Как построить управленческий учет на маркетплейсах (Ozon, Wildberries, Яндекс Маркет)

Управленческий учет — это не прихоть

За продажи на маркетплейсе предприниматели платят комиссию. Кроме этого, селлеры несут дополнительные расходы, предвиденные и непредвиденные. Например, оплату за доставку товара до склада можно заложить в расходы заранее.

Но затем на торговой площадке могут не пройти модерацию фото, сделанные для карточек. Тогда придется нанимать фотографа и арендовать студию. Количество возвратов может подскочить с 10% до 30%, и затраты в этом сегменте вырастут втрое. Товар может плохо продаваться и залежаться на складе маркетплейса дольше положенного. Возможно, придется платить площадке дополнительный штраф.

Останется ли прибыль после оплаты этих и прочих расходов? Или траты превысят доходы, и в итоге придется разбираться с убытками? Если не вести финансовую отчетность, то ответить на эти важные вопросы заранее не получится.

Регулярный управленческий учет на маркетплейсах поможет:

• Контролировать расходы. Отслеживать реальную себестоимость товара, траты на доставку, рекламу, персонал, кредиты, налоги, штрафы. Если некорректно рассчитать эти расходы, то свой бизнес можно ошибочно принять за прибыльный, но в итоге неожиданно получить убыток.
• Устанавливать оптимальные цены. С одной стороны, цена должна привлекать покупателей и обеспечивать высокую оборачиваемость товаров. С другой, итоговая выручка должна перекрыть все расходы и оставить продавцу чистую прибыль.
• Эффективно управлять запасами. Учет поможет понять, какие товары приносят селлеру максимальную прибыль, а что продается с околонулевой маржинальностью.

Отчеты маркетплейсов

Предприниматели часто спрашивают: «Зачем вести собственный учет, если маркетплейсы регулярно предоставляют селлеру свои отчеты?»

Wildberries, Ozon и Яндекс Маркет ведут учет продаж и передают продавцу только те данные, которые необходимы для расчета с ним. Они не учитывают себестоимость товара, маржу, сопутствующие траты. Оценить реальную доходность бизнеса по этим документам нельзя. Кроме размера выручки, предприниматели должны видеть все статьи расходов, объем текущих обязательств.

Бухгалтерская отчетность

По бухгалтерским отчетам оперативно оценить прибыльность бизнеса также нельзя. Эти отчеты подаются в налоговые органы, Социальный фонд, Росстат. Составляются они по итогам года по строго утвержденной форме.

Управленческие отчеты продавец на маркетплейсе делает лично для себя. Они нужны для того, чтобы оценить прибыльность бизнеса и принять шаги для ее повышения. Управленческий учет селлер ведет по своему желанию. Государство делать это не заставляет.

Отслеживать движение денег, размер полученной прибыли, состояние баланса рекомендуется как минимум раз в месяц. А делать ABC-отчет для выявления высокомаржинальных и низкомаржинальных товарных позиций можно еженедельно.

Показатели, которые отслеживаются в отчетах, предприниматель выбирает самостоятельно. Если торговля на маркетплейсах ведется с использованием нескольких юридических лиц, то по ним можно составить общий отчет.

Из чего состоит управленческий учет на маркетплейсах

Достаточно сформировать и проанализировать три документа:

• отчет о движении денежных средств (ДДС);
• отчет о прибылях и убытках (ОПиУ);
• управленческий баланс.

Для ранжирования товарных позиций по степени важности для бизнеса проводят ABC-анализ. Что дают предпринимателю эти документы?

Отчет о движении денежных средств (ДДС)

Документ фиксирует финансовые поступления и расходы за указанный период.

Основной источник поступления денег для селлера — это выплаты торговых площадок. При формировании отчета принято указывать источник — площадку, откуда пришли деньги (Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет или другой маркетплейс). А также юридическое лицо, на счет которого поступили средства (если юрлиц несколько).

Вести учет расходов в e-commerce сложнее. В теории все траты нужно разделить на переменные и постоянные, чтобы ни одна группа расходов не выпала из внимания.

Объем переменных трат в каждом месяце будет разный. Чем больше оборот у селлера, тем больше его переменные траты. К этой группе относятся расходы на:

• производство или покупку товара;
• упаковку и маркировку продукции;
• доставку товара (до собственного склада, со склада маркетплейса до ПВЗ или до покупателя, а также на доставку возвратов);
• хранение продукции на складе маркетплейса;
• комиссию и возможные штрафы со стороны торговой площадки.

Кроме того, у продавца на маркетплейсе могут быть постоянные расходы. Их объем не зависит от оборота. Это может быть фиксированная плата за аренду склада, коммунальные платежи, зарплата наемным сотрудникам.

Для анализа эффективности бизнеса отдельно рассчитывают коммерческие и административные расходы. К коммерческим относятся траты на продвижение товара: реклама, цифровые сервисы аналитики, консультации экспертов. К административным расходам — зарплата офисного персонала: бухгалтера, копирайтера, контент-менеджера. А также траты на помещение, где трудятся эти сотрудники.

Отдельно в ДДС необходимо отразить платежи по налогам и кредитам. Если статей расходов много, то в отчете их следует разбить на направления. Например, «Закупка товара», «Логистика», «Склад», «Зарплата» и т. д.

Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ)

Этот документ показывает выручку за определенный период, а также маржинальную, валовую, операционную и чистую прибыль. Зачем так много разных строк? Чтобы предприниматель мог понять, какие именно расходы уменьшают его чистую прибыль.

Маржинальная прибыль считается как разница между выручкой и переменными расходами (на закупку, доставку, хранение товара, комиссию маркетплейсам). Если маржа высокая, то заработанных денег хватит и на покрытие прочих расходов, и на прибыль. При низкой марже селлер рискует получить убыток.

