Голосовые помощники и чат-боты: как освободить время руководителю

В современном бизнесе время – самый ценный ресурс. Руководители часто перегружены рутинными задачами, административными вопросами и потоком информации, что мешает им сосредоточиться на стратегическом планировании, развитии бизнеса и принятии важных решений. К счастью, современные технологии, такие как голосовые помощники и чат-боты, предлагают эффективные инструменты, которые упрощают жизнь руководителю и повышают его эффективность.

Голосовые помощники: личные ассистенты в вашем кармане

Голосовые помощники могут быть полезными для руководителей, значительно облегчая их рабочий день и повышая производительность. Вот несколько примеров того, как их можно использовать:

• Управление расписанием и встречами. «Окей, Google, добавь встречу с Ивановым на завтра в 14:00», «Алиса, какое у меня расписание на сегодня?», «Siri, напомни мне позвонить Петрову через час».
• Быстрая связь и коммуникации. «Alexa, позвони Иванову», «Окей, Google, отправь сообщение в Slack команде, что я опаздываю на 10 минут», «Siri, есть ли у меня новые письма?»
• Поиск информации и аналитика. «Алиса, расскажи последние новости бизнеса», «Окей, Google, найти информацию о компании X».
• Управление задачами и проектами. «Siri, добавь в список покупок: купить кофе», «Alexa, покажи статус проекта Y» (управление проектами через интеграцию с сервисами типа Kaiten или YouGile).
• Управление умным офисом/домом. «Алиса, выключи свет в гостиной», «Siri, установи температуру в спальне на 22 градуса».

Выбор голосового помощника зависит от ваших предпочтений и экосистемы устройств, которыми вы пользуетесь. Собрали несколько популярных вариантов.

Google Assistant

Преимущества: интеграция с сервисами Google (Gmail, Calendar, Meet), большой набор функций, лучшее среди представленных голосовых помощников распознавание английской речи, постоянное обновление.

Устройства: смартфоны Android, умные колонки Google Home/Nest, умные дисплеи Google Nest Hub.

Siri (Apple)

Преимущества: интеграция с устройствами Apple (iPhone, iPad, Mac), акцент на конфиденциальность, удобство использования.

Устройства: iPhone, iPad, Mac, Apple Watch, HomePod.

Alexa (Amazon)

Преимущества: большой выбор умных устройств (Echo), интеграция с Amazon Prime и другими сервисами Amazon, возможность управления покупками.

Устройства: умные колонки Amazon Echo, умные дисплеи Amazon Echo Show.

Алиса (Яндекс)

Преимущества: интеграция с российскими сервисами (Яндекс.Почта, Яндекс.Карты, Яндекс.Музыка), понимание русской речи и культуры.

Устройства: умные колонки Яндекс.Станция, смартфоны с предустановленной Алисой, Яндекс.Браузер.

Как это освобождает время руководителю

Голосовые помощники помогают выполнять множество задач в режиме «hands-free» (пользоваться телефоном и не держать при этом его в руках), экономят время и позволяют сосредоточиться на более сложных и важных вопросах. Руководитель может управлять своим расписанием, общаться с коллегами и получать необходимую информацию, не отвлекаясь от стратегического планирования или важных встреч.

Чат-боты: автоматизация общения с клиентами и сотрудниками

Чат-боты – это виртуальные ассистенты, работающие на основе AI. Они берут на себя значительную часть рутинных задач. Ниже приводим примеры чат-ботов под различные задачи руководителя.

Для общения с клиентами (улучшение клиентского сервиса и увеличение продаж):

• ManyChat. Популярный инструмент для создания чат-ботов для Facebook Messenger, Instagram и WhatsApp (принадлежат компании Meta, признанной экстремистской и запрещенной на территории РФ). Дает возможность автоматизировать ответы на вопросы, отправлять рассылки, сегментировать аудиторию и запускать рекламные кампании. Отлично подходит для лидогенерации, повышения вовлеченности и автоматизации продаж.
• Tidio. Чат-бот для веб-сайтов, который предлагает живой чат, email-маркетинг и автоматизацию. Помогает быстро отвечать на вопросы посетителей сайта, собирать лиды и увеличивать продажи.
• Dialogflow (Google). Платформа для создания чат-ботов с использованием машинного обучения и обработки естественного языка (NLP). Позволяет создавать сложных чат-ботов, которые могут понимать намерения пользователей и отвечать на сложные вопросы.
• SurveyMonkey. Платформа для создания опросов и сбора обратной связи. Может быть интегрирована с чат-ботами для автоматического проведения опросов и сбора отзывов о товарах, услугах или работе компании.

Например, Netflix использует чат-ботов для сбора обратной связи от пользователей о новых фильмах и сериалах. Эта информация помогает руководителям Netflix принимать решения о закупке контента и планировании производства. 

1С: Розница

Арендуйте без покупки лицензий

Обновления включены в стоимость

Тестировать бесплатно

Для общения с сотрудниками (улучшение внутренней коммуникации и автоматизация HR-процессов):

• ​Workday Assistant. Чат-бот, интегрированный с HR-системой Workday.  Сотрудники могут в нем задавать вопросы о компании, оформлять отпуска, запрашивать справки и выполнять другие HR-задачи.
• ServiceNow Virtual Agent. Платформа для создания чат-ботов для автоматизации IT-поддержки и HR-процессов. Помогает сотрудникам получать ответы на вопросы, сообщать о проблемах и выполнять другие задачи.
• TalentLMS Bot. Чат-бот, интегрированный с платформой для онлайн-обучения TalentLMS. Сотрудники получают доступ к учебным материалам, проходят тесты и находят ответы на вопросы о курсах.
• Slack Bot. Многие компании создают собственные чат-боты для Slack, которые рассылают новости компании, напоминают о важных событиях и отвечают на вопросы сотрудников.
• AlpacaMeet. Удобный ИИ-бот для подведения итогов совещаний. После рабочих звонков в группах Telegram AlpacaMeet фиксирует итоги и договоренности. Все участники встречи получают запись звонка и текстовую расшифровку.

