1С: Документооборот

Внутренний документооборот

Рост качества обслуживания клиентов:

• Учет входящей и исходящей корреспонденции, ОРД - создается список входящих и исходящих документов, с которыми можно выполнять необходимые действия
• Контроль исполнения - документ проходит несколько состояний (всего пять). Ответственный за документооборот может контролировать возврат документов, находящихся у контрагентов
• Электронная подпись - в 1С: Документооборот 8 поддерживаются все три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная
• Потоковое сканирование и штрихкодирование - файлы в программу можно вносить сканированием — как ручным, так и потоковым (в том числе и через сетевые сканеры). Штрихкоды используются программой при потоковом сканировании — именно через штрихкод 1С: Документооборот 8 понимает к какой карточке прикрепить тот или иной скан.
• Архивное хранение и поиск - в программе можно отразить передачу дел (томов) в архив

Работа с договорными документами

• Планирование и исполнение проектных задач - состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения
• Подготовка по шаблону - создание карточки договора, где хранятся все сведения о нем (всего 75 реквизитов)
• Автозаполнение реквизитами - текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки
• Согласование договора - согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование
• Многосторонние договоры - в программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние)
• Контроль возврата и передачи - в программе отражается передача договора контрагенту на подпись.
• Автоматическое продление - программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления.
• Анализ договорной работы - для анализа договорной работы предусмотрено ряд отчетов, которые доступны в программе.

Эффективное управление процессами

• Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения - в 1С: Документооборот 8 уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс
• Запуск процессов по шаблону - в программе можно настроить так, чтобы в некоторых случаях процессы запускались программой автоматически без каких-либо действий со стороны пользователей
• Иерархия и история процессов - программа показывает всю иерархию процессов, начиная от исходного и заканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями во исполнение своих задач.
• Контроль процессов - любой процесс можно поставить на контроль.
• Мониторинг и аналитика - встроена автоматическая служба мониторинга процессов

Функциональный почтовый клиент

• Автоматическая обработка почты - правила автоматической обработки писем легко настраиваются самими сотрудниками и заметно повышают эффективность работы
• Хранение истории переписки - история переписки ведется программой автоматически и открывается в один клик
• Привязка писем к документам - письма привязываются к основным данным в программе
• Поиск писем - быстрый поиск прямо в списке моментально находит письма, например, по адресату, теме, тексту (как самого письма, так и вложений)
• Контроль отправки писем - программа сама проверяет все отправляемые письма и выдает предупреждения, если намечается отправка письма слишком большому числу адресатов, пересылка внутренней переписки внешнему получателю и другое

Учет и планирование рабочего времени

• Личные и общие календари - персональный инструмент планирования времени
• Учет отсутствий сотрудников - предусмотрена возможность отмечать отсутствие сотрудников на рабочем месте.
• Ежедневные отчеты - отчет с информацией о общую длительность рабочего дня, описание работ, вид и длительность работ, проект, в рамках которого работы выполнялись.
• Автоматический учет трудозатрат - сотрудник может указать фактические затраты времени по любому объекту, над которым он работал.
• Анализ трудозатрат - руководители могут просматривать все ежедневные отчеты своих сотрудников. Они могут анализировать трудозатраты своих сотрудников по видам работ, по проектам, по подразделениям

Проектный учет и контроль исполнения

• Учет данных в разрезе проектов - для основных объектов программы (документы, файлы, мероприятия, письма, процессы) можно указать, к какому проекту они относятся. Это используется для поиска и группировки данных, учета рабочего времени. Из карточки проекта можно перейти к его объектам, например, ко всем документам по проекту
• Планирование и исполнение проектных задач - План проекта состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Выполнение проектных задач осуществляется при помощи процесса «Исполнение».
• Диаграмма Ганта — это инструмент для графического представления плана проекта. В диаграмме можно изменить сроки проектных задач путем перетаскивания отрезков мышью.
• Учет трудозатрат по проектам - трудозатраты на процессы, запущенные по проекту, автоматически списываются на этот проект. Все трудозатраты видны в карточке проекта / проектной задачи.

Инструменты для совместной работы

• Подготовка внутренних, внешних и протокольных мероприятий - программа автоматизирует весь жизненный цикл мероприятия от подготовки и до анализа эффективности проведения мероприятия и исполнения принятых решений.
• Бронирование помещений - в 1С: Документооборот 8 ведется справочник всех территорий, этажей и помещений. Он используется для разных целей, одна из которых — бронирование.
• Проведение мероприятия - организовывает проведение мероприятия и фиксирует присутствующих и отсутствующих участников на мероприятии.
• Форум - позволяет проводить обсуждения документов, цитировать, прикладывать схемы или фотографии.