Если от общей выручки вычесть переменные и постоянные расходы, то мы получим валовую прибыль. Бывает, что маржа получается высокой, а валовая прибыль — низкой. В этом случае большая часть дохода идет на содержание помещения и зарплату сотрудникам.

Если из выручки вычесть все расходы, включая коммерческие и административные, то предприниматель получит сумму операционной прибыли. Что значит, если валовая прибыль высокая, а операционная — нет? Доход тратится на рекламу и оплату административного персонала.

И, наконец, отнимаем от выручки вообще все расходы, включая налоги и платежи по кредитам. И только на этом этапе получаем чистую прибыль за интересующий нас период.

Управленческий баланс

Документ показывает размеры активов и пассивов продавца на определенную дату, а также размер нераспределенной прибыли (или непокрытого убытка).

Активы селлера состоят из:

• товаров на складе и в пути;
• денежных средств на счетах;
• дебиторской задолженности (суммы, которую должны заплатить маркетплейсы и покупатели)
• основных средств и материальных запасов (производственные и складские помещения, оборудование, транспорт, сырье для изготовления товаров и т. д.).

В пассивы продавца на маркетплейсах входят:

• кредиторская задолженность (сумма, которую селлер должен поставщикам, сотрудникам или другим лицам);
• кредиты.

Как пользоваться этим отчетом? Допустим, на 1 октября активы и пассивы продавца составляют по одному миллиону рублей, плюс документ показывает нераспределенную прибыль в размере 100 000 руб. Значит, на указанную дату бизнес на маркетплейсах приносит прибыль.

Бывает, что в отчете пассивы (долги перед поставщиками и банками) превысили активы (товарный запас, наличные деньги и дебиторскую задолженность). Это говорит об общей убыточности бизнеса.

Управленческий баланс следует сводить регулярно, чтобы следить за динамикой соотношения активов и пассивов.

ABC-анализ

Какие товары приносят селлеру прибыль, а что торгуются с околонулевой маржой? Чтобы это выяснить, нужно провести ABC-анализ. По назначению он похож на отчет о прибылях и убытках, но составляется не в рамках всей компании, а в отношении каждой товарной позиции. Задача ABC-анализа — проранжировать все товары по степени прибыльности и разделить их на 3 группы.

В группу A войдут позиции, которые приносят селлеру, условно, 80% прибыли. Сюда может попасть, например, 20% от всего ассортимента. В группу B попадут товары, которые приносят 15% от прибыли, в группу C — 5%. При этом в низкоприбыльной группе C может оказаться до половины всех позиций.

Что делать с данными из этого отчета? Селлер должен обеспечить постоянное наличие на складе выгодных товаров группы A. Повысить их маржинальность еще больше можно, если снизить закупочные цены.

Для товаров группы B следует поэкспериментировать с карточками, описаниями и скидками. Возможно, это повысит их видимость в ленте маркетплейса и увеличит объем продаж. Количество товаров группы C на складе нужно минимизировать, чтобы не замораживать в них оборотные средства. От самых проблемных позиций следует своевременно отказаться.

Инструменты для ведения управленческого учета

Excel

Вносить актуальные данные и формировать нужные отчеты можно в Excel или Google-таблицах. Освоить эти инструменты проще, чем специальные бухгалтерские программы. К тому же это — бесплатные способы учета. Они не лягут дополнительной нагрузкой на бюджет селлера.

Впрочем, у ведения учета в Excel есть и недостатки. Если селлер торгует одновременно на Wildberries, Ozon и Яндекс Маркете, он получает разрозненные данные. Все отчеты имеют разную структуру и наполнение. Сводить их в один документ непросто. А если предприниматель продает на маркетплейсах сотни товаров, то вести учет становится еще сложнее.

Ведение учета вручную отнимает у селлера много сил и времени. Иногда на анализ и управление бизнесом времени не остается. Заполнение данных вручную часто приводит к ошибкам. В результате формируется ложная картина финансового состояния бизнеса.

Управленческий учет на маркетплейсах в 1С

Формировать нужные отчеты (ДДС, ОПиУ, управленческий баланс, ABC-анализ) можно с помощью решений 1С и дополнительных сервисов. Это эффективные инструменты для автоматизации учета. Продавцы на маркетплейсах могут установить сервис «Управление электронной торговлей», который поможет интегрировать программу с Ozon, Wildberries, Яндекс Маркетом и Мегамаркетом.

Такая интеграция позволяет автоматически:

• привязывать карточки с разных маркетплейсов к единой номенклатуре товаров в 1С;
• выгружать со всех торговых площадок данные о ценах, заказах и остатках в единую систему;
• в одном окне отслеживать статусы заказов с разных маркетплейсов;
• собирать и изучать аналитику со всех площадок в одной программе.

Данные управленческих отчетов в 1С рассчитываются без ошибок. Переход с ручного учета на автоматический позволит селлеру сократить время на выполнение этой задачи. Ориентировочно: с 12 до 3 часов в неделю.

В отдельной статье вы можете ознакомиться с пошаговой инструкцией ведения учета в 1С для малого бизнеса.

Итоги

1. Управленческий учет на маркетплейсах поможет увеличить прибыль и минимизировать убытки. Отчеты торговых площадок и бухгалтерская отчетность для этих целей не подойдут.
2. Основные документы управленческого учета: отчет о движении денежных средств, отчет о прибылях и убытках, управленческий баланс, ABC-анализ.
3. Вести учет можно вручную с помощью Excel или Google-таблиц.
4. Автоматизация учета с использованием 1С и специальных расширений для e-commerce поможет ускорить процесс и избежать ошибок.