Первый запуск 1С:Управление торговлей — это не «сто галочек», а восемь понятных шагов: мастер-настройки, организация и налоги, НСИ (товары, единицы, штрихкоды), склады и режим учета, цены и скидки, продажи, закупки, обмен с Бухгалтерией и, конечно, контроль в отчетах. Ниже — по-честному и по-практичному: что включить, на что посмотреть и как понять, что все работает.
Предприятие
Настройка программы начинается с раздела «Предприятие». Заходим в Нормативно Справочная Информация (НСИ) и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Предприятие.
Если у нас используется в базе несколько организаций (ИП ЕНВД и ООО УСН), то в настройках «Предприятие» ставим галку «Несколько организаций», галка «Подразделения» автоматически ставиться, ее не рекомендуется снимать.
Так же если в процессе работы с базой будет использоваться несколько валют (USD, EUR), то в настройках «Предприятие», в группе «Валюты» ставим галку «Несколько валют», в полях «Валюта регламентированного учета» и «Валюта управленческого учета» указываем валюту. По умолчанию валюта RUB.
Из группы «Валюты» можно перейти в справочник валют и через классификатор добавить валюты.
В окне настройки «Предприятие», если у нас несколько организации ставим галочку «Несколько организаций».
Номенклатура
Далее заходим НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Номенклатура.
В данном разделе настройки обращаем внимание на группу «Разрезы учета». Разворачиваем группу и проставляем одни из основных галок:
- «Множество видов номенклатуры». Необходима для удобного ведения учета с дополнительным разрезом и аналитикой. К примеру: множество вида номенклатуры используют, когда большая часть ассортимента брендирована и в этом поле мы указываем бренд или эксклюзивного поставщика.
- «Упаковки номенклатуры». Галка обязательна тогда, когда в базе используется хранение товара по ячейкам. Так же опцию удобно использовать, когда мы торгуем разной фасовкой одного и того же товара. В данной галке есть нюанс: комплектовщики при ручной сборке заказа могут перепутать упаковки и вместо 1 штуки положить 1 ящик в заказ или наоборот.
- Если у нас много однотипного товара отличающегося размером, цветом или другими признаками, тогда ставим галочку «Характеристики номенклатуры». Ставиться галка, если у нас товар будет однотипный, но отличается по цвету, размеру или другими признаками.
По остальным группам в настройке номенклатуры оставляем как есть, они заполняются и устанавливаются автоматически при первом запуске базы.
CRM и маркетинг
Раздел планирование пропускаем. Далее заходим НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> CRM и маркетинг.
В настройке CRM и маркетинг, в группе «Настройки CRM» обращаем внимание на «Независимо вести партнеров и контрагентов». Данная опция актуальна, например, когда покупатель работает с нашей организацией от разных юридических лиц, и для бухгалтерского учета нужно это разделять, а для управленческого нет. Так же это актуально, когда работаем с федеральными организациями: плательщик в Москве, а получатель в регионе.
В группе «Маркетинг» ставим галку «Несколько видов цен», так как дает создавать несколько видов цен «Опт», «Розница» и т.д.
Галка «Ценовые группы». Ставим тогда, когда у есть разные правила ценообразования для разных групп товаров или есть позиции на которые не распространяется скидка.
Галка «Ручные скидки в продажах». Данную галку устанавливаем, так как скидки везде есть.
Галка «Автоматические скидки в продажах». Добавляется возможность расчета автоматических скидок в документах. К примеру: когда есть вип-клиент, у которого всегда скидка 5% от оптовой цены. Так же можно использовать бонусную систему начисления и списания бонусных баллов.
Продажи
Далее переходим НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Продажи.
Раскрываем группу «Оптовые продажи» и обращаем внимание на «Использование соглашений с клиентами».
ВАЖНО!!!
Использование индивидуальных соглашений обязательно при работе с комиссионерами (торговля на площадках OZON, WB и т.д.).
По умолчанию выбираем «Типовые и индивидуальные соглашения». В соглашении прописываются условия продажи по умолчанию.
Галка «Договоры с клиентами» нужна, если у нас активно используются бумажные договора с клиентами и их учет нужен в 1С, а так же идет комиссионная продажа на маркетплейсах.
Галка »Заказы клиентов» устанавливаем, когда торгуем товаром, который возим под заказ, а так же дает возможность выводить печатную форму «Счета на оплату». После установки галки активируются варианты использования Заказа клиента, выбираем «простой» вариант «Заказ как счет». Т.е. схема работы такая: клиент скидывает нам заказ, например через интернет магазин, мы выставляем счет, ждем оплату, довозим товар которого не было и после этого делаем реализацию.
Галки «Реализация по нескольким заказам» и «Акты выполненных работ по нескольким заказам» дает возможность заполнения в одном документе по нескольким заказам.
Если в базе используется комиссионная торговля, то ставим галки «По продаже товаров (прием на комиссию)», «По продаже услуг», а так же «Передача на комиссию». Подробнее про работу с комиссионными продажами можно посмотреть по ссылке https://42clouds.com/ru-ru/manuals/uchet-torgovykh-operatsiy-cherez-ozon-wildberries-i-drugie-marketpleysy-v-1s-ut-11/
Если нужно чтобы в форме списка заказов отображались проценты оплаты, отгрузки, тогда необходимо проставить вариант использования заказов клиента «Заказ со склада и под заказ».
Если в организации ведется розничная продажа, то переходим в группу «Розничные продажи» и ставим галку «Розничная торговля». В строке «Операция при закрытии кассовой смены» выбираем «архивация чеков».
