Казначейство в 1С:ERP Управление предприятием

Управление денежными ресурсами кассы, банковских расчетных, валютных, депозитных счетов, а также контролирование платежей организаций проводится в системе Казначейство. К задачам, которые решаются в данном аспекте, относят:

• выполнение контроля наличия денежных средств и их целевого использования;
• проведение операций с помощью наличных и безналичных средств;
• работа с кредитами, депозитами, поступлением и расходом денежных средств.

Платежный календарь

Платежный календарь удобно применять для оперативного управления финансами, создания графиков платежей и контроля его своевременного исполнения. Основой для его формирования служит информация о планируемых оплатах и выплатах поставщикам.

Используя данный календарь становится возможным:

• принятие решения о финансовых перемещениях между счетами и о возможном обеспечение заявок на расходование денежных средств;
• анализ данных об остатке денег и их расходах;
• оформление заявок на внутренние финансовые перемещения и на получение кредита в банке.

Оформление заявок на расходование денежных средств

В Заявке на расходование денежных средств регистрируются намерения по расходованию денег. Контролируются следующие виды операций:

• платежи по кредиту и в другую организацию;
• перечисление денежных средств поставщику;
• таможенные платежи и прочие расходы.

При использовании заявок на расходование средств возможно:

• предотвращение несогласованных выплат денег;
• прогнозирование финансовых расходов и генерирование платежного календаря;
• контролирование объема допустимых к расходу средств.

Заявка регулируется определенными статусами документа.

Контролирование целевого использования денежных средств

При использовании определенных инструментов можно планировать количество денежных средств на расходы того или иного подразделения, а также регулировать объем доступных к расходованию денежных средств по каждой статье и проводить контроль как по предприятию в целом, так и по подразделениям и организациям.

Контроль превышения лимитов проводим при согласовании заявки на расходование денег. Тут же есть функция установления признака Сверх лимита при необходимости расхода денежных средств сверх установленного лимита.

В отчете Лимиты расхода денежных средств показываются лимиты расходов, фактическое их значение и есть возможность определить, по каким статьям идет превышение или лимит израсходован не полностью.

Учет наличных денежных средств

Данный вид учета проводится с помощью кассовых ордеров. Существенно упрощает работу использование рабочего места по работе с приходными кассовыми ордерами, что предоставляет доступ к списку распоряжений на поступление денежных средств.

Операции выдачи наличных денежных средств оформляются в Расходных кассовых ордерах, где можно увидеть список распоряжений на выдачу наличных средств, которые, в свою очередь, служат источником данных для оформления расходных кассовых ордеров с различными типами операций, среди которых можно выделить:

• оплата поставщикам;
• возврат оплаты клиенту;
• выдача средств в кассу и подотчетнику.

Инвентаризация наличных денежных средств

При использовании данного инструментария становится возможным отражение учетных и фактических остатков наличных денежных средств и оформление их излишков и недостачи.

По итогу оформления составляется акт по форме ИНВ-15.

Учет безналичных денежных средств

Безналичные платежи служат для отражения разных видов операций поступления и расходования денег с расчетных счетов организации. Также можно подтверждать то, что платежи в банковской выписке по расчетному счету зарегистрированы.

Документы Поступление безналичных средств дают возможность отразить такие операции:

• поступление оплаты от клиента и другой организации;
• сдача наличных средств в банк;
• погашение займа контрагентом и т.д.

Списать денежные средства можно открыв документ Списание безналичных денежных средств и указав типовую операцию:

• выдача займа контрагенту;
• таможенный платеж;
• оплата поставщику;
• другой расход и т.д.

Обмен с банком

Данный функционал позволяет передавать в банк в электронном виде платежные документы на перечисление денег с расчетного счета организации, а также принимать обратно из банков выписки по расчетному счету.

Процесс передачи в банк документов происходит с применением таких технологий, как:

• обмен с помощью файла «1С: Предприятие – Клиент банка»;
• прямой обмен «DirectBank», который имеет ряд преимуществ, например повышенный уровень безопасности, отправление платежного документа и получение выписки из банка по одной команде пользователя.

