Быстрый ввод номенклатуры через файл Excel в 1С: Управление нашей фирмой

Быстро перенести номенклатуру, остатки и цены в 1С:УНФ проще всего из Excel. Конфигурация поддерживает два пути: универсальный мастер «Загрузка данных из Excel» в справочниках и точечный импорт прямо в документы, например в «Установку цен номенклатуры», «Требование-накладную» или «Заказ». Идеальный сценарий выглядит так: вы подготавливаете чистый файл с артикулами, единицами и корректными видами цен, запускаете импорт, на шаге сопоставления указываете соответствия колонок, затем быстро проверяете результат на дублях и корректности НДС. На всю процедуру уходит от пяти до семи минут даже на большом прайсе.

Чтобы создать новую группу номенклатуры, нажмите правой клавишей мыши в поле с правой стороны окна, выберите пункт «Создать группу». В форме «Номенклатура (Создание группы)» в поле «Наименование» укажите нужное имя группы. При необходимости заполните поле «В группе» – укажите группу выше рангом или оставьте это его пустым. В поле «Порядок» можете поставить номер места в иерархии. Если вы укажете цифру 1, то группа будет первой в списке.

После того как вы составили список групп, заполните файл Excel.

В файл добавьте основную информацию о товаре: наименование, остатки, единицу измерения, категорию, группу и т. д.</з>
Если названия не будут совпадать с названиями столбцов в базе, то их можно изменить при загрузке.

В разделе «Компания» выберите пункт «Загрузка данных из Excel».

На первой странице мастера загрузки укажите параметры загрузки (рисунок 4).

Подраздел «Что загружаем»

Система принимает карточки номенклатуры с наименованием, артикулом или внутренним кодом, единицей измерения, группой и категорией, а при необходимости — признаком характеристики. Для складских остатков важна связка позиции со складом и количеством. Цены загружаются вместе с указанием вида цены, суммы и валюты, с возможной фиксацией ставки НДС. Если задача операционная и разовая, позиции можно подтянуть не в справочник, а прямо в документы: переоценка удобнее делается через «Установку цен номенклатуры», списание материалов — через импорт в «Требование-накладную», длинные спецификации по заказам — через загрузку строк из файла.

Выбираем нужный пункт:

• Номенклатуру (товары, услуги) с возможностью настройки. Подойдет, если нужно загрузить только справочник товаров или услуг без цен и остатков.
• Номенклатуру, цены и остатки из файла Excel с фиксированной структурой. Подходит для загрузки начальных остатков в базу. В результате загрузки файла создается документ «Ввод начальных остатков».
• Контрагентов (покупателей, поставщиков, прочих). Этот пункт выберите, если нужно загрузить большое количество контрагентов.
• Цены номенклатуры. Подходит для массового изменения цен на товары.

Подраздел «Откуда брать данные»

Выберите нужный пункт:

• Из заранее заполненного файла. В этом случае далее вы сможете исправить только названия столбцов. В варианте «Номенклатуру, цены и остатки из файла Excel с фиксированной структурой» указан только этот пункт и к загрузке принимаются файлы в формате «.xlsx». В остальных вариантах можно выбрать другие типы файлов: .mxl и .csv, а еще второй вариант загрузки.
• Заполнить таблицу с данными самостоятельно. Этот вариант позволяет с помощью команд копировать / вставить или Ctrl+C и Ctrl+V вставлять столбцы, строки, ячейки или вводить данные вручную.

Выберите нужный вариант и нажмите на кнопку «Далее».

Загрузка заказов из Озон в 1С:Розница

0+

от 0 руб.

Тестировать бесплатно

Сопоставление колонок

Ключевым идентификатором при импорте считается артикул или код, а наименование служит вспомогательным ориентиром и не подходит для точного поиска из-за пробелов, регистра и описательных добавок. Для цен обязательно указывается корректный вид цены — иначе строка останется без адреса и не отразится в отчетах. Для остатков критично указать склад, чтобы система понимала, куда приходуется количество. Если какое-то поле не удается сопоставить автоматически, его можно выбрать вручную на шаге мастера и сохранить соответствие для последующих загрузок.

Если вы выбрали вариант «Из заранее заполненного файла», то откроется проводник для поиска нужного файла. После загрузки файла появится таблица с данными. В случае «Заполнить таблицу с данными самостоятельно», таблица появится сразу.

В первой строке указаны наименования столбцов. Если они совпадают с полями в программе, то наименования определятся автоматически. Если наименования столбцов не совпадают, то программа по умолчанию поставит вариант «Не загружать». Кликните мышкой на название столбца, откроется список полей, доступных для выбора.

После того как вы назначили наименования столбцов и проверили корректность заполнения таблицы, нажмите на кнопку «Далее». Следующая форма показывает анализ загрузки данных: сколько строк получено, сопоставлено и будет загружено, а также ошибки и несопоставленные данные.

В нижней части формы расположен блок «Настройки загрузки»:

• Вид цен. Определяет, в какой вид цен будут записаны указанные в таблице цены. Если нажмете на стрелочку в правой части строки, можно выбрать нужный вид цены: оптовая, учетная или другие ранее настроенные цены.
• Склад остатков. Если в программе несколько складов, то данная строка позволяет выбрать склад, на который будут оприходованы остатки.
• Группа. Товарная группа, к которой будут определены данные товары.

После того как вы проверите все поля и настроите процессы, нажмите на кнопку «Загрузить данные в приложение». Зайдите в справочник «Номенклатура» и проверьте группу «Банки».

Товар загрузился с остатками и ценами.

Проверка после загрузки

Сразу после импорта стоит пробежаться по базовому контролю качества. Откройте отчет по номенклатуре и убедитесь, что одинаковые позиции не дублировались из-за расхождений в артикуле или коде. Посмотрите единицы измерения: они должны совпадать со справочником, иначе документы начнут округлять и считать не так, как задумано. Для цен проверьте, что каждая строка легла на нужный вид и ставка НДС не «съехала» из-за старых шаблонов. И, наконец, сделайте тестовую реализацию или чек: корректная подстановка товара с нужной ценой и печатью подтверждает, что импорт прошел чисто.

Частые вопросы

• Какой способ импорта выбрать — через мастер или прямо в документы?
  Если создаете/обновляете карточки, используйте мастер «Загрузка данных из Excel». Если задача операционная (переоценка, списание материалов, длинный заказ) — быстрее грузить прямо в соответствующий документ.

• Какие поля обязательны для карточек номенклатуры?
  Наименование, Артикул/Код, Единица измерения. Желательно сразу указать Группу/Категорию, чтобы карточки встали в правильную структуру.

• По какому полю идет сопоставление при импорте?
  По Артикулу (или внутреннему Коду). Наименование используется вспомогательно и не гарантирует точного совпадения.

• Колонки в Excel не совпадают с ожиданиями 1С — что делать?
  Переименуйте заголовки на шаге сопоставления в мастере. Соответствия можно сохранить для повторного использования.

• Можно сразу загрузить характеристики (цвет/размер)?
  Можно, но надежнее сначала завести базовые карточки, а матрицу характеристик создать отдельно — так меньше дублей и ошибок в именах/штрихкодах.

• Как подготовить файл, чтобы не получить ошибки?
  Уберите объединенные ячейки/примечания, проверьте уникальность Артикулов, приведите Единицы к справочнику (шт/упак/кг), синхронизируйте названия Видов цен с 1С.

• Как загрузить цены из Excel?
  Используйте документ «Установка цен номенклатуры»: укажите Артикул, Вид цены и значение. Проверьте валюту и ставку НДС.