Бюджетирование в 1С:КА

Что такое бюджетирование в 1С:КА и зачем оно нужно

Бюджетирование — это инструмент, который позволяет компании превратить стратегические цели в план доходов и расходов, обеспечить контроль исполнения, прогнозировать кассовые потоки и вовремя реагировать на отклонения. В 1С:КА вы задаете плановые значения — бюджет продаж, закупок, движения денежных средств, расходов — и затем система фиксирует факты, сравнивает их с планом и выводит отклонения. Это помогает видеть не просто цифры, а точки управления, разрабатывать корректирующие меры и строить KPI-систему на основе реальных данных.

Настройка бюджетирования и роли пользователей

Перед запуском бюджетирования важно распределить роли в системе: кто будет формировать бюджеты, кто утверждать, кто осуществлять контроль исполнения.

Первым этапом настройки нужно воспользоваться пунктом меню «НСИ и администрирование» и выбрать в «Настройка разделов» нажать на гиперссылку «Бюджетирование и планирование».

В открытой форме нужно развернуть список «Бюджетирование» и проставить галку.  

Данная галка позволит отобразить в основном меню пункт «Бюджетирование и планирование».

Вторым этапом является заполнение справочной информации в появившемся пункте меню «Бюджетирование и планирование» .

В данной форме будет список справочников, которые в дальнейшем понадобятся для работы с данным разделом, также можно выполнять загрузку/выгрузку модели бюджетирования в файл для обмена с другими ИБ.

В данном разделе будем рассматривать настройки схем: «Настройка бюджетной модели», «Ввод плановых бюджетов», «Формирование отчетов по бюджетам».

«Модели бюджетирования» –  данный справочник является набором форм и отчетов для ввода анализа данных и определяет систему используемых для показателей.  («Бюджетирование и планирование» – «Настройки и справочники» – «Бюджетирование»).

В качестве показателей могут выступать:

1. Статьи бюджетов, по которым собираются обороты.
2. Остаточные показатели, т.е. бюджетные статьи, по которым учитываются остатки (денежных средств, запасов, НЗП и т.д.).
3. Нефинансовые показатели и нормативы (площадь арендуемых помещений, выработка, количество сотрудников и др.).
4. Произвольные вычисления.

Одной из ключевых особенностей является возможность изменять модель без какого-либо ущерба для учета. При этом новая модель автоматически поддерживает планирование на основании плановых фактических данных, которые наследуются от предыдущей модели.

Гиперссылка «Виды бюджетов» –  формируются из оборотов и оказывают влияние как на другие статьи бюджетов, так и на их остаточные показатели. При этом обороты одной статьи могут изменять несколько других статей или остаточных показателей бюджетов.

Данные, используемые как показатели для бюджетных форм и отчетов, хранятся в соответствующих справочниках, которые необходимо настроить перед заполнением модели бюджетирования.

 Это справочники:

1. Статьи бюджетов.
2. Показатели бюджетов.
3. Сценарии.
4. Связи показателей бюджетов.
5. Правила получения фактических данных.

В модели бюджетирования так же можно задать контроль расходования ДС. Эти лимиты записываются в справочнике «Правило лимитов по данным бюджетирования» 

Для модели бюджетирования можно задавать произвольное количество лимитов с разной периодичностью и детализацией контроля.

Для работы этого функционала надо сделать активировать настройки «Контроль превышения лимитов»  («НСИ и администрирование» – «Казначейство»)  поставить флаг «Заявки на расходование денежный средств».

Настройка справочника «Виды бюджетов»

После настройки и заполнения справочника «Модели бюджетирования» переходим к заполнению справочника «Виды бюджетирования». В данном справочнике будет создаваться и формироваться операции для бюджета закупок, продаж, производства и т.д.

Для создания бюджетов могут использоваться как произвольные показатели, расчетные и введенные вручную:

1. Оперативные планы закупок, продаж, производства и др.
2. Фактические данные прошлых периодов, увеличенные или уменьшенные на произвольный коэффициент.
3. Прочие данные базы – остатки запасов, остатки денежных средств, динамику цен, графики расчетов и другие показатели.

