Электронные трудовые книжки для работодателя: что нужно успеть до конца 2020 года?

Близится 30 июня – крайний срок информирования сотрудников об «изменении года» в трудовом законодательстве. Речь, конечно же, идет об электронных трудовых книжках. Самое время окончательно разобраться в теме, особенно если вы до последнего откладывали решение этого вопроса – и мы не можем вас винить, было чем заняться в связи с эпидемиологической ситуацией в мире.

Начнем с того, что ЭТК тут не рады. Портал Superjob.ru проводил масштабный опрос пользователей, по результатам которого выяснил, что 35% работников против нововведения и не доверяют электронным носителям. Работодатели тоже настороженно относятся к ЭТК, но им, в отличие от сотрудников, выбора никто не давал – с 1 января 2021 года все, кто впервые устраивается на работу, не будут получать бумажные трудовые книжки. Так что придется разбираться с электронными, если только вы не собираетесь со следующего года отказаться от найма.

Но так ли страшен черт, как его малют? Нас из каждого окна пугают, как все сложно, долго, неудобно и через какое место все это работает. Кажется, самое время выдохнуть и разобраться спокойно. Посмотрим, что изменится для работодателей, что нужно успеть сделать до конца года и стоит ли придать сотрудникам ускорения «волшебным пенделем».

Что изменится для работодателей?

1. До конца года определится тип ведения трудовых записей. Если часть сотрудников захочет сохранить бумажные трудовые книжки, то компанию ждет смешенный тип учета, если все сотрудники решат перейти на электронку – тогда повезло, вы раздадите бумажные книжки и забудете их, как страшный сон.

2. С 2020 года все работодатели сдают в Пенсионный фонд новый тип отчетности. Если только вы не были в спячке, то уже успели познакомиться с формой СЗВ-ТД. Отчеты сдаются на всех сотрудников вне зависимости от того, будут они переходить на электронную трудовую книжку или нет.

3. Поскольку данные о трудовой деятельности фиксируются только с 1 января 2020 года, в будущем придется решать вопрос о том, как проверять трудовой стаж у новых сотрудников.

4. Первое время придется много гуглить и уточнять все спорные моменты. Переименование организации, переименование должности, перевод на временную работу, внутреннее совмещение, увольнение, что еще за графа «Код выполняемой функции» – куча частных случаев, которые придется выяснять.

Что должен сделать работодатель в 2020 году?

1. Первое и самое горящее – проинформировать сотрудников о том, что в трудовом законодательстве произошли изменения и ведется переход на электронные трудовые. Сделать это необходимо до 30 июня 2020 года, так что, если вы до сих пор не озадачились этим вопросом, – дерзайте прямо сейчас. Форма уведомления может быть составлена произвольно, вы можете подготовить как персональные бланки, так и общие.

Уведомлять под подпись? Законодательно вас никто не обязует это делать, но мы бы рекомендовали. Иногда лучше подстелить соломки, чем потом разбираться с трудовой инспекцией и заявлением в духе «А мне никто не говорил!».

2. Внести изменения во внутренние документы компании или принять новые до конца 2020 года. Везде, где в правилах внутреннего трудового распорядка упоминается трудовая книжка, нужно продолжить предложение фразой «…и сведения о трудовой деятельности». Если есть такая необходимость, то внесите еще и правила электронного взаимодействия сотрудника и организации – особенно актуально для тех работодателей, у которых есть усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

3. Если у вас нет УКЭП, советуем уже решиться и сделать. Тогда выписку из электронной трудовой книжки вы сможете передавать сотрудникам в электронном виде, а не в бумажном. Кстати, этот пункт тоже нужно будет зафиксировать в правилах внутреннего трудового распорядка.

Отчет по продажам с остатками (БНКО 3.0)

от 0 руб.

Тестировать бесплатно

4. Убедиться, что нет никаких сложностей с передачей отчетности в ПФР. Все настроено? Онлайн-сервисы работают? Ок, тогда едем дальше.

5. Не забывайте, что все кадровые перемещения теперь нужно делать в срок. «Оформим задним числом» все. Так больше не прокатит.

6. Если в вашей компании есть иностранные сотрудники, не забудьте зарегистрировать их в системе ПФР. Страхованию они не подлежат и пенсию им, естественно, никто не заплатит, но электронные трудовые книжки на них ведутся.

7. До конца года соберите от всех сотрудников заявления на отказ от бумажной трудовой книжки или, наоборот, на ее сохранение, и начинайте жить новой жизнью.

8. Раздайте бумажные трудовые книжки тем, кто от них отказался. Сделать это нужно не позднее января 2021 года. Готово, вы великолепны!

Стоит ли полностью переходить на ЭТК?

Второй по популярности вопрос 2020 года сразу после «Когда уже кончится эта самоизоляция?». Все мы понимаем, что сотрудников можно простимулировать к полному переходу на ЭТК, другой вопрос – стоит ли. Давайте по старинке сравним плюсы и минусы.

Преимущества

• Нет риска потерять или испортить трудовую книжку сотрудника.
• Можно сократить издержки на выпуск, хранение и обслуживание бумажных трудовых.
• Любые ошибки и неточности в записях теперь можно будет легко исправить.
• Возможности для аналитики. Все данные по сотрудникам будут храниться в электронном виде, так что их будет легко систематизировать и анализировать.
• В перспективе – точность сведений при приеме на работу. Теперь у сотрудников не будет возможности накосячить и «потерять» трудовую.
• Сотрудники сами смогут запрашивать данные из трудовой в электронном виде.

Подводные камни

Но в какой бочке не найдется ложки дегтя? Без минусов решение не обойдется:

• Электронная система хранения даже при всем своем совершенстве не может гарантировать стопроцентной уверенности в сохранности данных. Вирусы, перебои оборудования и всякие «я что-то нажала, и все исчезло», увы, никто не отменял.
• В этом году переход на электронный формат выглядит не как инновационное решение, а как двойной геморрой с оформлением кучи бумаг: уведомления, новые формы отчетности, заявления и пр.
• Как и любому новшеству, ЭТК придется пройти через метод проб и ошибок. А это значит, что на первых порах ошибки, дубли, потерянные данные и прочие радости жизни неизбежны. Да, вероятность не так велика, но она есть.
• Решение о полной конвертации трудовых так никто и не принял. Получается, трудовая деятельность любого сотрудника будет вестись с 01.01.2020. Так и будем считать «от рождества ЭТКова», а предыдущие сведения придется выманивать из нанимаемого сотрудника.

Так или иначе, иметь дело с ЭТК придется. Не в этом году, так в следующем. Так что лучше привыкать заранее, много гуглить, консультироваться с экспертами и осваивать новую реальность. Если у вас молодой коллектив, то с большой долей вероятности вы уже в этом году почти полностью перейдете на новый формат. Если же ваши сотрудники из категории 45+, будьте готовы к тому, что в неравной схватке между вами и «без бумажки ты букашка, а бумажкой человек» победит бумажка.