Машиночитаемая доверенность в программе 1С: Бухгалтерия

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность – электронный аналог обычной доверенности на бумажном носителе для подписания электронных документов. Это файл формата xml, где указывается доверитель, то есть лицо, которое дает некие полномочия и представитель – тот, кто эти полномочия принимает. Это может быть как отдельный сотрудник, так и юридическое лицо.

Первоначально машиночитаемую доверенность подписывает руководитель квалифицированной электронной подписью, после чего сотрудник при сдаче отчетности или при заверении счетов-фактур прилагает машиночитаемую доверенность к пакету подписанных документов или просто указывает ее номер.

Использование машиночитаемой доверенности обладает рядом преимуществ:

• исключена вероятность подделки подписи руководителя;
• упрощается работа с электронными документами;
• удобное использование и хранение. Например, при взаимодействии с Федеральной налоговой службой достаточно одной сформированной доверенности на определенного сотрудника. Доверенность хранится у компании и в базе ФНС.

Для чего нужна машиночитаемая доверенность

Основная цель машиночитаемой доверенности – подтверждение прав представителя на подписание документов. Перейти на машиночитаемую доверенность необходимо до конца 2022 года. Начиная с января 2023 использование машиночитаемой доверенности обязательно. Без нее сотрудник не сможет подписать документы от лица компании.

В рамках эксперимента ФНС машиночитаемая доверенность подходит для универсальных передаточных документов (УПД): например, актов выполненных работ, счетов-фактур, товарных накладных и других документов.

При подготовке к использованию машиночитаемой доверенности компания должна получить отдельные сертификаты электронных подписей физических лиц, где будут указаны исключительно их данные без реквизитов организации. Затем доверителю нужно зарегистрировать заявление в распределенном реестре на регистрацию доверенности и, уже получив ее, подписать электронной подписью и передать представителю.

Реализация машиночитаемой доверенности в 1С

В 1С функционал машиночитаемой доверенности уже доступен в программе 1С: Бухгалтерия и действует начиная с релиза 3.0.120.14. Чтобы оформить машиночитаемую доверенность в 1С: БП, перейдите в раздел «Главное», выберите пункт «Организации». Откройте карточку нужной организации и по кнопке «ЭДО» выберите пункт «Машиночитаемая доверенность».

Нажмите на кнопку «Создать».

Откроется форма для регистрации заявки на машиночитаемую доверенность. В верхней части документа указывается текущий статус заявки. Номер заявки генерируется автоматически. Номер основания используется при передоверии.

Если срок действия доверенности не определен, то можно в текстовом формате указать, при каких условиях доверенность считается действительной. Важно отметить, что текстовый формат пока что не используется налоговой службой в рамках эксперимента. В соответствующем поле укажите, разрешено ли передоверие.

Добавьте данные доверителя и представителя. Это может быть как организация, так и физическое лицо. Укажите передаваемые полномочия: данная информация носит справочный характер.

После заполнения всех полей доверенность необходимо подписать и отправить (нажмите на одноименную кнопку). Статус изменится на «Отправлено». Обновите заявку через несколько минут, у нее появится новый статус – «Зарегистрировано».

Для регистрации сертификата и машиночитаемой доверенности у оператора ЭДО перейдите в раздел «Администрирование», выберите пункт «Обмен электронными документами». Разверните вкладку «Обмен с контрагентами» и перейдите по ссылке «Учетные записи ЭДО».

Созданные учетные записи подтянут сертификат организации. С помощью команды «Добавить» добавьте сертификат физического лица. На вкладке «Сертификаты» появится новая строка, где будут указаны сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность.

Видеоинструкция

Посмотреть видеоинструкцию «Машиночитаемая доверенность в 1С» вы можете на нашем канале 42Clouds - 1С Онлайн.

Приятного просмотра!