Для расчета мастер – бюджетов используется данные введенный на основании операционных бюджетов:

1. Бюджет доходов и расходов (БДР).
2. Бюджет денежных средств (БДДС).
3. Прогнозный баланс.

Настройку и заполнения данного справочника используется пункт меню «Бюджетирование и планирование» – «Настройки справочников по бюджетированию и планированию» и выбирается одноименная гиперссылка «Виды бюджетов».

Данный справочник представлен в виде отчета, пользователь сам создает и настраивает его.

Остатки по счету на каждый день

от 0 руб.

Тестировать бесплатно

Пользователь  в каждом отчете сам определяет состав колонок и строк формы, данные используемые  –  статьи бюджетов, показатели бюджетов, нефинансовые показатели и производственные (расчетные) данные.

Настройка ячеек и столбцов можно задавать порядок получения данных.

Модели бюджетирование можно будет создавать со сложными настройками расчета.

Ввод плановых бюджетов

Заполнение плановых значений производится документом «Экземпляры бюджетов», который служит основным инструментом для установки значений по статьям с требуемой детализацией по сценариям, подразделениям и периодам. В этом документе удобно фиксировать базовый сценарий и сохранять альтернативные варианты, чтобы в дальнейшем сравнивать исполнения. При вводе можно использовать данные прошлых периодов с корректировками, автоматические формулы и шаблоны по подразделениям; результат сохраняется в виде экземпляра, доступного для последующего анализа и консолидации в мастер-бюджетах, таких как БДР, БДДС и прогнозный баланс.

При создании документа заполняем поля.

Перейдя в справочник «Статьи бюджета» можно заполнить виды аналитики.

Анализ модели бюджетирования

Как только плановые данные размещены, следующий шаг — анализ. В разделе «Бюджетные отчеты» формируются сводные формы по выбранной модели, сценарию и периоду, где видно план-фактное исполнение, процент выполнения и накопленные отклонения. Отчетность настраивается пользователем: можно изменять состав колонок и строк, выбирать необходимые показатели и нефинансовую аналитику, фильтровать по подразделениям и организациям. На основании отчетов легко выявить статьи с систематическими отклонениями и принять управленческие решения: скорректировать закупки, собрать плановые мероприятия по увеличению выручки или пересмотреть графики платежей.

Сформирована плановые данные переходим к их анализу. Для этого воспользуемся отчетами «Бюджетирование и планирование» – «Бюджетные отчеты».  

В форме списка отчетов при необходимости можно отсортировать отчет по определенной модели бюджетирования.

Отчеты, которые можно использовать настраиваются через различные виды бюджетов. Бюджетный отчет строится по виду бюджета по указанным в настройках отчета периоду, сценарию, организациям и подразделениям. Отборов по сценарию, организации и подразделению может не быть, если они указаны в виде бюджета явным образом.  

Настройка правил получения фактических данных 

Фактические данные для бюджетов в КА формируются не отдельно, а берутся из оперативного и регламентированного учета по заданным правилам. Правила настройки можно прописать двумя способами — по статьям и показателям (указывать источники формирования факта) или по источникам данных (определять, какие статьи и показатели будут заполняться из конкретных регистров и документов). При необходимости часть правил можно пометить как «сохраняемые», тогда результат выполнения будет храниться в регистре «Фактические данные бюджетирования» и доступен для построения историй выполнения и план-фактных сравнений. Для принудительного обновления факта предусмотрены команды отражения по расписанию или однократное отражение документов вручную.

Настройка правил может быть осуществлена в двух режимах: По статьям и показателям и По источникам получения данных.

В первом случае, настраивается из каких источников будут сформированы фактические данные по статьям и показателям. Во втором случае, по каким статьям и показателям источника будут сформированы фактические данные

Если есть правила, у которых установлен флаг «Хранить результат выполнения правила» – то по таким правилам фактические данные хранятся в регистре накопления «Фактические данные бюджетирования». Для отражения документов в регистре можно настроить расписание с помощью команды Настроить расписание. Для принудительного отражения документов следует использовать команду Отразить документы.