Быстрый ввод номенклатуры через файл Excel в 1С: Управление нашей фирмой

Для удобства и быстроты поиска товаров номенклатуру можно разделить по группам и уже в соответствующие группы загрузить нужные позиции номенклатуры. В этом примере мы создадим группу «Банки» и добавим в нее чай расфасованный в жестяных банках.

Чтобы создать новую группу номенклатуры, нажмите правой клавишей мыши в поле с правой стороны окна, выберите пункт «Создать группу». В форме «Номенклатура (Создание группы)» в поле «Наименование» укажите нужное имя группы. При необходимости заполните поле «В группе» – укажите группу выше рангом или оставьте это его пустым. В поле «Порядок» можете поставить номер места в иерархии. Если вы укажете цифру 1, то группа будет первой в списке.

После того как вы составили список групп, заполните файл Excel.

В файл добавьте основную информацию о товаре: наименование, остатки, единицу измерения, категорию, группу и т. д. Если названия не будут совпадать с названиями столбцов в базе, то их можно изменить при загрузке.

В разделе «Компания» выберите пункт «Загрузка данных из Excel».

На первой странице мастера загрузки укажите параметры загрузки (рисунок 4).

Подраздел «Что загружаем»

Выберите нужный пункт:

• Номенклатуру (товары, услуги) с возможностью настройки. Подойдет, если нужно загрузить только справочник товаров или услуг без цен и остатков.
• Номенклатуру, цены и остатки из файла Excel с фиксированной структурой. Подходит для загрузки начальных остатков в базу. В результате загрузки файла создается документ «Ввод начальных остатков».
• Контрагентов (покупателей, поставщиков, прочих). Этот пункт выберите, если нужно загрузить большое количество контрагентов.
• Цены номенклатуры. Подходит для массового изменения цен на товары.

Подраздел «Откуда брать данные»

Выберите нужный пункт:

• Из заранее заполненного файла. В этом случае далее вы сможете исправить только названия столбцов. В варианте «Номенклатуру, цены и остатки из файла Excel с фиксированной структурой» указан только этот пункт и к загрузке принимаются файлы в формате «.xlsx». В остальных вариантах можно выбрать другие типы файлов: .mxl и .csv, а еще второй вариант загрузки.
• Заполнить таблицу с данными самостоятельно. Этот вариант позволяет с помощью команд копировать / вставить или Ctrl+C и Ctrl+V вставлять столбцы, строки, ячейки или вводить данные вручную.

Выберите нужный вариант и нажмите на кнопку «Далее».

Если вы выбрали вариант «Из заранее заполненного файла», то откроется проводник для поиска нужного файла. После загрузки файла появится таблица с данными. В случае «Заполнить таблицу с данными самостоятельно», таблица появится сразу.

В первой строке указаны наименования столбцов. Если они совпадают с полями в программе, то наименования определятся автоматически. Если наименования столбцов не совпадают, то программа по умолчанию поставит вариант «Не загружать». Кликните мышкой на название столбца, откроется список полей, доступных для выбора.

После того как вы назначили наименования столбцов и проверили корректность заполнения таблицы, нажмите на кнопку «Далее». Следующая форма показывает анализ загрузки данных: сколько строк получено, сопоставлено и будет загружено, а также ошибки и несопоставленные данные.

В нижней части формы расположен блок «Настройки загрузки»:

• Вид цен. Определяет, в какой вид цен будут записаны указанные в таблице цены. Если нажмете на стрелочку в правой части строки, можно выбрать нужный вид цены: оптовая, учетная или другие ранее настроенные цены.

• Склад остатков. Если в программе несколько складов, то данная строка позволяет выбрать склад, на который будут оприходованы остатки.

• Группа. Товарная группа, к которой будут определены данные товары.

Товар загрузился с остатками и ценами.