Бухгалтер – профессия довольно специфическая для нанимателя. Такой сотрудник не участвует в производственных процессах, не выполняет план продаж, а, соответственно, напрямую не приносит компании прибыль. При этом специалисты финансового отдела регулярно получают достойную заработную плату. Поэтому большинство руководителей скептически относятся к заявлениям бухгалтера о высокой загруженности и просьбам повысить оплату труда или начислить премию.
Как в таком случае топ-менеджеру компании, не владеющему всеми тонкостями бухгалтерского дела, объективно оценивать работу своих сотрудников? Справедливо начислять им заработную плату, а при необходимости применять систему штрафов или премирования? Мы рекомендуем использовать ключевые показатели эффективности бухгалтера и контролировать их выполнение.
Основные обязанности бухгалтера
Бухгалтерская служба любой организации призвана повысить ее финансовую эффективность:
- выполнение расчета себестоимости производимой продукции с определением основных источников затрат;
- подготовка мероприятий, направленных на предупреждение и сокращение основных расходов;
- ведение учета торгово-материальных ценностей, основных средств, затрат на производство и других направлений финансовой деятельности компании;
- осуществление всех налоговых отчислений в федеральный и местный бюджеты, уплата страховых взносов, расчет и начисление заработной платы работникам предприятия;
- правильное ведение бухгалтерского учета в соответствии с действующим законодательством;
- представление аудиторам, кредиторам, инвесторам достоверной информации по конкретным счетам и направлениям деятельности компании.
В зависимости от размера фирмы для ведения бухгалтерского учета может потребоваться один сотрудник или целая команда специалистов, которой руководит главбух. Во втором случае главный бухгалтер отвечает за работу целого отдела. Соответственно, оплата труда такого работника будет пропорциональна выполняемому объему работы.
Критерии определения эффективности работы бухгалтера
Так как бухгалтерская служба не участвует в производственных процессах и не приносит (но рассчитывает и фиксирует) прибыль предприятию, то определить качество ее работы довольно сложно. Для этого нужно выделить основные критерии для оценки бухгалтера:
- правильное ведение бухгалтерского учета и своевременное представление отчетной документации в контролирующие органы;
- отсутствие ошибок при составлении отчетной документации;
- своевременное и оперативное перечисление средств клиентам, контрагентам, банковским учреждениям и другим участникам внешней финансовой деятельности компании;
- эффективность мероприятий, проводимых бухгалтером, по сокращению расходов компании на примере конкретных результатов (в числах, процентах);
- своевременное начисление заработной платы сотрудникам и отчисление налоговых, социальных платежей.
Как и для любого подразделения компании эффективность работы бухгалтерского отдела оценивается отношением финансовой выгоды, которую он приносит, к расходам, связанными с его содержанием. Только в данном случае необходимо брать во внимание не прямую прибыль от выполняемых бухгалтером функций, а косвенное влияние отдела на развитие компании.
Как определить KPI для бухгалтерии
Сегодня практически на каждом предприятии внедрена система KPI. С ее помощью определяются ключевые показатели эффективности работы сотрудников и осуществляется контроль их выполнения. Например, для отдела продаж можно установить план по привлечению новых клиентов, количеству выполненных заказов и отсутствию ошибок в ходе работы.
Для бухгалтера определить четкие KPI непросто. Тем не менее существует ряд критериев, применимых к бухгалтерскому отделу:
- своевременная сдача бухгалтерской отчетности в контролирующие органы. Это один из ключевых показателей эффективности работы сотрудника, от которого зависит легитимность работы компании и отсутствие штрафных санкций;
- выполнение бюджета предприятия без выхода за его рамки;
- своевременное выставление счетов и их отображение в электронных бухгалтерских системах;
- отсутствие жалоб и претензий со стороны клиентов, контрагентов;
- сумма штрафов за нарушения норм бухгалтерского законодательства не должна превышать назначенную.
Для средней по величине компании можно определить следующие KPI бухгалтера:
- своевременная подготовка и сдача бухгалтерской отчетности;
- количество ошибок при оформлении отчетной документации – не более одной в квартал;
- отсутствие ошибок при расчете и начислении заработной платы;
- отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов;
- сумма штрафов за нарушения норм бухгалтерского законодательства не должна превышать 20 тысяч рублей в квартал (для примера).
При выполнении всех перечисленных требований бухгалтер может рассчитывать на квартальную премию или другое поощрение со стороны руководства. И наоборот – если результаты работы сотрудника не соответствуют назначенным KPI, руководитель имеет право применить систему штрафов по отношению к бухгалтеру.
Выводы
Если бухгалтерский отдел регулярно выполняет свои обязанности в рамках установленных руководителем KPI, это еще не означает, что каждый сотрудник службы работает максимально эффективно. Для оптимизации и развития компании необходимо определить степень загруженности каждого бухгалтера. В этом поможет анализ работы бухгалтерского отдела:
- определение численности работников;
- определение функциональной загруженности каждого сотрудника и их взаимозаменяемость;
- оперативность проведения отчетности;
- определение расходов на содержание отдела.
Регулярный мониторинг деятельности бухгалтеров и правильное составление KPI позволяют при необходимости сократить штат сотрудников, повысить эффективность их работы и улучшить финансовый потенциал компании.
