание отчетов комиссионера, работа с отзывами и маркировкой — жили отдельно друг от друга и держались на ручной сверке между личным кабинетом WB и учетной системой. После интеграции они работают в одном контуре: 1С и Wildberries обмениваются данными сами, по расписанию, а не по факту того, что кто-то вспомнил зайти и проверить.

Если ассортимент и поток заказов постепенно растут, особенно перед осенним сезоном, когда нагрузка на склад и продажи обычно заметно увеличивается, стоит присмотреться, на каком именно участке ручная сверка отнимает больше всего времени, и с этого участка начать. Подробнее о том, как устроена интеграция, можно почитать на странице SynchroWB.