Выгрузить платежные документы в банк и загрузить выписки из банка можно на рабочем месте Безналичные платежи.

Расчеты с подотчетными лицами

В данном аспекте актуальными есть расчеты с подотчетными лицами как наличными, так и безналичными средствами.

В программе фиксируется закупка товарно-материальных ценностей и оформление прочих и командировочных расходов.

Оформляя документ Авансовый отчет дает возможность проконтролировать сумму перерасхода и расхода выданных денежных средств.

Контроль выданных подотчетному лицу авансов

Следующие виды отчетов нацелены на всесторонний анализ выданных подотчетному лицу денежных средств.

• Контроль авансов, закупок и перерасхода денежных средств подотчетным лицом;
• Анализ авансов, незаконченных операций с деньгами, разработка дальнейших рекомендаций и контроль остатка задолженности.

Управление взаиморасчетами

Данная опция позволяет анализировать взаимные обязательства между предприятием и его контрагентами. В данном разделе проводится учет задолженности, операций взаимозачетов, формируются акты сверки взаиморасчетов, проводится анализ состояния расчетов, выявляется просроченная задолженность.

Управленческий учет осуществляется по партнерам, регламентированный – по контрагентам.

Ведение взаиморасчетов может по договорам, по заказам и по накладным.

Для того, чтобы можно было отобразить данные о состоянии взаиморасчетов, сумме долга, сумме к оплате, к отгрузке и получению, используют такие виды отчетов:

• задолженность клиентов и клиентов по срокам;
• сверка расчетов;
• ведомость расчетов с клиентами и др.

Контроль задолженности клиентов и поставщикам по срокам

При работе с отчетами по задолженности можно использовать или стандартный интервал задолженности, применяемый на предприятии или задавать собственные интервалы задолженности.

В разрезе данного вопроса актуально использовать такие отчеты:

• дебиторская задолженность (задолженность клиентов по срокам);
• кредиторская задолженность (задолженность поставщикам по срокам);
• досье партнера.

Оформление данных можно проводить в таблицах и диаграммах.

Проведение взаимозачетов и списание задолженности

Погашать дебиторскую и кредиторскую задолженность можно по нескольким партнерам.

Когда проводится взаимозачет задолженности, отражаются различные операции:

• взаимозачет по двум организациям для одного клиента или поставщика – оплата одной организации, а отгрузка идет от имени другой;
• взаимозачет по операциям одного клиента или поставщика – зачет задолженностей одного контрагента по разным объектам расчетов внутри одной организации;
• взаимозачет между двумя клиентами (поставщиками) внутри одной организации;
• бартер – зачет задолженности контрагента как клиента и как поставщика.

При использовании инструмента Сверка взаиморасчетов становится возможным отражение состояния взаиморасчетов между организацией и юридическим лицом партнера. Текущее состояние под контролем у соответствующих статусов документа.

Также можно пользоваться отчетом Сверка расчетов, чтобы проводить анализ задокументированных сверок расчетов с клиентами и получать информацию о возможным расхождениях.

Учет кредитов, депозитов и займов

Данный учет представляет такие функции:

• ведение графика отчислений и начислений по кредитам и депозитам;
• регистрация договоров учитывая параметры погашения кредитов, начисление процентов и комиссий по каждому договору;
• выполнение анализа обязательств по кредитным договорам;
• ввод начальных остатков по договорам.

Ведение учета по вариантам графиков дает возможность прогнозировать движение денежных средств. Это можно делать ручным способом и загружая из внешнего файла в базу. На основании данных по графикам формируются потом заявки на расходование денег, начислений доходов и расходов по процентам и комиссии.

Использование аналитических отчетов актуально для контроля данных по кредитам и депозитам. К таким отчетам относятся:

• реестр договоров по кредитам и депозитам;
• план-фактный анализ оплат и начислений по договору.