Например, компания IBM использует чат-ботов, работающих на основе своей платформы искусственного интеллекта Watsonx. Чат-боты упрощают работу HR-менеджерам. Бот Watsonx Orchestrate может решать до 80 HR-задач. Руководитель HR получает только те запросы, которые требуют его личного вмешательства.

Как это освобождает время руководителю

Чат-боты позволяют автоматизировать общение с клиентами и сотрудниками, снижая нагрузку на отдел поддержки и освобождая время руководителя. Они обеспечивают круглосуточную поддержку, повышают удовлетворенность клиентов и улучшают внутреннюю коммуникацию.

Ключевые функции, которые должны быть у чат-бота для руководителя:

• интеграция с существующими системами (CRM, HR, ERP);
• возможность персонализации (адаптация к потребностям компании и ее клиентов);
• поддержка различных языков (для международного бизнеса);
• простота использования и настройки (чтобы руководитель мог самостоятельно управлять чат-ботом).

Другие способы автоматизации задач

Автоматизация задач — это использование программного обеспечения и IT-технологий для выполнения повторяющихся алгоритмов, которые обычно делаются вручную.

Когда руководитель погружен в повседневные задачи, у него остается мало времени для долгосрочного планирования и разработки целей. По данным исследования, проведенного Harvard Business Review, более 70% руководителей отмечают, что недостаток часов на стратегические вопросы тормозит их рост.

Выход из операционки позволяет сосредоточиться на расширении бизнеса. Так, компания Zappos, управляющая интернет-магазином обуви, создала успешную культуру, полностью освобождая основателя от операционных задач. А Джефф Безос, основатель Amazon, автоматизировал 70% операционных задач компании.

Собрали основные области, которые обычно охватывает автоматизация операционки.

Автоматизация процессов, связанных с данными

• Ввод и обработка данных. Автоматическое извлечение данных из различных источников (например, электронных писем, документов, веб-сайтов) и их преобразование в нужный формат для использования в других системах.
• Миграция данных. Автоматический перенос данных между различными системами и платформами.
• Очистка и нормализация данных. Автоматическое удаление дубликатов, исправление ошибок и приведение данных к единому стандарту.
• Создание отчетов и аналитики. Автоматическое формирование отчетов на основе данных, собранных из различных источников.

Автоматизация коммуникаций и взаимодействия

• Автоматическая отправка email-рассылок и уведомлений. Отправка приветственных писем новым клиентам, напоминаний о встречах, уведомлений о статусе заказа и других важных событиях.
• Автоматическая обработка входящих сообщений. Классификация и распределение входящих сообщений по отделам и сотрудникам.

Автоматизация документооборота

• Автоматическое создание и заполнение документов. Создание счетов, договоров, актов и других документов на основе шаблонов и данных из разных систем.
• Автоматическая маршрутизация документов. Отправка документов на согласование и утверждение нужным сотрудникам.

Автоматизация рутинных IT-задач

• Автоматическое резервное копирование данных. Создание резервных копий данных и хранение их в безопасном месте.
• Автоматический мониторинг серверов и приложений. Отслеживание состояния серверов, приложений и сетей, оповещение о возникновении проблем.
• Автоматическое развертывание и обновление программного обеспечения. Установка новых версий программного обеспечения на компьютеры сотрудников.​

Примеры автоматизации

• Интеграция CRM с почтой и календарем: автоматическая синхронизация данных о клиентах, планирование встреч и отправка напоминаний.
• Автоматическое формирование отчетов по продажам, уведомление о задачах, срок выполнения которых подходит к концу.
• Автоматическое создание задач в CRM-системе на основе входящих email-сообщений.
• Автоматическая публикация контента в социальных сетях.

Как это освобождает время руководителю

Автоматизация задач позволяет руководителю избавиться от рутины, высвободить ценное время для стратегического планирования, принятия важных решений и развития бизнеса. Она также повышает точность, скорость и эффективность выполнения бизнес-процессов, снижая вероятность ошибок и увеличивая производительность.

Советы по внедрению автоматизации

1. Проанализируйте, какие задачи отнимают больше всего времени и ресурсов.
2. Исследуйте рынок и выберите инструменты, которые соответствуют вашим потребностям. В Маркет42 вы найдете 1500+ сервисов для оптимизации рутинных операций.
3. Не пытайтесь автоматизировать все сразу. Начните с наиболее простых и очевидных задач.
4. Убедитесь, что сотрудники обучены работе с новыми инструментами.
5. Регулярно отслеживайте результаты автоматизации и вносите корректировки.

Голосовые помощники и чат-боты: выводы

Голосовые помощники и чат-боты, а также автоматизация задач – это мощные инструменты, которые помогают руководителям освободить время, повысить производительность и сосредоточиться на стратегических вопросах. Внедрение и использование этих технологий позволяет усилить эффективность работы всей компании и добиться значительных успехов в бизнесе. Перестаньте тратить время на рутину, делегируйте задачи кибер-помощникам и сосредоточьтесь на том, что действительно важно – на развитии своего бизнеса.