Важность заверения копии трудовой книжки обусловлена необходимостью предоставления данного документа при решении различных вопросов, связанных с занятостью и социальными выплатами. Этот процесс требует определенной последовательности действий.
Копия трудовой книжки может быть выдана работнику по его заявлению. Работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).
Сначала следует сделать фотокопию всех заполненных страниц трудовой. Важно помнить, что чистые страницы не нуждаются в заверении. После получения фотокопии ее необходимо проверить на предмет точности всей информации.
Кто заверяет копию трудовой книжки
Копию заверяет руководитель организации или другое уполномоченное им лицо, полномочия которого закреплены в локальном нормативном акте организации, например в соответствующем приказе руководителя. На практике это чаще всего специалист кадровой службы (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 86 ГОСТ Р 7.0.8-2025, п. п. 1, 5 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х).
Как проставить заверительную надпись на копии трудовой книжки
Заверительная надпись (отметка о заверении копии) делается в соответствии с п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025 (утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст). По общему правилу она должна включать:
— слово «Верно»;
— наименование должности лица, заверившего копию;
— его собственноручную подпись;
— расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
— дату заверения.
Если копия трудовой книжки выдается для представления в другую организацию, отметка дополняется надписью о месте хранения подлинника трудовой книжки (с указанием наименования организации) и заверяется печатью организации (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025). Печать ставится при ее наличии (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ).
Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп (п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Заверенная копия трудовой книжки является полноценным документом, имеющим юридическую силу. Она может быть представлена в любых органах и учреждениях в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Необходимо отметить, что при заверении копии трудовой настоятельно рекомендуется использовать печать организации (если это возможно), поскольку это значительно повышает степень доверия к данному документу.
Также следует помнить, что при изменении места работы или должности необходимо заново заверять все страницы трудовой книжки. Это связано с тем, что каждое новое место работы или занимаемая должность подтверждаются соответствующей записью и требуют нового заверения.