В группе «Печать документов» обращаем внимание на «Дополнительная колонка печатных форм», если ведение артикулов не предусмотрено на предприятии, тогда выбираем «Код». Если необходимо выводить в печатной форме и артикул и код, тогда необходимо разрабатывать внешнюю печатную форму.
Строка «Скидки в печатных формах», устанавливаем, если в организации лояльность к клиентам в основном построена на скидках, тогда выбираем «Выводить».
Галка «Товарно-транспортные накладные», ставим если нашим клиентам нужны такие сопроводительные документы.
Закупки
Далее заходим НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Закупки.
Галка «Соглашения с поставщиками» ставиться в основном для автоматической фиксации цен поставщиков.
Галка «Договоры с поставщиками» — позволяет отражать дополнительную аналитику отражения расчетов в разрезе договоров.
Склад
Далее заходим НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Склад.
Раскрываем группу «Склад» и ставим галку «Несколько складов», если планируем вести учет по нескольким складам. Если магазин на первом этаже, а склад на втором, но при этом продажи идут с обоих помещений, то удобнее обозначить это одним складом.
Галка «Ордерные склады» сильно расширяет функциональность складского учета. Кроме классической ордерной схемы отгрузки товара появляется возможность использовать адресное хранение.
Раскрываем группу «Перемещение товаров» и ставим галку»Перемещение товаров», если у нас несколько складов.
Казначейство и взаиморасчеты
Далее заходим НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Казначейство и взаиморасчеты.
Ставим галку «Оплата платежными картами», если в организации будут приниматься платежи по эквайрингу, при этом эквайринговый терминал не обязательно должен быть подключен к 1С.
Финансовый результат и контроллинг
Далее заходим НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Финансовый результат и контроллинг.
В группе «Учет товаров» при необходимости ставим галку «Передача товаров между организациями», если товар будет приходить на одну организацию, а продаем с другой, интеркомпани.
Учет НДС, импорт и экспорт
Далее заходим НСИ и Администрирование -> Настройка НСИ и разделов -> Учет НДС, импорт и экспорт.
В группе «Регистрация и контроль номеров ГТД» ставим галку «Торговля импортным товаром» если в организации нужен учет товаров по ГТД.
Скидки и акции
Настройте иерархию правил: клиентские, по группе товаров, по сумме заказа, промокоды. Разрешите или запретите суммирование.
Определите приоритеты и условия (период, склад, канал продаж). Проверьте отчёт по применённым скидкам на тестовой продаже: правило отработало и не конфликтует с другими. Для розницы используйте сценарии «2-я единица со скидкой», «X за Y» — через акции. В чеке/документе видна применённая скидка, отчёт показывает фактическую маржу.
Розница: ККТ, эквайринг, ценники
Перед первой продажей на кассе: зарегистрируйте ККТ, подключите драйвер, сделайте тестовый чек и настройте печать ценников/этикеток.
В карточке торговой точки укажите ККТ и эквайринг. Проведите тестовую продажу, сверив тип цен и скидки. Сформируйте пакет ценников из прайса/списка изменений. Контроль: фискальные признаки печатаются, чек пробивается без ошибок, ценники содержат штрихкод и актуальную цену.
Что должно получиться: стабильная печать чеков, корректные отчёты по рознице.
Роли и права
Назначайте права по принципу «минимально достаточных»: каждый пользователь видит только те разделы и операции, которые нужны ему для работы. Это снижает ошибки, ускоряет обучение и повышает безопасность.
Менеджер по продажам. Доступ к CRM/контактам, номенклатуре, заказам клиентов, счетам и реализациям. Может оформлять возвраты в рамках своих документов, видеть цены по назначенному типу и применять разрешённые скидки. Нет доступа к закупкам, складским настройкам, установкам цен вне согласованных правил и администрированию.
Закупщик. Работает с заказами поставщикам, поступлениями, возвратами поставщику и согласованием цен закупки. Видит остатки и резервирование для планирования, но не может редактировать продажи и кассовые документы. Доступ к изменению справочников ограничен номенклатурой/контрагентами в части, нужной для закупок.
Кладовщик. Имеет доступ к документам склада: перемещения, приемки, отгрузки, инвентаризации, списания. Видит остатки и резервы, сканирует штрихкоды/серии, но не редактирует цены, скидки и финансовые реквизиты. В ордерном складе оформляет ордера и закрывает их по результатам физического движения.
Кассир/розница. Работает с чеками ККТ, возвратами по чекам, инкассацией и Z-отчетами. Может печатать ценники и этикетки для своей торговой точки. Не видит закупочные цены, не изменяет документы оптового контура и не управляет скидочными правилами (только применять разрешённые).
Администратор. Настраивает НСИ и администрирование, обмены с Бухгалтерией, типы цен и скидочные правила, права пользователей и резервное копирование. Не оформляет первичные документы в операционном контуре (чтобы не смешивать ответственность), но имеет технические права на просмотр любых объектов для диагностики.
Как выдавать и контролировать. Группируйте пользователей по ролям, а не по отделам; отдельной группой оформляйте «расширенные» полномочия (например, право снижать цену ниже порога — только по согласованию). Перед массовой выдачей прав тестируйте каждую роль на «тестовом пользователе»: вход, создание типовых документов, запрет на лишние действия. Включите журнал регистрации для фиксации критичных операций (изменение цен, удаление документов) и периодически проводите ревизию прав: уволенные — отключены, новые — назначены по шаблону.
