Оригиналы документов в 1С: Управление торговлей

Что такое отметки об оригиналах документов в 1С

Отметка об оригиналах документов в 1С – это, наверное, самый простой способ увидеть, какие документы от контрагентов уже получены, а какие еще нет. Например, вы провели документ «Реализация», распечатали его и передали контрагенту на подпись. В 1С данный факт можно отразить специальным состоянием документа, чтобы про него не забыть. Особенно это актуально, когда оборот документов в компании большой.

Как добавить отметки об оригиналах документов. Способ № 1

Для включения функциональности и создания состояния оригиналов, перейдите в раздел «НСИ и администрирование», выберите пункт «Печатные формы, отчеты и обработки». Поставьте галочку рядом с полем «Отслеживание состояний напечатанных документов». После включения данной функции вы увидите ссылку «Состояния оригиналов первичных документов».

По умолчанию здесь указано два варианта:

• Форма напечатанная;
• Оригинал получен.

С помощью команды «Создать» вы можете добавить новые состояния, например «Отправлено на подпись». По каждому новому состоянию укажите описание, чтобы было понятно, в каком случае его использовать.

В журнале документов, например «Реализация товаров и услуг» состояние документов указано в отдельном столбце «Состояние оригинала». По умолчанию при включении данной функции для всех документов будет установлено системное состояние «Неизвестно». Также это состояние устанавливается для всех созданных документов.

Еще одно системное состояние, которое вы можете встретить, называется «Оригиналы не все». Оно означает, что оригиналы печатных форм находятся в разных состояниях и устанавливается для документов автоматически, ручная установка не предусмотрена.

Для того чтобы установить какое-то состояние, необходимо нажать на ссылку и выбрать нужное состояние из тех, что были созданы.

Чтобы добавить новое состояние, нажмите на кнопку «Настроить».

Внутри документа выбранное состояние отображается в правом нижнем углу. При необходимости вы можете указать, какой именно первичный документ был передан контрагенту.

Если в списке нет нужной вам печатной форме, добавьте свою. Состояние формы «Напечатано» устанавливается автоматически после того как документ был распечатан.

В журнале документов «Закупки» и в складских документах принцип работы с состоянием оригиналов такой же. Для удобства отслеживания оригиналов документов предусмотрено отдельное рабочее место – «Журнал учета оригиналов первичных документов». Чтобы его открыть, перейдите в раздел «Продажи», выберите пункт «Оригиналы первичных документов». Здесь отражены все виды первичных документов: приобретения, реализации и другие.

В журнале удобно сделать отбор по состоянию оригинала, организации и автору изменения. Группировка возможна по документам и печатным формам. Если вы выберите группировку «По печатным формам», то увидите те печатные формы, которые были установлены внутри состояния оригинала. Так удобно контролировать и изменять состояния печатных форм.

Как добавить отметки об оригиналах документов. Способ №2

Перейдите в раздел «НСИ и администрирование», выберите пункт «Общие настройки» и разверните вкладку «Дополнительные реквизиты и сведения». Перейдите по ссылке «Дополнительные реквизиты».

В левой части найдите нужный вид документа, например «Реализация товаров и услуг». Нажмите на кнопку «Добавить» => «Новый» и добавьте новый реквизит.

Укажите название дополнительного реквизита и тип значения – «Булево». После чего выберите команду «Записать и закрыть».

Далее в документе «Реализация товаров и услуг» на вкладке «Дополнительно» появится новое поле «Оригинал». Если вы поставите галочку рядом с этим полем, программа будет считать, что по этому документу получен оригинал.

Чтобы данные отображались в общем журнале «Документы продажи (все)», нажмите на кнопку «Еще» и выберите пункт «Изменить форму».

В левой части окна выберите пункт «Ссылка», затем нажмите на кнопку «Добавить поля». В открывшемся окне поставьте галочку рядом с новым реквизитом «Оригинал (Реализация товаров и услуг)». Переместите его в нужное место, например после суммы документа и нажмите на кнопку «Применить», а затем «ОК».

В разделе «Документы продажи (все)» появится столбец с указанием оригинала дополнительного реквизита. Обратите внимание, что в этом случае по данному полю можно сделать отбор.

Видеоинструкция

Посмотреть видеоинструкцию «Оригиналы документов в УТ 11» вы можете на нашем канале 42Clouds - 1С Онлайн

Приятного просмотра!